Der er altid en grund til at sende e-mails til forskellige personer. Her er hvordan du kan oprette en distributionsliste i Outlook.
Som Outlook-bruger skal du muligvis sende vigtige officielle eller personlige e-mails til flere personer. I sådanne situationer vil det kræve mere tid og kræfter at sende e-mails individuelt.
Du kan oprette en distributionsliste i Outlook og eliminere besværet med at tilføje flere e-mailadresser i feltet Til.
Men lad os først lære mere om distributionslisten og dens betydning.
Hvad er en distributionsliste i Outlook?
Distributionslisten er en liste over kontakter eller e-mailadresser, der kan bruges til at distribuere eller sende e-mails til dem alle.
Så det er en gruppe af e-mail-adresser, som du kan bruge til at sende en e-mail. Disse lister er også nævnt i forskellige Outlook-versioner som Kontakt liste og kontaktgruppe.
Hvis du har en distributionsliste, vises den i din kontaktliste og adressebog.
Hvorfor har du brug for en distributionsliste i Outlook?
Det kan være svært at sende en e-mail til forskellige personer, især hvis du er en del af en organisation med hundredvis eller tusindvis af ansatte.
Distributionslisten automatiserer denne hverdagsagtige og gentagne opgave med at tilføje e-mail-adresser individuelt, når du vil sende en e-mail til en gruppe mennesker.
Du kan oprette listen én gang og bruge den i årevis, medmindre nogle medarbejdere slutter sig til eller forlader organisationen eller teamet.
I så fald kan du også problemfrit redigere distributionslisten for at holde den opdateret. Desuden hjælper en distributionsliste dig med at undgå ved et uheld at tilføje nogen som din e-mail-modtager.
Forskellen mellem distributionsliste, distributionsgruppe og kontaktgruppe
Du vil opdage, at udtryk som distributionsliste og kontaktgruppe bruges i flæng i Microsoft- eller Outlook-økosystemet.
Selvom disse betyder det samme, bruges distributionslisten i de ældre versioner af Outlook-appen.
Nogle mennesker kan også bruge udtryk som distributionsgruppe og kontaktliste til at henvise til distributionslisten.
I tilfælde af Office 365-abonnementer er distributionslister beregnet til hele organisationen.
Udover at være administreret centralt, modtager disse lister e-mails fra organisationens e-mail i stedet for den personlige e-mailadresse.
Omvendt kan kontaktgrupper oprettes på en personlig Outlook-e-mail-konto.
Oprettelse af en distributionsliste i Outlook fra Web App
Mens du får adgang til din Outlook fra webappen, kan du følge disse trin for at tilføje en kontaktliste eller distributionsliste:
- Åben Outlook på webbrowseren og klik på Mennesker ikon.
- Klik på dropdown pil ved siden af Ny kontakt for at vælge Ny kontaktliste.
- En pop-up vises på skærmen.
- Du skal indtaste et navn til listen.
- Tilføj e-mailadresserne på alle de personer, du vil inkludere på denne distributionsliste.
- Hvis du vil, kan du også tilføje en beskrivelse.
- Klik Færdig, og du har lige oprettet en Outlook distributionsliste.
- Når du sender en e-mail til gruppen, skal du tilføje gruppenavnet i Til felt.
Sådan opretter du en distributionsliste i Outlook Desktop
Selvom du har en Outlook-app på din Windows, kan du nemt oprette en distributionsliste kendt som en kontaktgruppe. Her er de hurtige trin til at oprette en outlook-distributionsliste der:
- Åbn Outlook app og vælg Mennesker fanen.
- Klik på Ny kontakt dropdown pil.
- Vælge Kontaktgruppe.
- Du vil se et nyt vindue for den pågældende gruppe eller liste.
- I den Navnefelt, tilføj listenavnet.
- Klik på Tilføj medlem knap.
- Vælg hvorfra (Outlook-kontakter, adressebog, e-mail-kontakt) du vil tilføje personer til denne gruppe.
- Vælg en person, og klik på Medlemmer knappen for at tilføje dem til listen.
- Tryk på for at vælge flere personer samtidigt Ctrl tasten, mens du vælger alle navnene.
- Når du er færdig, klik Okay at vende tilbage til Kontaktgruppe vindue.
- Klik Gem og luk at anvende ændringer.
Sådan opretter du en distributionsliste i Outlook til Mac
Outlook-distributionslistefunktionen er også tilgængelig for Mac-brugere. Så du kan oprette en distributionsliste i Outlook Mac med disse trin:
- Åben Outlook til Mac og vælg Mennesker.
- Vælge Ny kontaktliste under Hjem fanen.
- Tildel et navn til listen.
- Klik på Tilføje knappen og skriv de første par bogstaver i kontaktens navn, du vil inkludere.
- Vælg det navn for at tilføje det.
- Indtast e-mailadressen for at tilføje en person, der ikke er på kontaktlisten.
- Klik på Gem og luk knappen, når alle navne er tilføjet.
Konklusion
Nu hvor du ved, hvordan du opretter en distributionsliste i Outlook, kan du problemfrit sende dine e-mails til mange mennesker.
Uanset om du bruger Windows eller Mac, vil det at følge vores trin hjælpe dig med at oprette en Outlook-distributionsliste.
Du kan kommentere for at dele din oplevelse med at oprette en distributionsliste i Outlook. Efter at have oprettet en liste, vil du måske del kontaktliste med en anden Outlook-bruger.