Der ser aldrig ud til at være en ende på e-mails, opkald og opgaver, der skal klares på en dag. Det er praktisk talt umuligt at holde styr på dit arbejde uden lidt hjælp. Vi kom op med en liste over 8 essentielle hacks på arbejdspladsen med fokus på teknologi for at hjælpe med at øge produktiviteten og samtidig bevare din fornuft.
1. Indstil din telefon til 'Forstyr ikke'
Næsten alle har instinktet til at tjekke deres telefon med det samme, når de mærker vibrationerne i lommen eller hører det bløde ping fra deres telefon. Ved blot at indstille din telefon til Forstyr ikke under vigtige dele af din dag kan du hjælpe med at eliminere unødvendige distraktioner.
Chancerne er, hvad det var, kan vente.
2. Brug 'Stemme til tekst' til at diktere
Få mennesker kan skrive så hurtigt, som de er i stand til at tale. Ved at bruge software som Dragon eller IBMs Watson, vil du være i stand til at udføre opgaver meget mere effektivt.
I øjeblikket er der flere tilgængelige versioner. Så selvom du er i en branche, der har en masse specifik sprogbrug eller jargon, som det medicinske område, kan du stadig få en, der genkender hvert ord, du siger.
3. Brug blåt lysfiltre eller briller
Dette hack kan være en livredder. Et stigende antal undersøgelser viser, at den tid, mennesker tilbringer foran blå lys-emitterende kilder, kan have negative effekter. Disse kan variere fra hovedpine og anstrengte øjne til søvnproblemer.
Briller med blåt lys eller skærmfiltre kan hjælpe med at afhjælpe disse problemer med minimale omkostninger.
4. Brug online konferenceopkaldsprogrammer
Programmer som Slack og Whatsapp kan være en stor fordel for et teams produktivitet. De giver mulighed for altid at være forbundet. Nu er der ingen ventetid på en svar-e-mail. Du kan oprette individuelle grupper til kun at inkludere de nødvendige teammedlemmer. Da der er desktop- og mobilapplikationer, kan du oprette møder, uanset hvor dit team er i øjeblikket.
Hvis der er behov for et videoopkald, så er der en overflod af muligheder, herunder MS Team, Zoom eller Skype for business. Som alle tilbyder brugervenlige formater, så dit team kan arbejde sammen.
5. Del Outlook-kalendere
Dette hack er nok et af de nemmeste at overse. Når som helst der er et møde, kan det være besværligt at finde det mest passende tidspunkt. Ved blot at dele en outlook-kalender, vil hvert medlem af teamet være i stand til at se, hvad andre medlemmer har gang i. Dette vil mindske mængden af kommunikation, der er nødvendig for at planlægge møder, og som en ekstra bonus er det en nem måde at huske alles fødselsdag.
6. Brug af makroer til at strømline arbejdsgange
Brug af makroer kan virkelig hjælpe med at strømline gentagne opgaver, der er en del af din dag. Microsoft Suite og Google Docs er begge i stand til at køre tilpassede makroer. Brug et par minutter på at lære, hvad de kan gøre for, at du kan se din produktivitet stige hurtigt.
7. Opret prioriterede opgavelister dagligt
Ved at oprette en prioriteret opgaveliste til dig selv og dit team kan du sikre, at alle er på opgaven.
Der er mange apps, der vil hjælpe dig med at gøre dette. Du skal blot søge i din foretrukne app-butik. Start derefter med at lave en liste over alt, hvad der skal gøres med deadline for hver linjepost. Dernæst opdeler du emnerne i kategorier; presserende og vigtigt, vigtigt, men ikke presserende, presserende, men ikke vigtigt og hverken vigtigt eller presserende.
Når du har gjort dette, vil det være ubesværet at beslutte, hvad der skal gøres, og hvad der kan vente. Lad os indrømme det: meget af det, vi kan gøre, er de ting, der kan vente.
8. Tag tekniske pauser
Selvom dette ikke teknisk set er et teknologihack, er det et fantastisk mentalt hack. Hold en kort pause en gang i timen. Rejs dig fra dit skrivebord og stræk eller gå hen til vandkøleren. Ved blot at komme væk fra teknologien i et par minutter kan du nulstille og hoppe på opgaven meget mere effektivt.
Der er dog en nøgle til dette hack. Tag ikke en pause fra teknologien ved at gå på din telefon eller tjekke e-mail.
Det er en pause fra opgaven, ikke en pause fra teknologien. Prøv det, og hvis du ikke føler, at du kan stå op en gang i timen, så prøv 20-20-20 reglen. Dette er at tage en pause hvert 20. minut for at fokusere på noget, der er 20 fod væk i 20 sekunder. Blot at fokusere på noget længere væk i et par sekunder kan hjælpe med at holde dig fokuseret.
Afsluttende tanker
I dagens verden forsøger vi alle at være så effektive som vi kan. Prøv disse hacks. Du vil absolut se en stigning i din produktivitet.