Når du arbejder på et dokument med et team, vil filen gennemgå forskellige udkast. Men hvad nu hvis du kunne lide et tidligere udkast? Hvis du lige har erstattet den gamle tekst med ny tekst og ikke har gemt et udkast til den specifikke version, kan du betragte det som tabt. Men det behøver ikke at være sådan, takket være Google Docs.
En af mange nyttige muligheder, som Google Docs har, er at se de forskellige versioner af s dokument. På den måde, hvis du stadig kan lide, hvordan en tidligere kladde blev oprettet, kan du stadig gendanne den. Her er to måder, du kan se forskellige versioner af din Google Docs-fil på.
Sådan bruger du forslagstilstand til at se redigeringer
Med Suggesting Mode kan du se alle de redigeringer, dit team har lavet i en anden farve, så du nemmere kan se forskel. Du vil også se en opsummeret version af ændringerne på siden, og du kan enten acceptere eller afvise en foreslået ændring.
For at komme i gang skal du klikke på blyantikonet øverst til højre og vælge indstillingen Foreslå.
Når du har valgt denne mulighed, vil du se en kort besked, der fortæller dig, at den foreslåede indstilling er blevet aktiveret. Hvis du nogensinde vil skifte til en anden mulighed, skal du klikke på den grønne blyant. Denne mulighed giver dig mulighed for at gøre netop det, foreslår. Al den tekst, du tilføjer, ændrer ikke den originale version. Hvis du nogensinde vil ændre et forslag, skal du blot klikke på og markøren begynder at blinke.
Sådan gennemgår du redigeringsforslag i Google Docs
Når slutningen af dagen er kommet, er det tid til at gennemgå disse forslag. Klik på Fanen Værktøjer øverst og klik på Gennemgå forslag. Du vil se muligheder for enten at acceptere eller afvise forslagene. Du vil ikke se en liste over forslag der; Google Docs vil fremhæve direkte på dokumentet, hvor forslaget er.
Du kan flytte gennem den foreslåede redigering ved at klikke på op- og ned-pilene. Du ved, at du er det, da Google Docs vil fremhæve den, du er på. Ved at vælge Forhåndsvisning Accepter alle, vil du se alle de foreslåede redigeringer i dokumentet, og alt du skal gøre for at acceptere dem alle er at klikke på den store blå Accepter alle-knap.
Når du vælger indstillingen Forhåndsvisning afvis alle, forsvinder alle forslagene fra dokumentet. For at afslutte skal du blot klikke på knappen Afvis alle. Hvis du allerede har accepteret eller afvist forslagene, men fortryder at gøre det, kan du gå tilbage ved at klikke på tilbagepilen for at foretage nye ændringer.
Versionshistorik
Du kan også se forskellige versioner af din fil ved at gå til:
- Fil
- Versionshistorik
- Se Versionshistorik
Til højre kan du se alle de forskellige versioner af filen. Klik på prikkerne, og du kan navngive den specifikke version eller lave en kopi af den. Du vil også se ting såsom dato og klokkeslæt for sidste redigering. Her finder du muligheden for at gendanne denne version, men du vil også se den i en stor blå knap øverst.
Du vil også se navnene på alle dem, der har redigeret filen på en bestemt dato. Ved at aktivere Vis kun navngivne versioner kan du hurtigt finde versioner, du har navngivet. Alle de andre vil blive fjernet, men vil ikke blive slettet.
For at kommentere et forslag, du har lavet, skal du fremhæve den tekst, du vil kommentere, og klikke på kommentarindstillingen. Det bliver den sidste på listen. Til foretage ændringer i din kommentar, klik på prikkerne til højre og vælg Rediger. Du kan også linke til denne kommentar og slette den, hvis du ombestemmer dig, så længe du er der.
For at besvare en kommentar fra en holdkammerat skal du klikke på kommentaren. Indtast din tekst, og klik på knappen Svar eller Løs. Når du er klar til at downloade din fil ved at gå til Fil > Download, kan du vælge mellem et stort udvalg af formater.
Du kan vælge mellem:
- Ord
- OpenDocument-format
- Rick tekstformat
- Simpel tekst
- hjemmeside
- EPUB
Android
For at gøre det tidligere nævnte, men på din Android-enhed, skal du få adgang til forskellige muligheder. Tryk på for at foreslå en redigering og se de to versioner blyant nederst til højre, men før du begynder at skrive, skal du trykke på prikkerne øverst til højre og vælge Foreslå ændringer mulighed.
Ligesom på skrivebordet vil alt, hvad du foreslår, være i en anden farve.
Sådan kommenterer du en Google Docs-fil – Android
Hvis du har noget at sige, så sig det. Du kan kommentere på Google Docs-filen på din Android-enhed ved at trykke længe på n det ord eller den sætning, du vil kommentere, efterfulgt af prikkerne. Du bør nu se indstillingen Tilføj kommentar.
Du ved, hvor din kommentar er, da den bliver fremhævet. Til se din kommentar og andre, tryk på den. Vælg Se kommentar, og du skal se, hvad du har skrevet. Du kan redigere, slette eller få et delbart link til kommentaren ved at trykke på prikkerne. Hvis problemet bag kommentaren er blevet behandlet, kan du trykke på Løs-indstillingen for at få det til at forsvinde.
Hvis du ved et uheld trykkede på løsningsmuligheden, vil du se (i et par sekunder) fortryd-indstillingen. Tryk på den for at genåbne kommentaren. Du bør se en besked i nærheden af kommentaren, at den er blevet åbnet af dig. For at se andre kommentarer skal du trykke på pilene for at gå frem og tilbage.
Sørg for, at du er sikker på det forslag, du vil komme med, da forfatteren eller forfatterne vil modtage en e-mail-meddelelse for hvert forslag. Selvom du ombestemmer dig, forstår de det stadig. Hvis du er forfatteren, og du ikke ønsker at modtage en notifikation for hvert lille forslag, kan du slå det fra ved at gå til Google Drevs indstilling ved at:
- Går til Indstillinger
- Meddelelser
- Fjern markeringen i feltet for begge muligheder
Sådan deler du et Google Docs-dokument
Du troede, du havde alt ved at redigere dokumentet, og husker, at du glemte at tilføje nogen. For at dele din Google Docs-fil skal du klikke på den blå Del-knap øverst til højre.
Klik, hvor der står Tilføj personer og grupper, og tilføj din kontakt. Husk at give denne kontakt redigeringstilladelser ved at klikke på rullemenuen til højre. Sørg for at vælge redigeringsmuligheden.
Sådan ændres redigeringstilladelser på Google Docs
Hvis nogen har fortjent at blive fjernet fra et dokument, kan du klikke på del-knappen. Under muligheden for at tilføje nogen, vil du se alle de brugere, du allerede har tilføjet.
Til højre ser du en rullemenu, hvor du kan vælge en anden mulighed.
Du har også mulighed for et link, hvor alle med linket kan få adgang til filen eller kun personer, du har tilføjet. Du vil se muligheder for at ændre denne indstilling eller kopiere linket for at dele. Ved at klikke på tandhjulet kan du ændre indstillinger som:
- Redaktører kan ændre tilladelser og dele.
- Seere og kommentatorer kan se muligheden for at downloade, udskrive og kopiere.
Konklusion
Ved at se ændringerne går filen igennem, du kan se om ændringerne har forbedret dokumentet. Kommentarer kan også være konstruktive til at forbedre en fil, og du ved nu, hvordan du kan tilføje dem eller ændre dem. Arbejder du ofte sammen med andre om dokumenter på Google Docs eller sjældent? Del dine tanker i kommentarerne nedenfor, og glem ikke at dele artiklen med andre på sociale medier.