Sådan laver du en rulleliste i Excel

For at gøre dataindtastningsopgaver fejlfri og hurtig, skal du lære at lave en rulleliste i Excel.

Excel er en kraftfuld dataindtastningssoftware. Du kan bruge det til personlige og professionelle dataindtastningsbehov som at oprette kontorartikler, lave lister over husholdningsartikler, oprette en opgørelse til en lille virksomhed eller et hjem og meget mere.

I ethvert dataindtastningsjob skal du indtaste små data som navne, adresser, mængder, lokationer, priser osv. Når nogen reviderer denne database, vil de måske indtaste kommentarer som revideret, afventende revision, fejl fundet osv.

Hvis du eller din medarbejder begynder at gøre dette manuelt, vil det tage dage at nå målet. Derfor skal du automatisere Excel-arket, hvor du fanger data. Excel-rullelistekommando er grundlæggende automatisering, som du kan bruge uden at lære Visual Basic-kodning til Excel. Læs videre for at lære, hvordan du laver en liste i Excel med rullemenuen.

Hvad er en drop-down liste i Microsoft Excel?

Excel-rullelisten er et datavalideringsværktøj til Excel-applikationen. Det kræver, at du vælger et område eller en liste over data til rullelisten. Derefter skal du blot anvende kommandoen Datavalidering til rullelisten i målcellen eller celleområderne for at få forslag til dataindtastning.

Rullelister eliminerer gætværk fra dataindtastningsopgaven. Du laver også nul tastefejl og andre fejl, når du bruger rullelisten i Excel. Det er også det mest udbredte automatiseringsværktøj til dataindtastning på Microsft Excel.

Her er nogle scenarier, hvor du kan anvende denne datavalideringskommando:

• Du opretter en database på Excel, og du skal bruge dataindtastningsoperatørerne til at indtaste de data, du har brug for, uden skrald.
• Du ønsker, at dataindtastningsoperatørerne kun skal bruge kategoriserede data, når de indtaster oplysninger i et Excel-regneark.
• Du opretter gratis online eller offline formularer på Excel, og du vil have brugeren til at indtaste data, der kun er tilgængelige i formularen og intet andet.
• Din database indeholder gentagne navne, telefonnumre, adresser osv. Afhængigt af disse data betaler du også regninger eller fakturaer. Derfor er nøjagtighed yderst kritisk for projektet. I et sådant tilfælde skal du bruge rullelister i Excel.
• Du opretter et Excel-ark til husholdningsartikler, og du vil have, at familiemedlemmerne kun skal foretage indtastninger fra en tilladt liste over varer.
• Dit dataindtastningsteam elsker at bruge tastaturgenveje meget, og til dette tilbyder Excel-rullelister uovertruffen bekvemmelighed.
• Du laver en database for kontorartikler eller indkøbsanmodninger, og du vil kun have, at medarbejderne opretter købsanmodninger for forhåndsgodkendte papirvarer, it-hardware eller tilbehør.

Der er to måder at lave en liste i Excel med drop-down pile. Den ene bruger et forudkonfigureret dataområde, og en anden indtaster indstillingerne manuelt. Find nedenstående trin til den mest automatiserede rullemenu i Excel:

• Opret et nyt regneark i Excel og navngiv det Database.
• Opret nu en kolonneoverskrift i cellen A1 i henhold til typen eller ethvert andet navn, du kan lide. For eksempel giver jeg rullemenulisten en kolonneoverskrift IT-hardware i denne tutorial.
• Nu skal du kopiere og indsætte data fra et andet sted eller indtaste manuelt for at udfylde cellerne under kolonneoverskriften med elementer, du ønsker i rullemenuen.
• Jeg indtaster muligheder for køb af IT-enheder som Monitor, Speaker, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU, og så videre.

Indtil videre har du med succes oprettet databasen, hvorfra Excel Data Validation-kommandoen vil vise drop-down liste muligheder eller valg. Lad os nu oprette den faktiske rulleliste ved at følge trinene nævnt her:

• Vælg den celle, hvor du vil lave en rulleliste i Excel.
• Klik nu på Data fanen på Excel bånd menu.
• I den Dataværktøjer kommandosektionen skal du klikke på Data validering drop-down pil.
• En kontekstmenu åbnes med et par muligheder. Vælge Data validering.
• Nu skulle du se Datavalideringskommando værktøj på regnearket, hvor du vil tilføje en rulleliste til Excel.
• Den indeholder tre faner. Disse er Input Message, Settings og Error Alert.
• Klik Indstillinger.
• Under Valideringskriterier mulighed, skal du klikke på rullelisten under Give lov til menu.
• Vælge Liste fra rullemenuen.
• Som standard er Rullemenu i cellen og Ignorer blankt flueben skal være markeret. Hvis ikke, så tjek dem.
• Klik på pil op i Kilde Mark. Det Data validering dialogboksen vil nu minimeres til en tynd bjælke med et tomt felt.
• Gå til Database arbejdsark og vælg celleområdet på rullelisten i Excel.
• Vælg nogle tomme celler under det sidste element. Det hjælper dig med at udvide listen uden at redigere kilden igen.
• Excel vil automatisk udfylde kildedataene til rullelisten. Du skal blot klikke på pil ned på det tynde Data validering bar.
• Du skulle nu se den udvidede dialogboks for datavalidering igen. Men denne gang vil du se et kildedataområde i Kilde Mark.
• Bare klik OKAY, og du er klar.

Tillykke! Du har oprettet din første rulleliste i Excel. Nu skal du blot kopiere dette et andet sted, hvor du skal vise de samme elementer, når en medarbejder eller enhver anden bruger udfylder data i et dataindtastningsark.

Det kan være en god ide at låse Database-arbejdsarket, så ingen kan foretage ændringer i listen over muligheder i rullelisterne i data-indtastningsarket. Følg disse hurtige trin for at sikre listeelementer:

• Vælg de celleområder, du skal låse.
• Højreklik og vælg derefter Formater celler.
• Gå til Beskyttelse fanen og markere Låst mulighed.
• Klik Okay at anvende Formater celler ændringer.
• Gå nu til Anmeldelse fanen på Excel-båndet.
• Vælg Beskyt ark ikon.
• På den Beskyt ark dialogboksen skal du indtaste en adgangskode i det tomme felt.
• Indtast adgangskoden igen, og Excel vil låse regnearket for altid.

Hvis du ønsker en kort rullemenu, som Ja/Nej, Revideret/Ikke revideret, Tildelt/Åben, Fuldført/Ufuldstændig osv., kan du bruge den manuelle liste i stedet for dataområdemetoden. Det sparer tid. Sådan kan du oprette en rulleliste i Excel ved hjælp af listeelementer:

• Klik på en celle for at udfylde en rullemenu.
• Vælg Data validering fra Data fanen i båndmenuen.
• Under Give lov til menu, klik Liste.
• Nu skal du blot skrive listen over elementer i Kilde Mark.
• Sørg for at adskille hvert element med et komma.
• Klik Okay for at anvende rullelisten.

Dette er den nemmeste og hurtigste metode til at oprette en simpel rulleliste i Excel. Den første metode er dog mere pålidelig, når du bruger rullelister rigeligt.

En tom rulleliste siger måske ikke meget til dataindtastningsoperatørerne. Du skal tilføje specifikke instruktioner, så de ikke laver nogen fejl. Sådan kan du tilføje en instruktionsmeddelelse til rullelister i Excel:

• Klik på en celle, der indeholder en aktiv Datavalideringskommando.
• Gå nu til Data fanen > Data validering > klik Data validering.
• Inde i Data validering dialogboksen skal du klikke på Indtast besked fanen.
• Skriv en lille tekst til Titel og derefter en detaljeret besked i Indtast besked Mark.
• Klik Okay at anvende ændringerne.

Nu, når en bruger vælger en celle med en aktiv rulleliste Data Validation-kommando, vil de se en meddelelse om, hvordan man udfylder cellen ved hjælp af elementer fra rullelisten.

Hvis nogen laver en fejl, mens du bruger rullelisterne på dit Excel-dataark, kan du også vise en fejlmeddelelse. Dette vil sikre, at brugeren foretager handling for at løse fejlen og ikke springer cellen over. Her er trinene til at aktivere Vis en fejlalarm:

• Følg trinene nævnt tidligere, indtil du får Data validering dialog boks.
• Vælg nu Fejlalarm fanen.
• Vælg en Fejlstil fra tre muligheder: Stop, Advarsel og Information.
• Indtast derefter en kort tekst til Titel af Fejlalarm.
• Indtast nu en detaljeret besked i Fejl besked Mark.

Flot arbejde! Med aktiveret Vis en fejlalarm vil arbejdsarket vise en fejldialogboks, hvis nogen skriver andet end de elementer, der er nævnt i rullelisten i Excel.

Nu ved du, hvordan du laver en liste i Excel med drop-down på to forskellige metoder. Du kan prøve måder at lave Excel-rullelister og oprette dataindtastningsformularer for at hjælpe dine medarbejdere.

Du kan også oprette en intuitiv liste over husholdningsartikler til dagligvarer, hardware, tøj, hjælpeprogrammer og mere ved hjælp af rullelister i Excel.

Glem ikke at kommentere nedenfor, hvis du kender en anden cool måde at lave en rulleliste i Excel.

Næste op, lær at vise rækker eller kolonner i Excel og nogle Excel kalenderskabeloner for ethvert år.