Microsoft Excel er et fantastisk værktøj til at gemme kundekontakt- og adresseoplysninger, hvilket gør det til et ideelt valg til at oprette og organisere en postadresseliste over dine kontakter. Men hvis du vil udskrive etiketter til konvolutter, lykønskningskort osv. fra en adresseliste, du har oprettet i Microsoft Excel, skal du bruge "Mail Merge"-funktionen i Microsoft Word.
Mere specifikt tilbyder Microsoft Word den kraftfulde funktion kaldet "Mail Merge", der gør det nemt at oprette og udskrive etiketter fra et Excel-regneark.
I denne vejledning viser vi dig trin for trin, hvordan du opretter en adresseliste i Microsoft Excel, og hvordan du udskriver etiketter fra denne liste ved hjælp af "Mail Merge"-funktionen i Microsoft Word.
Sådan udskrives etiketter fra en Excel-adresselistefil ved hjælp af Word Mail Merge.
Trin 1. Forbered postlisten i Excel til etiketudskrivning.
Før du opretter og udskriver postlabels, skal du opsætte din adresseliste korrekt i Excel. Dette involverer indtastning af kolonneoverskrifter for hvert kravelement, du vil tilføje til etiketterne, såsom fornavn, efternavn, adresse, postnummer osv.
Lad os se, hvordan man laver en adresseliste i Excel til udskrivning af postetiketter:
1. Åbn Microsoft Excel og opret en ny projektmappe.
2. Indtast følgende kolonneoverskrifter for hvert element, som modtageradressen skal indeholde:
- Fornavn
- Efternavn
- Vejnavn
- By
- Stat
- Postnummer
3. Udfyld nu de respektive oplysninger under hver kolonneoverskrift.
4. Når du er færdig, skal du sikre dig, at der ikke er tomme rækker eller kolonner, og gemme regnearket.
Trin 2. Navngiv postlisten (valgfrit).
Når du har oprettet din postliste i Excel, er det nyttigt at give den et navn. Ved at navngive datasættet kan du nemt henvise til det, når du forbinder det med Word-dokumentet til brevfletning.
1. For at navngive postlisten skal du vælge listen over adresser, inklusive overskrifterne.
2. Gå til Formler fanen og klik på Definer navn fra gruppen Definerede navne.
3. Indtast et navn til tabellen i Navn boksen og klik Okay.*
* Bemærk: Hvis et navn består af flere ord, skal du bruge en understregning "_" mellem dem og undgå at bruge mellemrum eller bindestreger.
4. Gemme og tæt Microsoft Excel.
Trin 3. Konfigurer et brevfletningsdokument i Word.
Nu er det tid til at konfigurere et brevfletningsdokument i Microsoft Word for at udskrive dine etiketter.
1. Åbn et tomt Word-dokument.
2. Fra Forsendelser fanen, klik Start brevfletning og vælg Etiketter mulighed fra rullemenuen.
3. Vælg din etiketleverandør og produktnummer i Etiketindstillinger dialogvindue.
4. Klik derefter på detaljer knappen i nederste venstre hjørne af vinduet.
5. Fortsæt med at justere etiketmargener, højde, bredde, pitch og størrelse, hvis du har brug for det, og klik Okay.
6. Klik derefter Okay i dialogboksen Etiketindstillinger for at gemme ændringerne.
Trin 4. Aktiver filformatkonvertering mellem Excel og Word.
For at forbinde dit Word-dokument til Excel-regnearket med adresselisten, skal du sikre dig, at filformatkonverteringen mellem de to Microsoft-programmer er aktiveret.
1. I Word skal du klikke på Fil fanen, og vælg derefter Muligheder nederst i venstre sidebjælke.
2. I vinduet Word-indstillinger skal du vælge Fremskreden i venstre rude.
3. Rul nu ned til Slægterl sektion, tjek Bekræft filformatkonvertering ved åben mulighed, og klik Okay.
Trin 5. Vælg Excel-adresselisten til dine etiketter.
Fortsæt nu med at "linke" Word-dokumentet med din Excel-adresseliste.
1. I Word-dokumentet skal du gå til Forsendelser fanen igen, klik Vælg Modtagere og vælg derefter Brug en eksisterende liste fra rullemenuen.
2. Find og vælg Excel-filen, der indeholder postlisten, og klik derefter Åben.
3. I dialogboksen Bekræft datakilde skal du vælge OLE DB-databasefiler og klik OKAY.
4. Vælg derefter den navngivne postliste eller arbejdsarket, der indeholder adresselisten, og klik Okay.
5. Word-dokumentet er nu udfyldt med adresseetiketter, der angiver "Næste rekord".
Trin 6. Rediger modtagerlisten for brevfletning.
Når Word-dokumentet er blevet knyttet til Excel-mailinglisten, skal du fortsætte med at gennemgå og redigere modtagerlisten, hvis det er nødvendigt, før den endelige fletning.
1. I Forsendelser fanen, klik Rediger modtagerliste.
2. Vinduet "Mailfletningsmodtagere" viser alle modtagerne fra din adresseliste. Fortsæt med at sortere, filtrere eller fjerne modtagere, hvis det er nødvendigt ved at fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for enhver modtager, du ikke vil inkludere. Klik derefter Okay at bekræfte.
Trin 7. Tilpas brevfletningsfelter (etiketelementer)
Fortsæt nu med at tilpasse etiketelementerne og deres udseende efter dine behov.
1. Klik på Adresseblok mulighed i Forsendelser fanens "Skriv og indsæt felter"-gruppe.
2. Fortsæt og angiv formatet på modtagerens navn ved at vælge det du ønsker fra listen over tilgængelige muligheder under "Indsæt modtagers navn i dette format".
3. Klik derefter på Match felter knappen for at matche de rigtige felter fra Excel-adresselisten.
4. I vinduet "Match Fields" skal du sikre dig, at de påkrævede felter for etiketterne er korrekt knyttet til de tilsvarende felter (kolonneoverskrifter) i Excel-adresselisten.
Hvis de ikke stemmer overens, skal du bruge rullemenuen ud for hvert felt og vælge den korrekte kolonneoverskrift på Excel-adresselisten. Klik derefter Okay for at bekræfte kampene.
5. Klik derefter Okay igen for at anvende ændringerne.
6. Nu, den «Adresseblok» pladsholder vises på den første etiket.
7. Klik Opdater etiketter (på den Forsendelser fanen) for at opdatere alle andre etiketter i Word-dokumentet.
Trin 8. Se forhåndsvisning af dine etiketter og afslut brevfletning.
Lad os nu se, hvordan etiketterne vil se ud, når de først er udskrevet.
1. Klik på fanen Mailing Forhåndsvisning af resultater knap.
2. Se nu, hvordan etiketterne vil se ud, hvis de udskrives. Hvis du vil ændre deres udseende, skal du vælge den første etiket og bruge Formater tekstværktøjerne i Hjem fanen. Når du er færdig, klik Opdater etiketter i Forsendelser for at anvende formateringen på alle etiketter.
3. Hvis alt ser ud Okay, gå til Forsendelser fanen, skal du klikke på Afslut & flet mulighed og vælg Rediger individuelle dokumenter fra rullemenuen.
4. I vinduet Flet til nyt dokument skal du vælge Alle under Flet poster og klik Okay.
5. Et nyt dokument vises med adresselabels genereret fra din Excel-adresseliste, og du kan redigere, formatere, udskrive og gemme dette dokument, som du ville med ethvert andet Word-dokument.
Trin 9.Bonustip: Tilføj grænser til etiketterne. (Valgfri)
For at gøre det lettere at klippe etiketterne (hvis de ikke allerede er klippet), skal du tilføje kanter til dem.
1. Klik på plus (+) ikonet øverst til venstre i dokumentet for at vælge alle etiketter.
2. Klik derefter på Grænse ikonet på den flydende menu, og vælg Alle grænser fra mulighederne.
3. Der tilføjes kanter mellem hver etiket, hvilket gør dem nemme at skære.
4. Nu er dine etiketter klar til udskrivning.
Det er det! Fortæl mig, om denne guide har hjulpet dig ved at efterlade din kommentar om din oplevelse. Synes godt om og del denne guide for at hjælpe andre.