Der er adskillige måder, hvorpå en Excel-fil kan konverteres til et PDF-format, og der er flere grunde til, at du muligvis skal foretage en konvertering. En af de mest betydningsfulde er, at det er sværere at åbne og læse et regnearksprogram på computere, mobiltelefoner og tablets, når det ikke er i PDF.
En anden grund til, at konvertering nogle gange er nødvendig, er, at alle Excel-filer har brug for et bestemt program for at blive læst og redigeret. Dette gør det svært at dele et Excel-dokument med dem, der ikke har den software, der kræves for at åbne en Excel-fil.
Installation af PDF på en telefon, tablet eller andre mobile enheder til download af Excel-dokumenter på farten gør det nemt at åbne og læse filen uden nogen regnearksfremviser eller regnearkseditoren.
For at arbejde på et Excel-dokument skal du have Excel installeret på din computer. Hvis du har installeret Excel på din pc, kan du konvertere XLS til PDF, eller du kan konvertere XLSX til PDF.
Det gør du på følgende måde:
1. Klik og åbn menuen Filer>Eksporter.
2. Det næste trin er at fane indstillingen Opret PDF/PS.
3. Vælg PDF (*.pdf). Valg af denne mulighed vil hjælpe dig med at lave en XPS-fil. (Der er en anden enkel og hurtigere måde at udføre denne konvertering på. Du kan ændre nogle af de avancerede muligheder. Klik på Indstillinger i Windows Udgiv som PDF eller XPS. Du vil have en del muligheder som at eksportere kun nogle få sider til PDF eller eksportere alle regnearkene osv.)
4. Vælg Udgiv. Dette vil give dig mulighed for at gemme Excel-filen i PDF-format.
Hvis du bruger en Mac-computer, kan processen med at konvertere en Excel-fil til PDF-format udføres gennem menuindstillingerne Gem som:
1. Klik eller tryk på fil. Vælg Gem som. Dette vil pop op en boks for at gemme Excel-dokumentet.
2. Lige ved siden af Filformat skal du vælge PDF. Denne mulighed vil være der i bunden af det vindue. Du har mulighed for at konvertere enten et enkelt regneark, eller du kan konvertere hele projektmappen (dvs. du kan konvertere alle regnearkene.
3. Klik på Gem. Dette vil fuldføre konverteringsprocessen.
Et Excel-regneark kan også konverteres til PDF-format gennem en PDF-konverter. novaPDF er en PDF-konverter, der hjælper dig med at oprette og konvertere filer i PDF-format. Dette er en anden måde, hvorigennem konverteringen kan udføres ved at følge nogle enkle trin. Sådan bruger du en PDF-konverter:
1. Download først novaPDF. Dette er nemt, og det understøttes af hele Windows-familien.
2. Klik på Udskriv i filvinduet.
3. I sektionen Udskriv skal du vælge novaPDF fra den givne liste over muligheder.
4. Før oprettelsen af PDF-filen er det vigtigt at justere indstillingerne for novaPDF. Dette kan gøres ved at bruge linket til printeregenskaber.
5. I afsnittet Indstillinger kan du vælge mellem at udskrive arbejdsarkene.
Fordele og ulemper ved at bruge Excel
Generelt set er der ingen ulemper ved at vide alt, hvad Excel har at tilbyde, og at fokusere på kun én mulighed kan krænke andre færdigheder og løsninger. At have flere muligheder er det bedste her, da du bør kende både den korte vej og den lange vej, samt alle de funktioner, der følger med begge.
Fordele
- Hurtig
- Let
- Intuitiv
– Øge produktiviteten
Ulemper
– Har brug for et komplet tastatur
– Avancerede funktioner er ikke synlige
– Har nogle importproblemer
Det kan du også købe Excel 2016 Bibelen fra Amazon og lær endnu flere funktioner, der er mulige med dette MS Office-program.