Sådan arkiveres og sikkerhedskopieres e-mails på din Mac

Ingen kan lide en rodet indbakke. Men der er ingen grund til at opbevare gamle e-mails i din indbakke, bare fordi du er bange for at slette dem. Mail-appen på din Mac – ligesom de fleste populære e-mail-apps – lader dig arkivere e-mails for at skjule dem fra din indbakke uden at miste dem for altid.

Hvis din indbakke trænger til en forårsrengøring, og du er bekymret for at slette noget vigtigt, kan du finde ud af, hvordan du arkiverer dine e-mails nedenfor. Vi viser dig også, hvordan du sikkerhedskopierer e-mails lokalt, så du ikke mister dem, selvom du sletter din e-mail-konto.

Relaterede:

• Mail virker ikke i macOS Catalina, sådan rettes
• Downloader Mail App altid på Mac? Sådan rettes
• Hvor gemmes arkiverede meddelelser i Mail på macOS?
• 21 Apple Mail-tip og -tricks, du måske ikke har kendt til iOS og macOS

Hvad betyder arkivering i Mail-appen?

Vi ved alle, hvad der sker, når du sletter en e-mail: den besked flyttes til papirkurven, inden den forsvinder for evigt kort tid senere.

I modsætning hertil, når du arkiverer en e-mail på din Mac, flyttes den til en separat mappe, men bliver aldrig slettet. Du kan til enhver tid se alle dine arkiverede e-mails ved at browse gennem arkivmappen. De bliver i den mappe, indtil du vælger at slette dem.

Endnu mere bekvemt kan du søg efter beskeder i Mail-appen og den søger automatisk i dine arkiverede e-mails såvel som i din indbakke.

Tænk på at arkivere en e-mail som at opbevare den i et arkivskab. Du behøver aldrig at se på det igen, men du ved, at du har det, hvis du har brug for det.

Det er en god idé at arkivere fakturaer, reservationsbekræftelser, kundesupport-e-mails og andre officielle dokumenter, som du måske skal henvise til igen i fremtiden.

Sådan arkiveres e-mails i Mail-appen

Det er nemt at arkivere e-mails i macOS Mail-appen. Vælg blot en e-mail i din indbakke og klik på Arkiv ikonet over meddelelseseksemplet, ligner det en opbevaringsboks.

Hvis din Mac har en Touch Bar over tastaturet, kan du også trykke på Arkiv ikon, der vises på Touch Bar, når du vælger en e-mail.

Alternativt kan du styre-klik på en e-mail og vælge Arkiv fra pop op-menuen.

Du kan også vælge en e-mail og gå til Besked > Arkiv fra menulinjen.

Eller for superbrugere derude, vælg en e-mail og tryk på Ctrl + Cmd + A for øjeblikkeligt at arkivere det.

Arkiver meddelelser som standard

Hvis du vil stryge henover meddelelser for at arkivere dem, skal du indstille det som standardhandlingen for at kassere e-mails. For at gøre dette skal du starte Post app og gå til Mail > Præferencer fra menulinjen. Gå til Visning fanen, og indstil derefter Flyt kasserede beskeder linje til Arkiv.

Nu kan du stryge til venstre med to fingre hen over e-mails for hurtigt at arkivere dem.

Indstilling af Arkiv som standardhandling betyder også, at du kan arkivere e-mails direkte fra en meddelelse på din Mac. For at gøre det, klik Indstillinger > Arkiver når en mail-advarsel vises i øverste højre hjørne.

Hvis du ikke kan se denne mulighed, skal du gå til Systemindstillinger > Meddelelser og sørg for Advarsler er tændt for Post.

Sådan finder du arkiverede e-mails i Mail-appen

Den største fordel ved at arkivere e-mails i stedet for at slette dem er, at de er nemme at finde, hvis du nogensinde får brug for dem i fremtiden. Der er flere måder at finde arkiverede e-mails på din Mac hvis du har brug for dem.

Når du arkiverer en e-mail i macOS, opretter Mail-appen en arkiveret mappe på din e-mail-konto. Hver anden e-mail, du vælger at arkivere fra den konto, går også ind i denne mappe.

Mail opretter separate arkivmapper for hver af dine e-mail-konti. Men du kan også se alle dine arkiverede e-mails fra hver konto på samme tid i mappen Alle arkiver.

Den hurtigste måde at finde en arkiveret e-mail på er at søge efter den ved hjælp af forstørrelsesglas ikonet i øverste højre hjørne af Mail-appen.

Listen over resultater viser, hvor hver e-mail er placeret og inkluderer e-mails fra dine arkivmapper, hvis nogen af ​​dem matcher søgetermerne.

Alternativt kan du tilføje arkivmapperne til din sidebjælke og rulle igennem dem manuelt for at finde en e-mail.

Hvis du ikke kan se en arkivmappe i sidebjælken, skal du klikke på Tilføje knappen ved siden af Favoritter. Vælg derefter at tilføje Alt Arkiv fra listen over postkasser i rullemenuen, og klik Okay.

Klik nu Alt Arkiv i sidebjælken for at se alle dine arkiverede e-mails.

Hvis du slet ikke kan se sidebjælken, skal du trykke på Shift + Cmd + M at afsløre det.

Sådan sikkerhedskopieres dine e-mails på en Mac

Når du bruger Mail til at arkivere e-mails på din Mac, gemmes disse e-mails stadig på din e-mail-udbyders servere. Det betyder, at du mister alle dine arkiverede e-mails, hvis du sletter din e-mail-konto eller glemmer din adgangskode.

Dette sker selvfølgelig ikke ret tit. Men hvis du vil sikre dig, at du aldrig mister dine arkiverede e-mails, bør du også oprette en lokal sikkerhedskopi af dem.

Dette er nemt at gøre ved at eksportere Arkiv-postkassen fra Mail-appen.

For at gøre det skal du åbne Post og kontrol-klik på Arkiv eller Alt Arkiv postkasse i sidebjælken, og vælg derefter at Eksporter postkasse.

Vælg en destination at gemme dine eksporterede arkiv-e-mails til. Afhængigt af hvor mange e-mails du har arkiveret gennem årene – og hvor mange store vedhæftede filer der er – kan din eksporterede postkasse optage en del plads på din Mac.

Eksport af en postkasse på denne måde sletter ikke nogen beskeder fra din e-mail-konto, det opretter kun en lokal kopi af disse e-mails på din Mac.

Du bør eksportere din postkasse regelmæssigt for at holde en opdateret sikkerhedskopi af dine arkiverede e-mails.

Få endnu flere tips til brug af Mail på en Mac

Arkivering af e-mails på din Mac er en fantastisk måde at rydde op i din Mail-indbakke uden at miste adgangen til vigtige beskeder. Men arkivering af e-mails er kun én måde at forbedre den måde, du bruger Mail på på din Mac.

Tjek vores liste over Mail tips og tricks for at lære mere nyttige ting, såsom hvordan du tilpasser værktøjslinjen, reducerer antallet af meddelelser, du modtager, eller introducerer smarte regler for at få din postkasse til at organisere sig selv.