Spor og sorter ubesvarede e-mails på din Mac og øg produktiviteten

Hvis du ikke kun modtager tonsvis af e-mails hver dag, men også svarer på, videresender og sender endnu flere, så kan det virkelig være svært at følge med. Inspireret af en diskussion i Apple Support-forum, besluttede vi at hjælpe dem, der falder i denne situation.

Ved at holde styr på e-mails, som du stadig mangler at besvare, og nemt kunne sortere dem, kan du øge din produktivitet dobbelt. Og med den fleksibilitet, vi viser dig, kan du hurtigt finde de e-mails, der venter på dine svar.

Relaterede:

• 21 Apple Mail-tip og tricks, du måske ikke kendte til iOS og macOS
• Sådan tilføjer og bruger du foretrukne emojis og symboler i Mail på Mac
• Alt nyt i Mail til macOS Catalina

Opret en smart postkasse

Smart Mailboxes er praktiske værktøjer til automatisk at flytte beskeder. Mens e-mails forbliver på deres oprindelige placering, vises de også i en specifik postkasse, som du opretter ved hjælp af kriterier; lidt ligesom postregler.

For at se, hvilke e-mails du ikke har besvaret, alt sammen på ét sted, se her, hvordan du opsætter den smarte postkasse i Mail-appen på din Mac.

1. Klik Postkasse > Ny smart postkasse fra menulinjen.
2. I pop op-vinduet, navngiv din postkasse med noget som "ubesvarede e-mails" eller hvad du nu kan lide.
3. For Indeholder meddelelser, der matcher [enhver/alle] af følgende betingelse, vælg alle.
4. I kriterieafsnittet skal du klikke på den første rullemenu og vælge Beskeden blev ikke besvaret.
5. Markér eventuelt boksene for Inkluder beskeder fra papirkurven og fra Sendt.
6. Klik Okay.

Du kan teste dette, hvis du vil. Send dig selv en e-mail, og den skulle dukke op i din nye Smart Mailbox. Svar på det, og det skulle forsvinde fra den postkasse. (Du skal muligvis give det et par sekunder for at forsvinde.)

Sorter e-mails i din Smart Mailbox

De smarte postkasser fungerer ligesom de andre, du bruger i Mail-appen. Så hvis du bruger det klassiske layout til Mail, kan du sortere ved hjælp af kolonnerne. Dette gør det nemt at sortere ved at klikke på Dato Modtaget header og se de mest aktuelle e-mails øverst.

Hvis du bruger standardlayoutet i Mail-appen, kan du stadig sortere hurtigt ved hjælp af et par metoder.

Først og nemmest skal du klikke på kolonneoverskriften til din meddelelsesliste og vælge Dato og Nyeste besked øverst. Alternativt kan du klikke Udsigt > Sorter efter og vælg Dato og Nyeste besked øverst derfra.

Rediger din Smart Mailbox

Endnu et tip, du kan bruge med den smarte postkasse, du opretter, er at gøre den endnu smartere! Måske vil du gerne se alle disse ubesvarede e-mails fra i dag, i går eller denne uge. Det tager kun et minut at redigere din Smart Mailbox.

1. Vælg din Smart Mailbox, og klik enten Postkasse > Rediger Smart Mailbox fra menulinjen eller Højreklik det og vælg Rediger Smart Mailbox fra kontekstmenuen.
2. Klik på i kriteriefeltet plustegn knap helt til højre for at tilføje endnu et filter.
3. For den første rullemenu skal du vælge Dato Modtaget og for den anden, vælg dato eller interval du gerne vil bruge. Du kan vælge mellem muligheder som i dag eller denne uge, er præcis eller er mellem, og er før datoen eller er efter datoen. Disse valg giver dig stor fleksibilitet.
4. Når du er færdig, klik Okay.

Ligesom når du oprindeligt opretter Smart Mailbox med ovenstående trin, kan du køre en hurtig test.

Du kan oprette eller redigere smarte postkasser for at inkludere alle mulige kriterier som dette. Så hvis du har en chance, så se mulighederne igennem, hvis du ser yderligere filtre, der skal inkluderes. Og hvis det er muligt, så kør en test og match disse kriterier for at se, om alt fungerer, som du forventer.

Er du klar til at øge din produktivitet?

At lade e-mails forblive ubesvarede, som ikke burde, kan forårsage mange problemer, især for dit job. Så hvis du finder denne tutorial nyttig og noget du vil bruge, så lad os det vide i kommentarerne nedenfor!