Med fremskridt inden for teknologi følger et endnu større behov for effektivitet på arbejdet. Grundlæggende regnearkstricks som formler, tabeller og filtre i Google Sheets kan ikke længere bringe dig langt. Selvom disse færdigheder stadig er vigtige at kende, er de hurtigt ved at blive noget forældede.
Arbejdspladsproduktion kræver virkelig noget mere end blot effektivitet. Det kræver automatisering - det kræver makroer.
Vigtigheden af automatisering
Automatisering bruges ikke kun i produktion eller forskning. Det bliver også brugt mere og mere i regnearksapplikationer (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) til softwareassisterede opgaver. Automatisering er rovdyret for små, gentagne opgaver, og kontorarbejde er fyldt med denne næring.
I stedet for at udmatte vores fingre og øjne med gentagne tastaturtryk, er alt, hvad vi skal gøre, at sætte et par regler og lade resten stå til automatisering. Nu kan vi frit bruge vores hjerner til at analysere anomalier i datapunkter, søge efter årsager, brainstorme løsninger eller planlægge vigtige begivenheder.
Den primære form for automatisering, der bruges i regnearkssoftware, kaldes makro.
Google Sheets
Tiden for Microsoft Excels softwaremonopol på regneark er forbi. Med en eksplosiv indgang til dataindtastningsverdenen fra Google introducerede Google Sheets et nyt nyt syn på regnearkssoftware.
Google Sheets er et regnearkssoftware, der primært bruges til at beregne og formulere datasæt. Google Sheets fokuserer på portabilitet, hvilket gør dens webapplikation bedre og mere tilgængelig end standard desktopsoftwaren. Et Google-regneark kan nemt tilgås af bestemte personer for mere effektivt samarbejde eller visning. Softwaren egner sig også godt til at inkorporere makroer.
Makro
Makro, fra det græske ord makros, direkte oversat til "lang/stor". På computersprog betyder makro et sæt instruktioner, der kan gentages og designes til at udføre en bestemt opgave. Selv oprettelse af simple makroer kan spare kostbar tid og kræfter på dit projekt. Jo mere kompliceret en makro bliver, jo mere tid og kræfter sparer du.
I Google Sheets kan du konfigurere makroer ved hjælp af en af to metoder.
1. Makrooptagelse
Denne metode er den enkleste. Det fungerer godt til simple instruktionsstrenge. Jo større data, jo mindre passer denne metode til dine behov. Makrooptagelsesmetoden er for det meste rettet mod begynderbrugere som universitetsstuderende og små virksomhedsejere. Her er et grundlæggende eksempel, der kan anvendes til automatisering af formatering.
- Gå til for at åbne Google Sheets docs.google.com/spreadsheets.
- Gå til Værktøjer > Makroer > Optag makro.
- Trykke Ctrl + B (fremhævet).
- Trykke Ctrl + I (kursiv).
- Indstil tekstfarven til rød.
- Indstil skriftstørrelse til 18.
- Sørg for, at referencen er sat til I forhold.
- Trykke Gemme.
- Indtast et navn til makroen, og indstil genvejsnummeret. Du kan kun indtaste op til 10 makroer.
Tryk på for at udføre makroen Ctrl + Alt + Shift + (valgt tal). Det vil formatere teksten i en valgt celle fed, kursiv, rød og størrelse indstillet til 18.
Tænk på at optage en makro som at optage de kommandoer, du ville indtaste i computeren for at udføre en bestemt opgave. Når du aktiverer makroen, gentager den simpelthen rækkefølgen af disse kommandoer på én gang.
2. Skrive manuskript
At skrive script er mere pålideligt, præcist og robust. Det kræver dog øvelse at lære. Denne metode henvender sig til avancerede brugere, der arbejder med massive datasæt, fx dataanalytiker og projektledere, der ønsker laserlignende præcision og at arbejde så hurtigt som muligt.
- For at åbne et regneark skal du gå til docs.google.com/spreadsheets.
- Gå til Værktøjer > Script Editor.
- Nedenfor /** @OnlyCurrentDoc */, indsæt:
funktion FormatTekst() { var regneark = SpreadsheetApp.getActive();spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight('fed')
.setFontStyle('kursiv')
.setFontColor(‘#ff0000’)
.setFontSize (18);
};
- Trykke Ctrl + S for at gemme scriptet.
- Gå til Værktøjer > Makroer > Administrer makroer.
- Indstil genvejsnummeret for dit gemte script.
Resultatet skulle se sådan ud:
For at udføre makroen skal du blot trykke på Ctrl + Alt + Shift + (valgt tal). Eller du kan navigere til Værktøjer > Makroer > (Makronavn) at udføre manuelt.
Scriptet ovenfor gør præcis det samme som record macro-metoden. Dette er blot en lille del af, hvad du kan gøre med et makroscript.
Konklusion
Grundlæggende er Google Sheets en online-baseret regnearksapplikation udviklet af Google. Makro er et kraftfuldt værktøj til automatisering af regneark. Så det giver mening, at når du slutter dig til de to, øger det arbejdseffektiviteten dramatisk. Dette vil helt sikkert hjælpe dig med at holde trit med kravene til et stadigt voksende teknologibaseret arbejdsmiljø og give dig en fordel på kontoret.