Bei so vielen digitalen Informationen, die auf Ihren Geräten ein- und ausgehen, kann die Verwaltung elektronischer Dateien eine ziemliche Aufgabe sein. Diese Dateien bewegen sich nonstop und oft in Eile von einem Ort zum anderen. Es ist gut, dass die Technologie diese Probleme eingeholt hat.
Dateiorganisation 101
Die Technologie macht das Teilen, Speichern und Abrufen effizienter und unkomplizierter. Ein nahtloser Zugriff auf die benötigten Dateien ist nun möglich. In diesem Artikel werden einige wichtige Tipps zur Verbesserung Ihrer Dateiverwaltungseffizienz erörtert und Sie beim Sortieren der Dinge angeleitet.
1. Improvisieren Sie Ihren Dateifreigabeprozess
Wenn Sie von effizienter Dateiorganisation sprechen, meinen Sie nicht nur Speicher. Am besten besprechen Sie, wie Sie diese Dokumente handhaben, senden oder mit Abteilungsmitgliedern teilen.
Zum einen ist das Faxen eine Standardmethode für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die jeder in der Unternehmenswelt täglich einsetzt. Finanz-, Rechts- und Regierungsinstitutionen nutzen dies in der Regel als eines der Kommunikationsmittel. Was ist, wenn es eine Möglichkeit gibt, sein Potenzial zu maximieren und gleichzeitig die Dateifreigabe zu einem effizienten Prozess zu machen, wie zum Beispiel Faxen ohne Faxgerät? Würde es nicht helfen, die Dinge in Ihrem Büro zu organisieren?
Wenn der Filesharing-Prozess innerhalb des Arbeitsplatzes stattfindet, können Sie einen Fileserver oder ein Filesharing-Netzwerk aufbauen. Es würde Leuten helfen, die Zugriff haben, um ihre Dateien abzurufen.
2. Dokumente an einem einzigen Ort speichern
Das Thema Aktenorganisation beschäftigt Unternehmen schon lange. Dies ist ein wachsendes Problem bei Unternehmen, da viele ihrer elektronischen Dateien während der Speicherung und Übertragung häufig verlegt werden. Dieses Problem verkompliziert die Situation weiter, da Unternehmen dazu neigen, viele Dateien mit Kollegen zu teilen.
Um dies zu bekämpfen, schlagen Experten vor, einen einzigen Stammordner zu erstellen, um einen einfachen Zugriff auf die Dateien zu ermöglichen, die Sie abrufen möchten. Speichern Sie bei dieser Methode alle Ihre Arbeitsdateien in einem Ordner. Für PC-Benutzer ist die Standardeinstellung Eigene Dokumente.
In einer freigegebenen Umgebung können Sie auch einen Ordner für freigegebene Dokumente erstellen. Beide Verfahren ermöglichen Ihren Kollegen, wichtige Dateien von Anfang an zu finden. Darüber hinaus ebnet dies den Weg für eine einfache Sicherung und Archivierung, wenn der Speicherplatz knapp wird.
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3. Vermeiden Sie das Speichern von Dateien auf Ihrem Desktop
Dieses Thema ist eine Fortsetzung des zweiten obigen Punktes. Denken Sie daran, dass Ihr Desktop nicht der primäre Speicherplatz für Ihre Dateien sein sollte. Stattdessen sollte es ordentlich und aufgeräumt sein. Wenn Sie viele Dateien platzieren und weglassen, kann der gesamte Bereich überladen aussehen.
Darüber hinaus kann die Reinigung Ihres Operationsraums ein zeitaufwändiges Unterfangen sein. Bei einem stark unorganisierten Desktop wird empfohlen, Anwendungen zu verwenden, die beim Löschen und Sortieren Ihrer Dokumente helfen.
4. Befolgen Sie die etablierten Richtlinien zur Dateibenennung
Bevor Sie Ihre Arbeit speichern Dateien in Ihrem Cloud-Speicher oder Root-Ordner, versuchen Sie, die etablierten Dateibenennungsschemata zu beachten. Normalerweise versuchen Unternehmen, die Uneinigkeit zwischen Tausenden von Dokumenten, die sich in jeder Abteilung bewegen, zu lösen, indem sie Regeln und Richtlinien für die Dateibenennung festlegen. Beachten Sie bekannte Zeichen wie Unterstriche, Bindestriche und Punkte.
Es wird auch empfohlen, Standardabkürzungen und beschreibende Namen zu verwenden. Vergessen Sie nicht, Daten hinzuzufügen, und seien Sie bei Bedarf genau. Das Ziel bei der Benennung von Dateien besteht darin, den Inhalt korrekt zu erkennen, ohne sie öffnen zu müssen. Sie können einige Standardnamenskonventionen befolgen, z. B. die folgenden:
- Nach Dokumentdatum;
- Nach Dokumenttyp; und
- Nach Abteilung oder Firma.
Wenn es sich beispielsweise um einen überfälligen Brief handelt, können Sie etwas auswählen, das Ihrer Nachricht entspricht. Wenn all dies überwältigend erscheinen mag, denken Sie immer daran, dass diese kleinen Details Ihnen beim Identifizieren und Abrufen von Dateien helfen.
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5. Führen Sie regelmäßig Dateisicherungen durch
Die Durchführung von Datensicherungen ist ein wesentlicher Bestandteil, um einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsprozesse und Kontinuität zu gewährleisten. Es schützt das Unternehmen vor unglücklichen Ereignissen wie Datenverlust, die folgende Ursachen haben können:
- Malware-Angriff;
- Schäden an den Laufwerken;
- Gestohlene Speicherlaufwerke;
- Ransomware-Angriff;
- Hacken von Speicherkonten; und
- Datei löschen.
Diese Dinge sind vermeidbar, wenn Sie ein Backup-Protokoll erstellen. Um Ihr Unternehmen ausreichend zu schützen, müssen Sie ein umfassendes Datensicherungssystem implementieren, das diesen Prozessen folgt:
- Führen Sie regelmäßig Datensicherungen durch;
- Speichern Sie Daten auf Laufwerken und Cloud-Diensten; und
- Haben Sie ein Passwort für Ordner und Dateien
- Bewahren Sie die Speicherlaufwerke an einem privaten Ort auf.
Wenn ein Datenverlust zu einer Geschäftsstörung führen würde, sichern Sie die erforderlichen Dokumente. Gelöschte Dateien sind wiederherstellbar wenn du installierst Wiederherstellungssoftware. Bestimmte Details aus einer Geschäftstransaktion sind jedoch höchstwahrscheinlich unwiederbringlich, wenn die Speicherdateien gehackt, beschädigt oder verloren gehen.
6. Alte, unnötige Dateien löschen
Das Löschen alter Dateien kann eine nervenaufreibende Angelegenheit sein. Sie müssen jedoch auch bedenken, dass diese unnötigen Dokumente ein bereits unordentliches Dateisystem überladen. Überprüfen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens zum Löschen von Dateien und stellen Sie sicher, dass Sie diese Geschäftsdateien nicht mehr benötigen.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, erstellen Sie einen Ordner in Ihrem Stammordner und nennen Sie ihn "inaktiv" oder "alt". Speichern Sie diese alten Dateien zur sicheren Aufbewahrung im Ordner, bis Sie sicher sind, dass sie nicht mehr verwendet werden.
7. Erstellen Sie Verknüpfungen und Favoriten
Diese Funktionen eignen sich hervorragend für Dateien und Ordner, die Sie täglich verwenden. Anstatt sich durch unzählige Speicherorte zu wühlen, versuchen Sie, Zugriff für diese Dateien zu schaffen. Es könnte sich um die Registerkarte Finder für Mac-Benutzer oder die Seitenleiste des Datei-Explorers handeln, wenn Sie einen PC verwenden. Die Verwendung dieser Optionen würde Ihre Dateisuche zum Kinderspiel machen.
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Abschließende Gedanken: Organisation ist der Schlüssel
Denken Sie immer daran, dass es am besten ist, Ihre Dateien auf dem neuesten Stand und organisiert zu halten, um den Zusammenhalt zu gewährleisten, wo immer Sie Ihre Dokumente speichern. Ihr primäres Ziel dabei ist, sicherzustellen, dass Sie auch nach der Erstellung in einem Dateiverwaltungssystem noch finden, wonach Sie suchen.
Darüber hinaus sind die ordnungsgemäße Verwaltung und Organisation elektronischer Dateien in einer Einrichtung mit gemeinsamer Umgebung zweifellos von entscheidender Bedeutung. Wenn Ihre Kollegen nicht in der Nähe sind, können Sie von ihnen erstellte Dateien schnell finden und darauf zugreifen.
Berücksichtigen Sie bei Ihren täglichen Aufgaben die hier genannten Ideen, um Ihre Dateien zu sortieren. Auf lange Sicht wird es für Sie und Ihre Organisation bequem sein.