Automator Workflow-typer: Forstå forskellene

Velkommen tilbage til endnu en udgave af vores igangværende automatiseringsserie. I løbet af de sidste par uger har jeg skrevet om appen Genveje på iPhone og appen Automator på Mac. I dag vil jeg bygge videre på den serie ved at nedbryde de forskellige Automator-arbejdsgangstyper.

Mærkeligt nok er dette det første indlæg, jeg har skrevet indtil videre, hvor forskning ikke har været meget hjælp. Jeg kan ikke finde noget om dette emne, ikke engang fra Apple. Så meget desto større grund til at skrive dette, så du har informationen ved hånden!

Det er super vigtigt at forstå de forskellige dokumenttyper, der er tilgængelige for dig i Automator. Når alt kommer til alt, er det første, Automator skal gøre, når du opretter en arbejdsgang, at vælge den type arbejdsgang, du vil oprette. Hvis du ikke forstår forskellene mellem dem, så får du svært ved at lave arbejdsgange, der kører som du forventer!

Det her bliver et ret ligetil indlæg. Jeg vil starte med at forklare, hvad jeg mener med "Automator-arbejdsgangstyper", så vil jeg lige gennemgå hver af de tilgængelige muligheder. Jeg vil forklare, hvad hver type er, og hvornår du skal bruge den.

Du kan tænke på dette indlæg som mere som et snydeark end en typisk artikel. Du skal blot bogmærke dette indlæg og vende tilbage til det efter behov.

Okay, lad os komme i gang!

Hvad er de forskellige Automator-arbejdsgangstyper?

Hvis du er ny til Automator, ved du måske ikke, at der er forskellige workflow-typer, eller endda hvad jeg refererer til. Når du først åbner Automator for at oprette en ny arbejdsgang (ikke redigere en eksisterende), vil du blive præsenteret for følgende skærm:

Som du kan se på billedet ovenfor, er der otte muligheder at vælge imellem:

• Workflow
• Ansøgning
• Hurtig handling
• Udskriv plugin
• Mappehandling
• Kalenderalarm
• Billedoptagelse plugin
• Dikteringskommandoer

Hver enkelt skaber en anden slags Automator-rutine. Den, du sandsynligvis er mest bekendt med, er applikationstypen. Men hver enkelt har en rolle, der mere sandsynligt end ikke vil komme til nytte på et tidspunkt.

At forstå, hvad hver enkelt er til, er ikke kun vigtigt for at vælge mellem dem, men det kan også udvide, hvad du troede, Automator var i stand til. For eksempel vidste du måske ikke, at du kan knytte Automator-rutiner til stemmekommandoer. Jeg vil dække, hvordan det virker senere i denne artikel!

Lad os indtil videre komme ind på den første af Automator-arbejdsgangstyperne – arbejdsgange!

Automator arbejdsgangstyper: Arbejdsgange

Den første af Automator-arbejdsgangstyperne er passende workflow.

Arbejdsgange er den mest grundlæggende filtype, du kan oprette i Automator. Alt de gør er at holde et sæt handlinger. Du kan kun køre en arbejdsgang fra Automator. Så det er et selvstændigt sæt handlinger.

Du kan tænke på dette som en Photoshop-fil. Du kan eksportere en Photoshop-fil til en masse forskellige billedtyper, og du kan bruge disse billedtyper på alle mulige måder. Du kan også gemme dit billede som en Photoshop-fil, men hvis du gør det, kan du kun bruge den fil inde i Photoshop.

Med andre ord er arbejdsgange den mest begrænsede af arbejdsgangstyperne. Men det betyder ikke, at de er ubrugelige.

Langt fra det, faktisk! Arbejdsgange kan bruges til at organisere og oprette delmængder af handlinger. For eksempel, hvis du opretter en smart sekvens af trin, kan du gemme dem som en arbejdsgang og derefter bruge dem i andre Automator-rutiner.

En del af det, der gør Workflows nyttige, er, at de er den eneste workflowtype, der kan placeres midt i en anden Automator-rutine som en handling. Du kan gemme en Workflow, derefter oprette en ny rutine og derefter trække og slippe din originale Workflow-fil midt i din nye rutine.

Hvornår skal man bruge Workflows i Automator

Selvom Workflows er en grundlæggende og fleksibel workflow-type, kan du opleve, at du kun bruger dem i sjældne tilfælde.

Det skyldes, at arbejdsgange gøres betydeligt mindre nyttige af den kraft, som de andre Automator-arbejdsgangstyper bringer. Mens de andre typer kan køres i visse situationer, fra kontekstmenuer eller endda med din stemme, er Workflows begrænset til Automator-appen.

Selvom Automator-appen er fantastisk (det er derfor, jeg skriver om den), er målet at bruge så lidt tid på at bruge Automator-appen som muligt, så den kan gøre alt arbejdet for dig. Alene af den grund vil du sandsynligvis undgå at lave Workflows det meste af din tid i Automator.

Efter min mening er der to gange at bruge Workflows.

Den første er ønsker at tilføje en brugerdefineret handling til Automator. Lad os f.eks. sige, at du har ideer til flere Automator-rutiner, der skal have en kopi af hvert telefonnummer på din kontaktliste. Det kræver muligvis lidt scripting samt nogle handlinger.

I stedet for at oprette dette sæt handlinger igen og igen, kan du bare lave en enkelt arbejdsgang og trække den ind i dine fremtidige arbejdsgange. Det kan spare dig for en masse tid og kan også gøre Automator til en mere kraftfuld app.

Det andet scenarie, som jeg ser Workflows være nyttige i, er, når du vil oprette rutiner, der hjælper dig, mens du bruger Automator-appen. For eksempel, hvis du vil have filnavne, mens du bruger Automator, vil det være mindre irriterende at køre en Workflow fra Automator-appen.

Automator workflow typer: Applikationer

Næste på listen over Automator-arbejdsgangstyper er applikationer. Selvom der ikke er noget bevis på dette, så vidt jeg ved, vil jeg antage, at dette er den mest populære workflow-type. Tænk på applikationer som dit brød og smør i Automator.

Programmer giver dig et programikon, som du kan dobbeltklikke på for at køre det. Du kan placere disse ikoner i Finder, på dit skrivebord eller endda i din Dock.

Du kan endda trække-og-slip filer/mapper til disse ikoner for at bruge dem som input til den pågældende arbejdsgang.

For eksempel tager rutinen i ovenstående skærmbillede filer som input. Det vedhæfter derefter disse filer til en e-mail og sender dem til en klient efter mit valg.

Hvornår skal man bruge applikationer

Jeg synes, du skal bruge applikationer hele tiden i Automator. Hvis du ikke ved, hvilken type du skal vælge, skal du vælge Programmer på listen over Automator-arbejdsgangstyper.

De er alsidige, ligetil og nemme at holde styr på. Hvis du beslutter dig for, at du ikke vil have dem længere, kan du trække dem i papirkurven. Hvis du vil redigere dem, kan du åbne dem i Automator.

Du kan placere applikationsarbejdsgange ud for relevant indhold. For eksempel er min fakturaapplikation i mappen, hvor jeg opbevarer mine fakturaer. Let!

Du kan også kopiere og indsætte applikationsarbejdsgange, hvor du vil. Så hvis jeg ville, kunne jeg bruge forskellige fakturamapper til hver af mine klienter og bare kopiere/indsætte det applikationsikon i hver af disse mapper.

Den eneste ulempe ved applikationer er, at de ikke er så specifikke som andre workflow-typer. Du kan ikke få adgang til dem fra højrekliksmenuen, de kan ikke køre på egen hånd, de kan ikke synkronisere med din kalender osv. Så jeg ville undgå dem, når der er en anden type, der bedre passer til dine behov.

Ellers er de en stor standard!

Automator workflow typer: Hurtige handlinger

Den tredje workflowtype, vi skal dække, er Quick Actions. Hurtige handlinger var min favorit blandt Automator-arbejdsgangstyperne, og de er stadig højt oppe. Jeg har sandsynligvis oprettet flere hurtige handlinger end nogen anden workflow-type.

Hurtige handlinger er arbejdsgange, der kan køres fra højrekliksmenuen. De vises, hver gang du højreklikker på en fil, mappe, billede eller tekstvalg.

Generelt vil de bruge det, du har højreklikket som input til arbejdsgangen. Så hvis du højreklikker på et billede, vil det billede blive overført til Quick Action. Du kan oprette hurtige handlinger, der ikke gør dette, selvom denne funktion er en del af det, der gør hurtige handlinger så kraftfulde.

Selvom hurtige handlinger kan være lidt mere begrænsede end nogle af de andre typer, er de utrolig praktiske. I stedet for at automatisere processer på din Mac, tænker jeg på Quick Actions som en måde at tilføje nye funktioner til din Mac.

Kunne du tænke dig at højreklikke på et billede og skalere det ned med 50 %? Nu kan du!

Vil du konvertere mellem filtyper uden at skulle åbne nogen programmer? Brug blot en hurtig handling!

Vil du skifte mellem tapeter uden at skulle gennem dine indstillinger? Bare højreklik hvor som helst!

Hvornår skal du bruge hurtige handlinger

Som jeg lige har udforsket kort, vil du gerne bruge hurtige handlinger i kontekstuelle situationer. Med det mener jeg, at disse Automator-arbejdsgangstyper fungerer bedst, når de anvendes situationelt.

Det er rutiner, som du ikke kommer til at bruge hele tiden. Men når du vil bruge dem, vil du have dem let tilgængelige.

Det skyldes, at hurtige handlinger er tilgængelige via højrekliksmenuen. Og ligesom alt andet i højrekliksmenuen, bør de implementeres med kontekst i tankerne. Højrekliksmenuens sekundære navn er trods alt "kontekstmenuen".

Du kan tænke på hurtige handlinger som at "gøre noget" med filer og mapper på din computer. Vil du ændre den filtype? Eller ændre det dokument? Eller omorganisere den mappe? Så vil du sandsynligvis gøre det ved at højreklikke i stedet for at lede efter et ikon til at dobbeltklikke på.

Du tror måske, at kortlægning af alle dine arbejdsgange til hurtige handlinger er vejen at gå. Jeg kan se, hvorfor din hjerne kan gå derhen. Dette kan dog føre til en rodet og forvirrende højrekliksmenu.

Hurtige handlinger er også sværere at redigere og slette end applikationer eller arbejdsgange. Det er fordi du ikke har en fil eller et ikon, som du nemt kan finde og justere. Filerne til hurtige handlinger er begravet i skjulte mapper på din Mac. Det er ikke meningen, at du skal redigere og justere dem, efter de er oprettet.

Af alle disse grunde er Quick Actions bedst egnet til netop det: Hurtige handlinger! Korte et- eller to-trins rutiner, som du ønsker nem adgang til. Og det er det!

Automator workflow typer: Print Plugins

Det næste punkt på vores liste over Automator-arbejdsgangstyper er et, som jeg ganske vist ikke har brugt før. Jeg udskriver ikke ting ret tit, og jeg ejer heller ikke en printer. De er for meget besvær! Så følgende information vil være en brugt oplevelse.

Print Plugins er arbejdsgange, som du kører fra udskriftsdialogboksen. Det er den boks, der vises, når du forsøger at udskrive et dokument. Det har muligheder som at vælge, hvor mange kopier der skal udskrives og at vælge mellem sort og hvid eller farve.

Hvis det lyder lidt ubrugeligt, er det fordi det er det. Efter min mening i hvert fald. Medmindre du arbejder på et kontor, hvor du udskriver ting hele dagen, virker dette som et mærkeligt valg for Automator.

Alligevel har du adgang til hele rækken af ​​Automator-handlinger. Du kan gøre ting, der ikke er relateret til udskrivning, hvis du vil. Og du får heller ikke adgang til særlige muligheder for udskrivning.

Den eneste unikke funktion, som Print Plugins har, er, at de sender dokumenterne i udskriftsdialogboksen til Automator som PDF-input.

Så hvis du vil gøre noget som at gemme alle dine udskrevne dokumenter i en bestemt mappe på din Mac, konverter dem til billeder, eller tilføj en ekstra side til slutningen af ​​et dokument, før du udskriver det, dette er til du.

Hvornår skal du bruge Print Plugins

Print Plugins er efter min mening de mest begrænsede af Automator-arbejdsgangstyperne. Hvis du ikke udskriver ting ret ofte, vil du sandsynligvis aldrig have brug for eller nogensinde vil oprette en arbejdsgang med denne type. Så hvis du har svært ved at tænke på, hvorfor du gerne vil bruge denne type, så behøver du sandsynligvis ikke bruge den.

På den anden side, hvis du er en person, der allerede får et par ideer til denne type workflow, så er du sandsynligvis målbrugeren.

Specifikt tror jeg, at målbrugeren for denne type workflow er en person, der udskriver dokumenter ofte. Og hvis du er den person, så har du sikkert flere gentagne udskrivningsopgaver, du kan automatisere. Når alt kommer til alt, er udskrivning allerede en ret kedelig og næsten selvstændig proces.

Der er ikke meget andet at sige her! Brug Print Plugins, når du vil oprette print-relaterede arbejdsgange. Ellers skal du vælge noget andet.

Automator-arbejdsgangstyper: Mappehandlinger

Contrast Print Plugins er en af ​​de Automator-arbejdsgangstyper, som jeg bruger mest. Mappehandlinger er super nyttige til alle mulige ting, selvom det tog mig et stykke tid at finde ud af dem.

Denne workflow-type er virkelig automatiseret. Den kører i baggrunden, så du kører den aldrig manuelt.

I stedet vedhæfter du mappehandlinger til en mappe efter eget valg. Hver gang nye mapper eller filer føjes til den pågældende mappe, vil de vedhæftede mappehandlinger køre.

Dette vil ikke kun få mappehandlinger til at køre, men de vil også bruge de tilføjede filer/mapper som input.

For eksempel har jeg en mappehandling, der automatisk skalerer ned alle billeder på mit skrivebord, der er større end 5 MB. Så hver gang jeg tilføjer billeder til mit skrivebord, der er større end den filstørrelse, bliver de automatisk krympet. Jeg skal ikke gøre noget for at få dette til at ske.

Hvornår skal man bruge mappehandlinger

Der er to situationer, hvor mappehandlinger er det bedste valg blandt Automator-arbejdsgangstyperne.

Den første er mere indlysende. Hvis du vil automatisere bestemte handlinger i en mappe, vil du bruge mappehandlinger! Dette inkluderer ting som:

• Automatisk omdøbning af filer inde i en bestemt mappe
• Oprettelse af en ny mappe i en anden mappe hver måned
• Ændring af alle filer i en mappe, der opfylder visse kriterier
• Sletning af filer i en mappe efter to måneder
• etc.

Det andet scenarie er lidt indirekte. Det er til, når du vil oprette en fuldautomatisk rutine.

Mappehandlinger er unikke ved, at de er en af ​​de eneste Automator-arbejdsgange, der virkelig er autonome. De har ikke brug for dig for at få dem til at løbe. Du behøver ikke at huske eller gøre noget. De virker bare.

Dette giver dig mulighed for at skabe nogle ret komplekse Automator-arbejdsgange, der kører i baggrunden på din maskine. Det kræver lidt kreativitet, men der er unikke muligheder for denne type workflow.

Automator arbejdsgangstyper: Kalenderalarmer

Det bringer os til Kalenderalarmer. Kalenderalarmer er arbejdsgange, der føjes til din Apple-kalender.

Det tog mig et stykke tid at finde ud af præcis, hvordan disse virkede. Jeg var ikke sikker på, om de var knyttet til dine kalenderbegivenheder, var handlinger, som du kunne udføre på kalenderbegivenheder, eller om de kørte til tiden efter dit valg.

Svaret endte med at blive den sidste mulighed! Når du opretter en kalenderalarm, føjes den til din kalender på det tidspunkt, du oprettede den. For at se den skal du åbne Kalender-appen på Mac.

Når du har besluttet, hvad denne kalenderalarm skal gøre, kan du derefter beslutte, hvornår den skal gøre det. Du kan gøre dette ved at manipulere det, ligesom du ville gøre med enhver anden kalenderbegivenhed. Træk det rundt, skift dato og klokkeslæt, vælg, hvor længe det skal vare, indstil, hvor ofte du vil have det gentaget (hvis du vil have det gentaget) og mere.

Hvornår skal du bruge kalenderalarmer

Kalenderalarmer er gode, når du vil oprette rutiner, der skal køre hver dag, uge, måned eller år.

Går tilbage til mit fakturaeksempel, kunne jeg oprette en kalenderalarm, der sender mine fakturaer til mig hver uge. Jeg kunne også oprette en anden kalenderalarm, der laver en ny faktura til mig i starten af ​​hver uge, hvis jeg vidste, hvordan man skriver manuskriptet til det.

Du kan også bruge kalenderalarmer til at gøre ting som at lukke og åbne bestemte apps på bestemte tidspunkter. For eksempel kan du åbne Slack, mens du arbejder og lukke den, når du er færdig uden at skulle interagere med den.

En anden situation, hvor kalenderalarmer bliver nyttige, er, når du vil indstille automatiseringer omkring ikke-gentagne kalenderbegivenheder. Måske har du en aftale på vej, en præsentation på arbejdet eller planer for næste weekend. Du kan oprette en automatisering, der sender dig og begivenhedsdeltagere en notifikation, tilføjer noget til dine noter og så videre.

Automator workflow typer: Image Capture Plugins

I de tre år, hvor jeg har været Mac-bruger og -skribent, har jeg aldrig stødt på Image Capture, endsige Image Capture Plugins. Så også for denne, vil jeg gerne gøre det klart, at jeg ikke har haft meget erfaring med denne type workflow.

For dem, der (som mig) ikke er opmærksomme på Image Capture, er det en funktion på Mac, der vises, når du flytter billeder til din Mac fra en enhed. Det betyder, at du har tilsluttet et kamera direkte til din Mac og flytter filer fra det til din Mac. Det kan være et bogstaveligt kamera såvel som en iPhone eller iPad.

I lighed med Print Plugins er Image Capture Plugins automatiseringer, der kun er tilgængelige i Image Capture-dialogboksen. De er meget specifikke.

Men hvis du importerer billeder til din Mac ofte, vil du sandsynligvis sparke dig selv over, at du ikke vidste om dette.

Du kan bruge Image Capture Plugins til automatisk at omdøbe billeder, når du importerer dem, konverterer dem til en forskellige billedtyper, beskære dem, ændre størrelse på dem, anvende filtre på dem, flytte dem til bestemte mapper og meget mere.

På trods af at jeg er så niche, kan jeg se Image Capture Plugins være en af ​​de mest nyttige Automator-arbejdsgangstyper. For fotografer kunne dette være en gave fra Gud.

Hvornår skal man bruge Image Capture Plugins

Igen, der er ikke meget at sige her. Det er ret klart, hvornår man skal bruge Image Capture Plugins over andre Automator-arbejdsgangstyper.

Det bedste tidspunkt at bruge Image Capture Plugins er, når du vil automatisere en del af din rutine, når du bruger Image Capture. Hvis du finder dig selv ved at omdøbe filer konstant, beskære bestemte billeder hele tiden eller organisere de filer, du importerer, kan du sandsynligvis fremskynde alt dette med Image Capture Plugins.

Ellers bør du ikke bruge Image Capture Plugins!

Automator-arbejdsgangstyper: Dikteringskommandoer

Den sidste af Automator-arbejdsgangstyperne er dikteringskommandoer. Vi har henvist til disse i hele dette indlæg, og vi er endelig nået frem til dem.

Dikteringskommandoer er arbejdsgange, der kører, når du siger deres nøglesætning i din Macs dikteringsfunktion. For at aktivere denne funktion skal du trykke på fn nøgle to gange. Godkend de dialogbokse, der vises, og tal derefter til din Mac.

Når du opretter en diktatkommando, kan du vælge en nøglesætning øverst i editoren.

Hvis du taler den nøglesætning efter aktivering af diktering, vil det udløse den arbejdsgang, du knytter til den sætning.

Ud over det er der ingen forskel mellem dikteringskommandoer og andre Automator-arbejdsgangstyper. Det er aktiveringen, der er tydelig.

Hvornår skal du bruge dikteringskommandoer

Der er et par grunde til, at du måske ønsker at bruge dikteringskommandoer i stedet for mere almindelige Automator-arbejdsgangstyper som hurtige handlinger og applikationer.

Den første er den cool faktor. Du kan konfigurere en sjov diktatkommando og derefter køre den senere foran dine venner for at imponere dem.

For eksempel kan du kortlægge denne Terminal-kommando, som spiller Star Wars i Terminal-appen, til en dikteringskommando. Så kan du for at imponere dine venner sige: "Computer, spil Star Wars Episode IV".

Du kunne også bruge denne Terminal-kommando at have en samtale med din Mac. Indstil bare en nøglesætning som "Hvordan har du det med computeren?" Få derefter et automatisk svar til at sige: "Helt fint, og dig selv bruger?"

Hvis du spørger dig selv: "Hvorfor vil nogen gøre det?" du er muligvis på den forkerte blog.

En anden anvendelse af dikteringskommandoer er at tilføje stemmekommandoer, som Siri endnu ikke har. For at være klar, kan du ikke køre dikteringskommandoer fra Siri. Men da Siri og Diktering aktiveres på lignende måder, kan du nærme dig Dikteringskommandoer fra en lignende tankegang.

Endelig kan dikteringskommandoer bruges til tilgængelighedsformål. Hvis du eller en du kender er afhængig af stemmekommandoer for at bruge deres Mac, kan dette være ekstremt kraftfuldt for denne person.

Brug Automator-arbejdsgangstyper til at ændre den måde, du bruger din Mac på

Og det er det! Det er de otte forskellige Automator-arbejdsgangstyper og de forskellige situationer, de bedst bruges i. Ved at vælge og kombinere dem på kreative måder kan du maksimere din produktivitet på Mac.

Som nævnt har jeg dækket og vil fortsætte med at dække flere tips, tricks og guider til brug af Automator- og Genvejsapps på Mac og iPhone i løbet af de næste par uger. Så sørg for at tune ind AppleToolBox-bloggen for de indlæg!

Vi nærmer os også august og september, hvilket betyder, at iPhone 13-rygter er ved at begynde at strømme ind. Sørg for at tilmelde dig vores nyhedsbrev for at få de seneste nyheder om alt det!

Vi ses!