Hvor ofte har du prøvet at sende en vedhæftet fil i en e-mail for at få at vide, at den var for stor? Måske har du forsøgt at vedhæfte flere ting på én gang og modtaget en fejl, og dermed skulle sende flere separate e-mails bare for at få det hele til modtageren? Det kan være irriterende, jeg ved det. Jeg har været nødt til at håndtere dette til tider ligesom dig. Heldigvis er jeg en forskernørd og fandt flere forskellige metoder, du kan bruge til at få den dyrebare data, hvor den skal være. Lad os dykke ned og diskutere nogle af mine favoritter!
Mulighed 1 – Komprimer filerne
Dette er en af de hurtigste og nemmeste måder at vedhæfte store filer til en e-mail. Zipping af filer betyder simpelthen, at deres størrelse reduceres (komprimeres), og at de alle føjes til én mappe. Ingen af dataene går tabt under komprimeringen. Overflødig information i din tekst, billeder eller videoer krympes til meget mere håndterbare iterationer. Når modtageren har pakket den oprettede mappe ud, gendannes alt til den størrelse, det engang var - præcis som du oprettede eller delte det til at begynde med.
Som jeg sagde, er det ekstremt hurtigt at oprette en zippet mappe.
- Vælg alle de filer, du ønsker at tilføje til zip-mappen, ved at holde CTRL-tasten nede (i Windows) og klikke på hver fil.
- Når alle dine filer er valgt, skal du højreklikke på en af dem og holde markøren over, hvor der står "Send til". Vælg den anden mulighed på listen: "Komprimeret (zippet) mappe"
- Så snart du klikker på denne mulighed, oprettes din nye zippede mappe på det sted, hvor dine filer var. Du vil bemærke, at dine originale filer stadig er der.
- Bemærk, at den nyoprettede mappe er klar til, at du kan tilføje et navn efter eget valg. Skulle du ved et uheld klikke væk fra den, kan du højreklikke på den nye zip-mappe og vælge "Omdøb".
- Gå tilbage til din e-mail og vedhæft den nye zippede mappe, ligesom du ville gøre med enhver anden fil, og send den afsted!
Mulighed 2 – Send filer via Dropbox
Dropbox er et fantastisk værktøj. Du kan gemme alle dine billeder, videoer og filer privat – gratis op til 2 GB! Du kan også oprette delte mapper, hvor du inviterer enhver, du vælger, til at se eller redigere de ting, du har valgt. Lad os tage et kig på, hvordan du gør dette!
- Gå over til Dropbox og opret din gratis konto og vælg derefter "Ny delt mappe" på højre side.
- Opret en ny mappe, eller brug en eksisterende (hvis du allerede var Dropbox-medlem).
- Vælg "Jeg vil gerne oprette og dele en ny mappe".
- Navngiv din mappe, og indtast e-mailadresserne på dem, du sender filerne til. Vælg, om du ønsker, at de skal have lov til at redigere ting i mappen (redigere, slette, kommentere og tilføje til enhver fil i mappen). Tilføj endelig en besked, hvis du ønsker at forklare, hvad der er i mappen, og hvorfor du deler den med dem.
- Nu er det tid til at tilføje filer, billeder eller videoer. Du kan trække og slippe dem i mappen, og de uploades automatisk. Eller gå til hver fil separat, højreklik på den og vælg "Kopi." Højreklik derefter hvor som helst i Dropbox-mappen og vælg "Sæt ind." Den sidste mulighed du kan bruge er at klikke "Upload filer" i højre side af din skærm. Vælg dine filer, og Dropbox vil så spørge dig, hvilken mappe du skal placere dem i. Sørg for at vælge den mappe, du lige har oprettet.
- Når dine filer er tilføjet, er der allerede sendt en e-mail til modtageren/erne, og de har øjeblikkelig adgang. Du har dog stadig nogle ting, du kan gøre for hver enkelt fil. På højre side af filnavnelinjen vil du se tre prikker. Klik på det for at se rullemenuen med muligheder. Du kan dele den pågældende fil med flere personer, downloade den til din enhed igen, tilføje kommentarer, omdøbe den, slette den og mere.
Det er alt, hvad der er til det! Du har nu oprettet en mappe på din gratis Dropbox-konto, tilføjet filer og delt dem med den eller de personer, du har valgt.
Mulighed 3 – Del store filer ved hjælp af Sharefile
Sharefile er en betalt tjeneste, der for det meste bruges i virksomhedsindstillinger. Der er dog en 30-dages gratis prøveperiode, hvor der ikke er behov for kreditkort. Hjemmesiden er lavet af Citrix. Dette firma har udgivet software af høj kvalitet i mange år, og jeg lover dig personligt, at det er sikkert og fantastisk.
Gå over til Del fil websted og opret din gratis konto, før vi går i gang. Du vil derefter blive bedt om din virksomheds hjemmeside, branche og et telefonnummer. Herefter vil du modtage en bekræftelses-e-mail, hvor du skal klikke for at logge ind for første gang. Når du er logget ind, bekræfter du dine personlige oplysninger, vælger et hemmeligt spørgsmål og angiver en adgangskode.
På dette tidspunkt vil du være på din personlige hjemmeside. Du vil bemærke, at der er tutorials nederst til venstre på denne side, så du kan finde ud af flere måder at bruge denne særlige tjeneste på. Det øverste venstre felt er, hvor de filer, du uploader, vises, ved siden af er der genveje til at dele eller anmode om filer og mere. Helt til venstre på siden kan du få adgang til dine mapper og mere.
Det første du skal gøre er naturligvis at tilføje filer. Vælg "Del filer" mulighed i din genvejsboks. Her får du fire ting at vælge imellem: E-mail med ShareFile, Få et link (til at sende via e-mail, onlinemeddelelse eller endda tekst), Feedback og godkendelse og Send til signatur. Vælg "E-mail med ShareFile".
Når denne side åbnes, vil du se, at du skal tilføje din modtagers e-mail/e til venstre, efterfulgt af en emnelinje og besked. Derefter tilføjer du til højre den eller de filer, du ønsker at sende. Det er alt, hvad der er til det, folkens! Når du er tilfreds med informationen til højre og alle dine filer, videoer og/eller billeder er tilføjet, skal du klikke på den blå "Sende" knappen nederst til venstre på siden.
Der er mange flere ting, du kan vælge at gøre med ShareFile, som jeg ikke vil gå ind på lige nu. Som nævnt ovenfor er der nyttige tutorials på siden, du kan vælge at bruge til at hjælpe dig med at forstå, hvilke andre ting siden kan bruges til.
Mulighed 4 – Afsendelse af store filer ved hjælp af Google Drev
Den sidste metode, jeg vil tale om, er at bruge Google Drev. Chancerne er, at du allerede bruger dette fænomenale værktøj.
- Øverst på siden skal du klikke på rullepilen ved siden af, hvor der står "Mit drev". Hvis du ikke allerede har uploadet de filer, du skal bruge, skal du vælge den mulighed og gøre det nu. Når de alle er placeret i Drev, skal du vælge "Ny mappe".
- Navngiv din mappe, og klik derefter på "Skab" knappen, og navngiv derefter din mappe.
- Højreklik på en fil, du ønsker at tilføje til den nye mappe, vælg "Flytte til" og hold derefter markøren på "Mit drev" Klik på den lille pil til højre og vælg den mappe, du lige har oprettet, og klik derefter på den blå "Flyt hertil" knap.
- Når du er færdig med at flytte filer, skal du dobbeltklikke på mappenavnet lige under disse filer for at åbne det. Du vil se dem opført der.
- Hvis du stadig har filer på din computer, som endnu ikke er blevet uploadet, som du skal dele, er det nemt at gøre. Højreklik inde i din mappe. Vælge "Upload filer" og naviger derefter til og vælg det, du har brug for.
- Når du har alt, hvad du skal dele inde i din mappe, skal du klikke på den nedadpegende pil ved siden af mappenavnet øverst på siden. Vælge "Del".
- Tilføj e-mailadresserne på den eller de personer, du skal dele med, og vælg send-knappen!
Du har nu delt dine vigtige dokumenter, sjove videoer eller dyrebare billeder fra Google Drev.
Hvilke andre fildelingsmetoder har du brugt eller hørt om? Er der nogle du har brug for hjælp til at finde ud af, hvordan du bruger? Som altid, lad mig det vide i kommentarerne, og jeg vil gøre mit bedste for at springe ind og redde dig.
God fildeling!