I denne enkle guide forklarer vi, hvordan du nemt opretter en PDF-fil, uanset om det er til arbejde eller bare deler vigtige dokumenter.
Portable Document Format, almindeligvis kendt som PDF, er et filformat, der primært bruges til at præsentere dokumenter, især når du skal gemme en fil, som en tredjepart ikke kan ændre, og som ser konsistent ud, uanset hvor du ser det. Typiske dokumenter som det, Microsoft Word bruger, gengives forskelligt på forskellige enheder, og de understøttes muligvis ikke overalt, men PDF'er fungerer og ser ud det samme næsten overalt, Adobe skabte først PDF i 1993, og i dag er det nu en åben standard, der vedligeholdes af International Organization for Standardization (ISO). Grundlæggende er det understøttet på næsten alle operativsystemer, så du kan oprette og åbne PDF-filer på de fleste pc'er, Macs, smartphones og tablets.
Men hvorfor skal du bruge PDF? Det anbefales at bruge PDF-formatet til CV'er, juridiske dokumenter, nyhedsbreve, filer beregnet til at blive læst og udskrevet og filer beregnet til professionel udskrivning. PDF-filer ser ens ud på de fleste computere. Da PDF er baseret på PostScript-sproget, er filen pakket ind i en komplet beskrivelse af et fast layout fladt dokument, herunder tekst, skrifttyper, vektorgrafik, rasterbilleder og anden information, der skal være vises. De har også en mindre størrelse og overholder industriformatet. Derudover er PDF-filer forholdsvis sikrere, da du ikke kan ændre dem, og de kan krypteres med en adgangskode eller digital signatur.
Hvordan man laver en PDF-fil fra bunden
Oprettelse af en PDF er ret simpel, da de fleste software og apps tilbyder en indbygget funktion til at eksportere din fil direkte til PDF-format. For eksempel, hvis du har et dokument på Microsoft Word, er her, hvad du skal gøre.
- Gå over til Fil i øverste venstre hjørne og vælg Gem som.
- Dette skulle åbne et nyt vindue, hvor du kan gemme dokumentet på din pc.
- Lige under Filnavn mulighed, burde der være mulighed for Gem som Type.
- Klik på rullemenuen, og du skulle se muligheden for at gemme filen som en PDF.
- Vælg indstillingen og tryk Gemme.
Hvis du bruger en ældre version af Microsoft Office, skal du muligvis downloade et lille plugin, der kan downloades fra her.
På samme måde kan du gøre det for alle Microsoft Office-apps (Excel, Powerpoint osv.), Google Workspace-apps (Docs, Sheets osv.), og en række kontorbaseret software og apps som Office 365, WPS Office, LibreOffice og OpenOffice. Selvfølgelig kan de nøjagtige trin variere lidt afhængigt af den app, du bruger, men det bør altid være nogenlunde ens.
Alternativt lader mange platforme og apps dig også oprette PDF-filer ved at bruge printfunktionen. Hvis du prøver at udskrive et dokument, en webside eller et billede i moderne versioner af Windows, kan du bruge Microsoft Print to PDF-indstillingen til at gemme det som en PDF. Dette gør det endda muligt at gemme ting som OneNote-notesbøger som PDF.
Smartphones kan også gøre dette, selvom det kan afhænge af din specifikke model.
Hvis du vil lave en PDF-fil, der kan redigeres, så du kan dele en formular, som nogen kan udfylde, så tjek vores guide på hvordan man gør en PDF udfyldelig.
Opret en PDF fra et fysisk dokument
PDF-filer løser også problemet med at dele et fysisk stykke dokumentation i digitalt format. Ved hjælp af din smartphone eller tablet-kamera kan du scanne et dokument og gemme det i en PDF-fil. Apps som Adobe Scan, Microsoft Office, Genial scanning, og Dokument scanner er nogle af de bedste apps, du kan prøve på din mobilenhed til at scanne, gemme og dele PDF-filer. Du kan endda scanne flere dokumenter og gemme dem som en enkelt PDF-fil.
Faktisk kan en app som denne endda erstatte en traditionel scanner på nogle måder. Smartphones har meget gode kameraer i disse dage, så du kan scanne nogle dokumenter på denne måde i stedet for at have en omfangsrig scanner tilsluttet din bærbar. Disse apps kan også konvertere et eksisterende dokument eller billede til PDF-format.
En anden enkel måde at hurtigt lave en PDF på er ved at bruge en af mange onlinetjenester, som lader dig uploade dine filer, konvertere og downloade direkte til dit system. Nogle af de pålidelige onlinetjenester, du kan bruge til at konvertere en bestemt fil til PDF, inkluderer Adobe, Lille pdf, iLovePDF, og mange flere. Disse værktøjer lader dig også ofte flette PDF-filer til én eller opdele en enkelt fil i flere.
Der er dog et par ting at huske på. Disse tjenester gemmer muligvis ikke dine filer på deres servere. Derfor anbefaler vi, at du kun går efter denne metode, hvis du ikke har at gøre med følsomme eller fortrolige oplysninger. Nogle af disse online PDF-konverteringswebsteder tilbyder også begrænset support, når det kommer til størrelsen på filen, siderne og evt endda tilføje et vandmærke til den konverterede fil, hvilket betyder, at du muligvis skal betale nogle penge afhængigt af den fil, du vil arbejde med.
Og det er det grundlæggende ved at oprette en PDF-fil baseret på et eksisterende dokument. Den måde, Adobe gerne vil have dig til at gøre det, er selvfølgelig at bruge virksomhedens Acrobat-software, men disse muligheder er for det meste gratis, så de er måske en smule mere praktiske for de fleste.