Vil du gemme en kopi af dine Outlook-kontakter i et Excel-regneark? Lær, hvordan du eksporterer Outlook-kontakter til Excel på enkle metoder.
MS Outlook er en e-mail-klient fra Microsoft. Det leveres med MS Office, men du kan også bruge det på nettet som en del af Microsoft 365-pakken. Ligesom andre e-mail-applikationer kommer den også med et kontaktstyringssystem. Med denne funktion gemmer Outlook den e-mailadresse, der bruges til kommunikation med dig.
Den gemmer også yderligere oplysninger såsom navn, adresse, virksomhedsadresse, telefonnummer og faxnummer. Ikke nok med det, Outlook-kontakt holder adresserne organiseret.
Nu, hvis du vil bruge Outlook-adressebogsdataene til forskellige formål eller dele dem med andre, er det ikke muligt, hvis kontakterne er gemt i det oprindelige filformat PST. Du skal overføre kontakterne i ethvert bekvemt format som Excel.
Lad mig fortælle dig, hvordan du eksporterer Outlook-kontakter til Excel. Men før vi går ind i den del, lad os lære, hvorfor du muligvis skal eksportere kontakter fra Outlook til Excel.
Det primære formål med at migrere kontakter til et hvilket som helst andet format som Excel er at bruge dem på enhver anden platform. Hvis du er ved at holde op med at bruge Outlook og skifte til en hvilken som helst anden e-mail-klient, kan du flytte kontakterne til Excel, så du kan fortsætte med at kommunikere med dine kontaktpersoner, selv fra en anden platform.
Indsamling af kontaktdata fra flere Outlook-brugere og oprettelse af en central respirator af adressen er en anden grund bag denne dataeksport. Antag, at din virksomhed lancerer et nyt produkt eller vil tilbyde salg ved årets udgang.
For at lade det maksimale antal personer vide om disse tilbud, skal du sende salgsfremmende e-mails til alle dine kontoransattes kontakter. Det bliver en udfordrende opgave at sende e-mails til individuelle kontakter for hver medarbejder. I stedet kan du oprette en central liste over kontakter med alle adresser og sende e-mails via dit marketingteam.
Desuden er Excel den perfekte software til filtrering, kategorisering og organisering af data. Fra den kan brugere nemt søge og indsamle data med minimal indsats. Hvis salgs-, marketing- eller supportteamet ønsker at bruge Outlooks adressebogsdata, skal de overføre dem til et Excel-regneark.
Læs også:Sådan genkaldes e-mail i Outlook 365
Hvis du bruger MS Outlook-applikationen på din Windows-computer, kan du her se hvordan du kan eksportere Outlook-kontakter til MS Excel.
- Åben MS Outlook.
- Klik på Fil fanen fra Excel bånd menu.
- Vælg i venstre panel Åbn & Eksporter.
- Vælg Import Eksport ikon.
- Import og eksport guiden vises på din skærm.
- Vælg Eksport til en fil, før du klikker på Næste knap.
- Der bliver ingen .XLSX mulighed tilgængelig. Så vælg Kommaseparerede værdier før man slår Næste.
- Dernæst vil du se træstruktur af Outlook PST fil. Rul op eller ned for at finde Kontaktpersoner mulighed.
- Vælg Kontaktpersoner og klik på Næste.
- Klik på Gennemse for at vælge destinationsmappen for den resulterende fil.
- Klik Næste. Sørg for at Eksporter kontakter fra mappen: Kontakter afkrydsningsfeltet er markeret.
- Du kan også vælge Kort tilpassede felter … knappen for at kortlægge de brugerdefinerede felter for kilde- og outputfilen.
- Klik på Afslut, og kontakterne vil blive gemt i CSV-filformat. Migreringstiden vil afhænge af antallet af kontakter og værdier.
- Gå nu til den mappe, hvor filen blev gemt.
- Dobbeltklik for at åbne filen i MS Excel.
- Du vil bemærke en advarsel lige under menulinjen om MULIGT DATATAB.
- Klik på Gem som …
- Der vises en anden guide til at gemme filen i et andet format.
- Fra Gem som type rullemenu, vælg Excel projektmappe. Excel-versionen vil variere.
- Klik på Gemme, og filen bliver gemt i XLS-format.
- Nu kan du bruge denne fil i Excel uden formateringsproblemer eller chance for tab af data.
Læs også:Sådan indstilles svar fra kontoret i Outlook
Outlook-webbrugere kan udføre disse trin for at eksportere kontakter i Excel-understøttet CSV-format:
- Åben Outlook på din browser.
- Klik på Mennesker fra venstre.
- Alle kontakter vil blive valgt som standard.
- Klik på Administrer kontakter i øverste højre hjørne og vælg Eksporter kontakter.
- På den Eksporter kontakter vindue, kan du vælge Alle kontakter og klik på Eksport knap.
- Outlook webapp vil downloade en CSV-fil på din computer Downloads folder.
- Dobbeltklik på det for at åbne det i Excel.
- Hvis du får en MULIGT DATATAB advarsel, klik på Gem som…
- I den Gem som type rullemenu, vælg Excel projektmappe eller Excel xx-xxxx projektmappe, hvor xx og xxxx foreslå forskellige versioner af Microsoft Excel-filsystemer.
- Klik på Gemme for at gemme denne fil i et Excel-understøttet filformat.
Outlook-kontakter har stor betydning på det personlige og forretningsmæssige område. Du skal muligvis bruge kontakterne til forskellige formål, og det hjælper ikke at gemme dem i Outlook.
Af denne grund skal du vide, hvordan du eksporterer Outlook-kontakter til Excel. At være en sofistikeret regnearksapplikation,
Fortæl i kommentarerne, hvorfor du vil eksportere kontakter fra Outlook til Excel, og hvor effektive de metoder, jeg har diskuteret, var. Spred denne artikel blandt dine venner gennem sociale medier eller personlig deling.
Hvis du er interesseret i Outlook, kan du læse hvordan du aktiverer eller deaktiverer e-mailmeddelelsesboksen eller hvad du skal gøre, hvis din Outlook e-mailvisning ændret.