Von Organisieren Sie Ihre Dateien in Ordnern, können Sie sie schneller finden. Je nachdem, welchen Dienst Sie verwenden, können Sie sogar füge ihnen Farbe hinzu. Dropbox verwendet auch Ordner, damit Sie Ihre Dateien organisieren und leicht finden können. Sie können sogar Unterordner erstellen, wenn Sie so den Überblick behalten.
Auch wenn Sie nicht technisch versiert sind, können Sie ganz einfach Ordner erstellen und löschen. Dropbox versteckt diese Optionen nicht weit unten in den Einstellungen. Sie können sie leicht auf der Hauptseite finden.
So erstellen und löschen Sie einen Ordner in Dropbox
Sie können keinen Ordner löschen, den Sie nicht erstellt haben. Um also einen Ordner in Dropbox zu erstellen, müssen Sie auf die Option Erstellen klicken. Wenn das Menü angezeigt wird, wählen Sie die Ordneroption.
Auf der nächsten Seite müssen Sie Ihren Ordner benennen und entscheiden, wer Zugriff darauf hat. Sie können aus zwei Optionen wählen: Nur Sie oder Bestimmte Personen. Wenn Sie den Ordner für andere freigeben möchten, müssen Sie deren E-Mails im nächsten Schritt hinzufügen. Erstellen Sie auf der blauen Schaltfläche Erstellen, um mit der Verwendung Ihres neuen Ordners zu beginnen.
Sobald der Ordner erstellt ist, sehen Sie rechts drei Punkte. Wenn Sie darauf klicken, haben Sie Zugriff auf Optionen wie:
- Teilen
- Link kopieren
- Öffnen Sie ein
- Download
- Automatisierung hinzufügen
- Löschen
- Umbenennen
- Umzug
- Kopieren
- Stern
- An Dropbox anpinnen
- Aktivität
Mit der Option Automatisierung hinzufügen können Sie die Dateien in Ihrem Ordner auf verschiedene Weise organisieren. Sie können beispielsweise aus folgenden Optionen wählen:
- Wählen Sie eine Kategorie aus, nach der Dateien sortiert werden sollen – Wenn eine Datei hinzugefügt wird, wird sie in Ordnern organisiert, die nach Monat oder Jahr gruppiert sind.
- Legen Sie eine Regel fest, die Dateien umbenennt – Wenn Sie eine Datei hinzufügen, wird sie nach Datum umbenannt, die Initialen werden großgeschrieben und die Trennzeichen werden mit Leerzeichen/Unterstrich/Bindestrichen berechnet.
- Konvertieren Sie Dateien in PDFs – Konvertiert die Datei in PDFs.
- Wählen Sie ein Bildformat aus, in das Dateien konvertiert werden sollen – Wenn Sie eine Datei hinzufügen, die Sie als unterstützt markiert haben, konvertiert Dropbox sie automatisch in JPG ODER PNG.
- Wählen Sie ein Dateiformat aus, in das Videos konvertiert werden sollen – Wenn Sie den Dateityp auswählen, den Dropbox erkennen soll, können Sie ihn als MP4 oder MOV speichern.
- Dateien entpacken – Tut genau das, was der Name sagt
- Wählen Sie ein Dateiformat, in das Audiodateien konvertiert werden sollen – Nachdem Sie die Arten von Audiodateien ausgewählt haben, die Ihre Dateien unterstützen sollen, können Sie sie von Dropbox als MP3 WAV oder M4A speichern lassen.
Löschen des Ordners
Wenn Sie Ihren Ordner jemals löschen müssen, wählen Sie ihn so aus, dass er hervorgehoben ist, und klicken Sie oben auf die Option Löschen.
So fügen Sie Tags zu Dropbox-Ordnern hinzu
Nach einer Weile können Sie so viele Ordner erstellen, dass es schwierig werden kann, sie zu finden. Sie können sie leicht in der Suchleiste finden, indem Sie Tags hinzufügen. Um einem beliebigen Ordner ein Tag hinzuzufügen, klicken Sie auf das Kästchen links neben dem Ordner. Das Feld wird angezeigt, wenn Sie den Cursor darauf platzieren. Im rechten Bereich sehen Sie dieses Tempo, in dem Sie Ihre Tags hinzufügen können.
Wenn Sie das nächste Mal nach diesem Tag suchen, zeigt Dropbox Ihnen eine Liste aller verfügbaren Ordner mit diesem Tag an.
Denken Sie beim Erstellen von Tags daran, dass sie weniger als 32 Zeichen lang sein dürfen und nur Unterstriche, Buchstaben und Zahlen enthalten dürfen. Sie können einem einzelnen Ordner bis zu 20 Tags hinzufügen. Neben der Verwendung der Suchleiste oben sehen Sie auch die von Ihnen erstellten Tags im rechten Bereich. Klicken Sie auf ein Tag und Dropbox zeigt Ihnen alle Ordner mit diesem Tag.
Markierungen entfernen
Wenn Sie ein Tag aus einem Ordner entfernen müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben dem Kontrollkästchen, um den Ordner auszuwählen. Klicken Sie nun auf das X des Tags, das Sie im rechten Bereich sehen. Das ist alles dazu. Wenn bei anderen Ordnern ein Tag entfernt werden muss, wiederholen Sie den Vorgang einfach für jeden Ordner.
Legen Sie einen Dropbox-Ordner in einen anderen
Es ist auch möglich, einen Ordner in einen anderen zu verschieben, wenn Sie dies tun müssen. Wählen Sie den Ordner so aus, dass er hervorgehoben ist, klicken Sie oben auf die Punkte und wählen Sie die Option Verschieben.
Sie müssen im nächsten Fenster auswählen, in welchen Ordner Sie es verschieben möchten.
Vergessen Sie nicht, auf die blaue Schaltfläche Verschieben zu klicken, um Ihre Änderungen abzuschließen und zu speichern. Sie können einen Ordner auch leichter auffindbar machen, indem Sie ihn anheften. Klicken Sie auf die Punkte rechts und wählen Sie die Option An Dropbox anheften.
Sobald Sie den Ordner angeheftet haben, finden Sie diese angehefteten Ordner im rechten Bereich unter Angeheftete Elemente.
So teilen Sie Ihre Dropbox-Ordner
Sie wissen, was man sagt: „Sharing is Caring“. Wenn es einen Ordner gibt, den Sie Teilen wollen, platzieren Sie den Mauszeiger über dem Ordner, den Sie freigeben möchten. Die Schaltfläche „Teilen“ wird angezeigt; es hat einen Pfeil, der nach oben zeigt.
Im nächsten Schritt müssen Sie die E-Mails hinzufügen. Aber eine Sache, die man sich ansehen sollte, ist, was diese Leute mit der Datei machen dürfen. Standardmäßig ist es so eingestellt, dass jeder es bearbeiten kann. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, damit sie den Ordner nur anzeigen und nicht bearbeiten können.
Durch Klicken auf Einstellungen erhalten Sie den Link zum Bearbeiten und Anzeigen. Sie können auch den Zugriff verwalten und zwischen Ordnermitgliedern oder nur dem Besitzer wählen.
So sehen Sie Ihre Dropbox-Aktivität
Zu wissen, wie Sie Ihre Dropbox-Aktivität anzeigen können, kann hilfreich sein. Zum Beispiel haben Sie so viele Ordner und andere Dinge erstellt, dass Sie sich nicht an den Namen eines davon erinnern können. In der Option zum Anzeigen Ihrer Aktivität können Sie Ihre Aktivität nach dem filtern, was Sie getan haben. Sie können nach Dingen filtern wie:
- Hinzugefügt
- Gelöscht
- Bearbeitet
- Verschoben oder umbenannt
- Zurückgespult
Fazit
Wie Sie sehen, können Sie mit Ihren Dropbox-Ordnern eine Menge tun. Sie können ganz einfach so viele erstellen, wie Sie benötigen, und sie löschen. Sie können Dropbox Ihre Dateien in das konvertieren lassen, was Sie ausgewählt haben, wenn eine neue Datei hinzugefügt wird. Dann gibt es die Möglichkeit, einen Ordner in einen anderen einzufügen, um ihn leichter zu finden. Wie organisieren Sie Ihre Ordner? Teilen Sie mir Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit und vergessen Sie nicht, den Artikel mit anderen in den sozialen Medien zu teilen.