Forestil dig, at du står i spidsen for forskellige projekter på din arbejdsplads, og du skal svare på diverse e-mails vedrørende projekterne. Det er dog ikke alle projekter, der er særligt vigtige. Nogle kan være samfundsudviklingsprojekter, som virksomheden ikke har travlt med at udføre, men e-mails kommer ind og roder din indbakke. Som et resultat kan du ikke fortælle, hvilken e-mail der er vigtig at svare på først. Det bliver en kedelig opgave at sortere i e-mails på udkig efter vigtige at svare på, mens man efterlader de mindre vigtige til et senere tidspunkt.
Gmail har løst dette problem ved at give sine brugere Etiketter som et middel til at organisere deres indbakke. Andre e-mail-udbydere såsom Outlook, brug Mapper som tjener en lignende funktion som etiketter. Etiketter giver Gmail-brugere mulighed for at kategorisere deres e-mail, som de vælger det. For eksempel, hvis jeg arbejder med forskellige teams på to projekter, f.eks. "Dekommissionering af servicevandpumpe" og "Markedsanalyse af produkt X", så vil jeg have to etiketter, en for hvert af projekterne, og hvis jeg modtager en e-mail fra nogen af teammedlemmerne, vil mailen automatisk blive tildelt den etiket, jeg har oprettet for det projekt, de tilhører. Dette gør det lettere, hvis man ønsker at lede efter en bestemt e-mail.
Inden jeg fortsætter, skal du være opmærksom på, at Gmail ikke har mapper, men den har etiketter, som gør arbejdet med mapper og mere. Du kan flytte dine e-mails til enhver etiket, oprette så mange etiketter, som du vil, og det bedste ved etiketter er, at en e-mail kan tilhøre mere end én etiket.
Tømning af Gmail-mapper
Forudsat at du har afsluttet alt arbejde på projektet og al kommunikation vedrørende projektet er blevet irrelevant og du ikke ønsker at arkivere dem, så kan du permanent slette e-mails i projektet etiket. Bemærk også, at hvis du bruger den gratis Gmail, er du begrænset til kun 15 GB lagerplads. Det betyder, at når du har brugt op til 15 GB, bliver din e-mail fyldt op, og du skal enten købe mere lagerplads eller slette gamle e-mails for at skabe plads. Så regelmæssig sletning af mails er en anden måde at spare plads på din Gmail-lagerplads.
Det er nemt at slette indholdet af en etiket permanent med Gmail. Følg nedenstående trin for at slette indholdet af din etiket:
Trin et:
Log ind på din Gmail på din pc, hvis du ikke allerede er logget ind. Du kan få adgang til Gmail her.
Trin to:
I venstre side af siden skal du rulle ned til den etiket, du vil tømme. Klik på etiketten for at åbne den. Lad os sige, at jeg vil åbne etiketten "Kvitteringer".
Trin tre:
Øverst til venstre på etiketten skal du klikke på dropdown-pilen under firkanten. Et pop op-vindue vises med forskellige muligheder. Vælg Alle fra mulighederne. Dette vil vælge alle samtaler på siden. Du kan også klikke på firkanten.
Trin fire:
Hvis antallet af e-mails i etiketten ikke er mere end 50, og alle e-mails i etiketten vises på siden, vil de alle blive valgt; men hvis antallet af e-mails i etiketten er mere end 50, vil kun de første 50 e-mails blive valgt. Klik på for at vælge alle e-mails i etiketten Vælg Alle 3.600 (antallet afhænger af det samlede antal mails på din etiket) samtaler i Kampagner (navn på etiket).
Trin fem:
Alle e-mails i etiketten er nu valgt. Gå til toppen af siden og klik på symbolet for affaldsbeholderen. Hvis du holder musen over symbolet, vises det Slet. Klik for at slette alt indholdet af etiketten.
Jeg håber, du har tømt din mappe/etiket i Gmail. Der er tidspunkter, hvor du ikke bare vil tømme mappen, men at fjerne den helt fra din Gmail. Gmail giver en enkel måde at fjerne en etiket på. Så hvis du måske ønsker at slette hele etiketten, så kan du gøre det ved at gøre følgende:
- Naviger til den etiket, du vil fjerne, og hold musen over den.
- Etiketten vil blive fremhævet, og i højre ende af fremhævelsen vises tre prikker. Prikkerne er midlertidige og forsvinder, når du fjerner musen.
- Flyt musen til de tre prikker og klik på dem.
- Der vises en pop op med muligheder. Klik på Fjern etiket for at fjerne etiketten fra din Gmail.
Ovenstående trin viser, hvordan du fjerner en hel etiket fra din Gmail-konto. At vide, hvordan man administrerer sin post korrekt er en nøglefærdighed for at være produktiv på arbejdet, især for dem, hvis job kræver håndtering af masser af post.