Efter at have gennemgået seneste softwareopdateringer til visse versioner af Microsoft Excel i sommeren 2017, tildelte Microsoft Track Changes som en ældre funktion. For at gøre det nemmere at bruge, kan du tilføje det til din Hurtig adgangsværktøjslinje for at spore hver fil. Alternativt kan du tilføje Excel-båndet via oprettelsen af en ny gruppe og tilføje det til denne nye gruppe.
Ligesom med Word opdaterede Microsoft sit program med inklusion af en ny co-authoring-funktion i for at muliggøre online deling af projektmapper og ændringshistorik blandt kolleger, jævnaldrende, venner, familie, etc. Delte projektmapper er designet til at give brugere adgang til og redigere sammen, når de har modtaget godkendelse.
Lad os for eksempel sige, at du har bedt nogen om at læse korrektur eller samarbejde om et Excel-projekt med dig. Det er en ret ligetil mekanisme, da Excel praktisk talt giver dig mulighed for at markere stavefejl (og har en stavekontrol), indsætte kommentarer i margenen osv. elektronisk, og relativt magen til et Word-dokument.
Den eneste undtagelse at tage til efterretning er, at Excel vil fremhæve de ændrede celler, mens du i Word vil observere ændringer af ord og sætninger. Der er dog to ting, der skal tages i betragtning, før vi begynder.
Hvis dit Excel-ark indeholder en tabel, nægter funktionen Spor ændringer at fungere i et regneark. For at tillade brugen skal du aktivere "Spor ændringer” på projektbøgerne ved først at vælge den allerede eksisterende tabel og derefter vælge ”Fanen Design" og derefter vælge "Konverter til området." Hvis du har brug for redigeringer fra andre brugere, skal projektmapperne deles på en gensidigt tilgængelig placering.
På grund af det faktum, at versioner er forskellige med hensyn til niveauet af opdateringer, så du muligvis ikke kan se denne funktion på standardbåndet. Men bare rolig. Du skal blot tilføje "Spor ændringer”-knappen til båndmenuen ved at følge nedenstående trin:
- På båndmenuen skal du bruge din mus til at højreklikke stort set hvor som helst og vælge "Tilpas båndet” pop-up mulighed.
- Fra "Tilpas båndet"-dialogskærmen, træk musen til "Vælg kommandoer fra" rute i højre panel: en "rullemenu/liste" skulle vises, hvorfra du skal vælge enten "Alle kommandoer" eller "Kommandoer ikke i båndet" mulighed.
- Fra parallellen "Tilpas båndet” kommando vil du indtaste i en rullemenu. Dette bør i sig selv indstilles til "Hovedfaner” allerede i standardtilstand (dvs. rullelisten, der er placeret nedenunder, skal vise hovedfanerne på forhånd). Efter denne bekræftelse skal du klikke på + skilt ved siden af "Anmeldelse” på listen, fortsæt med at klikke på valget “Ny gruppe” fra under listen. Dette vil resultere i tilføjelse af en ny gruppe til "Anmeldelse” Afsnit.
- Derefter, for at omdøbe denne nyoprettede gruppe, skal du blot højreklikke på "Ny gruppeLinje, skift det til det, du vil kalde det, og du er velkommen til at tilføje et ikon, hvis du ønsker det. For demonstrationens skyld ændrer vi det til "Spor ændringer." (Excel vil af sig selv tilføje en "Brugerdefinerede" mærke efter dit navn, dog kun når det kommer til denne liste.) Hvis du klikker og derefter trækker "XYZ Group", kan du flytte den til et andet område på anmeldelseslisten.
- Når du har fremhævet Track Changes Group, skal du fortsætte med at vælge to kommandoer fra kommandolisten, der er tilgængelig i venstre side:
- “Fremhæv ændringer”
- “Accepter/afvis ændringer”
For at flytte hver af kommandoerne til gruppen skal du klikke på "Tilføje” Knap.
Du vil bemærke, at når New Group nu er på båndet. Dernæst skal du:
- Tryk på "Fremhæv ændringer” kommando.
- “Spor ændringer under redigering” vises, brug musen til at klikke og tjek det. Gentag for "Fremhæv ændringer på skærmen.”
- For at afslutte, klik på "Okay.”
Efter afslutningen af disse opgaver vil hver eneste ændring foretaget i det ønskede Excel-regneark blive sporet og fremhævet via en unik blå kantindikator og i øverste venstre hjørne en lille blå trekant, der vises i den redigerede celler. For yderligere at imødekomme brugervenlighed, tildeler programmet en anden farve for at identificere brug af multi-bruger platform.
Ydermere, hvis du flytter musemarkøren over en allerede redigeret celle, får du adgang til følgende:
- Dato
- Forfatter
- Det tidspunkt, hvor dokumentet blev ændret
- Pop-up oversigt over sporede ændringer, som skal gennemgås, før der accepteres på revisioner foretaget permanent.
Du skal bemærke, at kun den seneste ændring vil blive arkiveret og præsenteret i denne pop-up oversigt.
Nu, efter hver potentiel redaktør/deltager har fuldført deres del, kan du gå videre til at acceptere/afvise foreslåede ændringer af opgaven.
- Klik på "Anmeldelse" fra den øverste del af "Bånd" Menu og klik på "Accepter/Afvis” kommando.
- Når Excel pop-up genbekræfter med "Gem arbejdsbogen" statement-funktion, klik på "Okay.”
- Excel vil markere den oprindeligt redigerede celle og samtidig vise ved siden af denne fremhævning af Vælg ændringer til "Accepter eller afvis" dialog boks.
- Du vil være fortrolig med alle aktuelle ændringer, der er foretaget på den viste liste. Fra førnævnte kan du frit vælge enten den foretrukne redigerede version, eller du kan holde dig til den originale. Vælg hvad der giver mening for dig. Når du har besluttet dig, skal du klikke på "Acceptere” efter at have valgt den bedste version fra listen.
Men hvis du føler, at ingen af de anførte versioner er til din smag, skal du gentage processen, men erstatte ved at klikke på "Afvise" mulighed. Efter beslutning, efter denne kommando, vil markøren automatisk gå videre til den næste redigerede celle for yderligere behandling. - Hvis den ændring, du vælger, skal føre gennem hele regnearket (f.eks. ændres alle og-tegn til et bestemt format), så klik på "Accepter alle”-knappen. Med denne kommando bliver alle de valgte redigeringer rettet og accepteret i det øjeblik.
- Nu vil du måske vende tilbage til at dreje "Spor ændringer”-funktionen slået fra. For at gøre det skal du gå tilbage til "Gennemgangsgruppe", og gå mod "Spor ændringer" gruppe. Klik på "Fremhæv ændringer" og blot fjern markeringen i det tidligere afkrydsede felt mærket "Spor ændringer under redigering...”