Sådan sammenligner du tekst i Excel: De 8 bedste metoder

Hvis du har at gøre med en enorm database i et Excel-regneark og har brug for at rense databasen for duplikerede poster, kan du bruge følgende teknikker til at sammenligne tekst i Excel.

Excel-regneark er ikke kun til at vedligeholde økonomiske konti, adressebøger eller tekstdatabaser. Det kan også hjælpe dig med at analysere dataene for at slette duplikerede poster. Derudover kan du bruge nogle nemme formler og logiske funktioner i Excel-regnearket til at sammenligne celler og celleområder for at finde ud af de specifikke værdier, du leder efter.

Selvom du visuelt kan skrabe gennem hele regnearket for duplikerede værdier eller målværdier, er det muligvis ikke den ideelle metode, når Excel-regnearket indeholder tusindvis af poster. Desuden giver dens forskellige betingede formateringsfunktioner dig mulighed for automatisk at fremhæve celler, når den registrerer den værdi, du leder efter.

Læs videre for at lære, hvordan du sammenligner tekst i Excel. Du vil også finde ud af, hvordan Excel sammenligner tekst i to kolonner ved hjælp af betinget formatering. Lad os grave ind!

Der kan være uendelige grunde til at udføre en sammenligningstekst i Excel-funktion. Følgende er dog de hyppigste, du kan komme ud for i dit personlige og professionelle liv:

• Du driver en virksomhed, og du har oprettet separate Excel-databaser for kunder fra alle 50 stater i USA. Nu blandede nogen kundenavnene. Her, i stedet for manuelt at skrubbe regnearket, kan du bruge sammenligningstekst i Excel til at finde kundenavne, der er blandet mellem 50 stater.
• Din virksomhed har to separate databaser for sortlistede og hvidlistede adresser til levering af varer fra din e-handelsbutik. En medarbejder blandede adresserne sammen. I denne forfærdelige situation kan du bruge Excel-strengsammenligningsfunktionen.
• Du oprettede en indkøbsliste for hele måneden og blandede listen med nogle dagligvarer, du fik i sidste måned. Her kan du bruge sammenligne tekst i Excel.
• Hvis du er gymnasielærer og har brug for at evaluere elevernes svar i forhold til spørgsmål automatisk, kan du bruge Excel-streng til at sammenligne kolonner og rækker.
• Til erhvervsfremmende formål giver du rabatkoder væk til tusindvis af kunder. Nu vil du retargete de kunder, der brugte rabatkoderne til at pitche premium-produkter og abonnementer. Du kan bruge Excel-funktionen til at sammenligne tekst i to kolonner til at matche kundenavne, der brugte kampagnekoder fra masterdatabasen over kunder, som du sendte kampagne-e-mails til.

Der kan være tusindvis af andre grunde til at sammenligne værdier og tekster i Excel. Uanset hvad årsagen er, vil du finde følgende otte metoder til Excel-sammenligning af tekst i to kolonner nyttige:

For eksempel skal du bare sammenligne to kolonner med data for at sikre, at du har alle de forsyninger, du har brug for. Her kan du matche de efterspurgte forsyninger med de leverede ved hjælp af sammenligningsoperatøren Equals, der ikke skelner mellem store og små bogstaver.

Således kan du kopiere referencedataene fra én app og indsætte dem under referencekolonnen eller den anmodede forsyningskolonnen. Derefter kan du importere måldataene fra en anden app og indsætte dataene under kolonnen for modtaget mål eller forsyninger.

Du behøver ikke tænke på at matche tilfældene og værdierne af celleteksterne, selvom du importerer data fra forskellige apps. Sådan fungerer sammenligningen uden store og små bogstaver:

• Kopier og indsæt følgende formel i cellen, hvor du vil have sammenligningsresultatet:

=A2=B2

• Hit Gå ind og Excel vil vise enten True eller False afhængigt af reference- og måldata.

• Hvis formlen ser godt ud, skal du kopiere og indsætte den i hele kolonnen for at få en øjeblikkelig idé om de modtagne varer vs. bestilte varer.

Lad os overveje, at du arbejder på et projekt, hvor følsomhed over for store og små bogstaver er en vigtig overvejelse, når du matcher værdier mellem kolonner i et Excel-regneark. I dette scenarie kan du ikke bruge Equals-operatoren til at sammenligne tekst i Excel.

I dette delikate scenarie kan du bruge den EXAKTE formel som vist nedenfor:

• Opret en passende kolonneoverskrift, og indtast referencedataene i rækkerne under kolonnen.
• På samme måde skal du oprette kolonnen med data, der skal evalueres, ved siden af ​​den første kolonne og udfylde data i rækkerne nedenfor.

• Når det er gjort, læg en lighedstegn (=) i den celle, hvor du vil have et sammenligningsresultat, TRUE eller Fales, og skriv følgende formel:

=EXACT(B2,C2) (for samme regneark)

=EXACT(Ark8!B2,Ark9!C2) (for forskellige regneark)

• Du kan også vælge reference- eller måldata fra et andet regneark i den samme Excel-projektmappe.
• Hit Gå ind og du får en hurtig sammenligning baseret på store og små bogstaver i de givne tekster.

Lad os overveje, at du vil bruge enten den EXAKTE formel eller operatoren Lige til at sammenligne tekst, men du ønsker ikke at se SAND eller FALSK som sammenligningsresultatet. Faktisk vil du vise tekster som Matchet og Ikke Matchet. I så fald kan du indlejre enhver af ovenstående formler inde i en HVIS-funktion som beskrevet nedenfor:

• Indtast en lighedstegn (=) og start formlen med HVIS.
• Indtast derefter en af ​​ovenstående formler som den logiske udfordring for IF-funktionen.
• Efter den logiske udfordring skal du indtaste den tekst, der skal vises, f.eks Matchet inden for anførselstegn.

• Sæt et komma, og indsæt derefter en anden tekst, du ønsker, at Excel skal vise, hvis den logiske udfordring mislykkes. I dette tilfælde, Ikke matchet er omgivet af citater.
• Den endelige formel bliver således som vist nedenfor:

=HVIS(EXACT(B2;C2);"Matchet""Ikke matchet")

For eksempel skal du finde navnene på kandidater fra gruppe A. Her skal du matche navnene i gruppe A med navnene i kolonnen over alle shortlistede kandidater.

Her kan du nemt bruge VLOOKUP-funktionen til at lade Excel sammenligne tekst i to kolonner. Sådan gøres det:

• Den første kolonne i regnearket skal indeholde navnene fra Gruppe A.
• I den næste kolonne kan du kopiere og indsætte navnene på kandidater på listen.

• I den yderste kolonne kan du få sammenligningsresultaterne, som viser navnet på de kandidater, der blev kvalificeret i første runde.
• Nu skal du blot kopiere og indsætte følgende formel, hvor du vil have en sammenligningsliste over Gruppe A navne fra Kortlistede navne.

=OPSLAG(A2,$C2:2:15,1 C$, FALSK)

• For at erstatte #N/A fejl med den mislykkede tekst, brug denne formel nævnt nedenfor:

=IFNA(VOPSLAG(A2,$C2:2:C$15,1,FALSE),"Mislykkedes")

Lad os overveje, du er eventkoordinator for en teknisk konference. Du skal matche deltagerne med en liste over registrerede personer for kun at sende certifikater til de personer, der mødte op til seminaret. Sådan kan du gøre det ved hjælp af VLOOKUP og IFNA-formlen, hvor du sammenligner tekst mellem to kolonner:

• Opret en kolonneoverskrift til Registreret og indsæt navnene i de nedenstående rækker.
• Til højre for denne kolonne skal du oprette en anden kolonne for de personer, der faktisk deltog i seminaret.

• Indtast følgende formel i den tredje kolonne:

=IFNA(VOPSLAG(A2,$C2:2:C$15,1,FALSK),"Fraværende")

• Kopiér og indsæt formlen nedad for at få den nuværende eller fraværende status for de registrerede personer.

Excel vil matche registrerede navne fra referencekolonnen for at vise resultater i en tredje kolonne, hvor du vil have navnene. Desuden vil IFNA-formlen sikre, at hvis en #N/A fejl dukker op, erstatter Excel fejlkoden med teksten Fraværende.

Lad os sige, at du skal sammenligne tekster mellem kolonne A og B, men du leder ikke efter et absolut match. I denne situation skal du bruge FIND-formlen som beskrevet nedenfor:

• Sæt referencetekstdataene under Kolonne A og måldataene i Kolonne B.

• I Kolonne C, indtast følgende formel for at finde og vise en værdi for delvis tekstsammenligning i Excel:

=FIND(C2;A2) 

• Det FIND funktion returnerer en fejl, hvor den ikke kan finde et delvist match. Jeg indlejrede FIND funktion inde i ISNUMBER fungere. Nu vises formlen RIGTIGT når der er et delvist match og FALSK når ingen match overhovedet.

=ERNUMMER(FIND(C2;A2))

Overvej, at du er på et kontor, hvor du har ansvaret for at gennemgå alle indkøb. Du får forskellige købskrav fra forskellige afdelinger af virksomheden. Det er din pligt at sikre, at din organisation ikke indsender indkøbsordrer for duplikerede varer.

I dette scenarie kan Excels betingede formatering sammenligne to eller flere kolonner med data og fremhæve celler, der indeholder duplikerede værdier. Følg disse trin for at øve dette sammenligningsteksttrick i Excel:

• Sammensæt en database med tekster, som du vil sammenligne.
• Vælg hele området og klik Betinget formatering på den Hjem menuen på Excel-båndet.

• På rullelisten skal du holde musemarkøren over Fremhæv celleregler mulighed.

• Flere celleregler vil dukke op. Vælg Dublerede værdier.
• På pop op-vinduet Duplicate Values ​​kan du vælge fremhævningsformatet ved at klikke på Værdier meddrop-down liste.

Hvis du skal finde et sæt tekster inden for en gruppe af tekster, kan du bruge SØG-funktionen som vist her:

• Opret en kolonne med tekster til reference og en anden kolonne til testtekster.
• Indtast nu følgende formel i den tredje kolonne:

=SØG(C2;A2)

• Hit Gå ind. Kopier og indsæt nu formlen i cellerne i den tredje kolonne.

• Trykke Gå ind for at få flere resultater.

Excel vil vise tegnnummeret, hvorfra det finder en match til testteksten på referencekolonnen.

Der kan være mange andre formler og indlejrede formler til at matche tekster mellem to eller flere celler eller kolonner i Excel. Men de nemmeste og mest udbredte metoder er dem, der er nævnt ovenfor i denne artikel.

Hvis du kender nogen anden intuitiv måde at sammenligne tekst i Excel, så glem ikke at nævne metoden i kommentarfeltet nedenfor. I mellemtiden kan du lære hvordan man bruger Excels HVIS-SÅ-formel.