So verwenden Sie Zahlen auf dem Mac: Fortgeschrittene Techniken

Vor ein paar Wochen haben wir abgedeckt die Grundtechniken für die Verwendung von Numbers auf dem Mac. Falls Sie diesen Beitrag verpasst haben, haben wir die Funktionen von Numbers wie Formeln, Vorlagen, Blätter und Sortierung untersucht.

Heute werden wir diesen Beitrag erweitern, indem wir fortgeschrittenere Techniken behandeln. Wenn Sie mit den in diesem ersten Beitrag behandelten Themen nicht vertraut sind, empfehle ich Ihnen dringend, sie zu lesen, bevor Sie diesen durcharbeiten. Für diejenigen, die sich jedoch mit Numbers vertraut machen und ihr Arbeitswissen erweitern möchten, ist dieser Beitrag genau das Richtige für Sie.

In diesem Beitrag werden wir uns fortgeschrittene Techniken wie das Erstellen von Diagrammen, Pivot-Tabellen, Hinzufügen von Filtern und bedingter Formatierung und Erkunden der Kombinationsmöglichkeiten von Numbers mit AppleScript. Das wird ein bisschen wie ein „Level-Up“, also machen Sie sich bereit und fangen wir an!

So verwenden Sie Numbers auf dem Mac: Fortgeschrittene Techniken

Pivot-Tabellen

Das erste, was wir behandeln werden, ist eine Funktion, die für Numbers auf dem Mac relativ neu ist: Pivot-Tabellen. Früher war dies eine Funktion, die nur Excel-Benutzer genießen konnten. Aber in den letzten Updates hat Apple Pivot-Tabellen auf den Mac gebracht.

Was sind also Pivot-Tabellen? Für diejenigen, die es nicht wissen, eine Pivot-Tabelle ist so etwas wie eine Standardtabelle mit Daten, außer dass sie interaktiv ist. Die interaktiven Aspekte einer Pivot-Tabelle ermöglichen es Ihnen, die Daten in Ihrer Tabelle schnell zu organisieren, zu filtern, zu sortieren und besser zu verstehen.

In einer typischen Numbers-Tabelle sehen Sie beispielsweise mehrere Zeilen und Spalten mit Daten, aus denen sich, egal wie organisiert, wahrscheinlich nur schwer schnell Erkenntnisse gewinnen lassen. Sie können diese Datentabelle also einer Pivot-Tabelle zuordnen, die Ihnen schnell Zusammenfassungen der Daten, Beziehungen zwischen Ihren Daten und mehr anzeigt.

Um eine Pivot-Tabelle in Numbers zu erstellen, benötigen Sie zunächst eine Tabelle oder einen Datenbereich. Ein Datenbereich ist nur eine Zeile oder Spalte mit Daten, während eine Tabelle eine Reihe von Zeilen und Spalten ist.

Wählen Sie Ihren Bereich oder Tisch aus und klicken Sie dann Pivot-Tabelle in der Symbolleiste oben auf Ihrem Bildschirm. Sie werden aufgefordert, eine dieser vier Optionen auszuwählen:

• Auf neuem Blatt: Dadurch wird ein neues Blatt erstellt, das Ihre Pivot-Tabelle enthält. Dies trennt Ihre Tabelle und Pivot-Tabelle visuell, um die Dinge organisiert zu halten.
• Auf aktuellem Blatt: Dadurch wird die Pivot-Tabelle zu dem Blatt hinzugefügt, das Sie gerade verwenden, sodass Sie Ihre Tabelle und Ihre Pivot-Tabelle gleichzeitig anzeigen können.
• Für ausgewählte Zellen auf neuem Blatt: Wenn Sie keine Pivot-Tabelle mit einer Tabelle erstellen möchten, können Sie stattdessen einen Bereich auswählen. Wenn Sie diese Option wählen, erstellen Sie eine Pivot-Tabelle für Ihren Bereich auf einem neuen Blatt.
• Für ausgewählte Zellen auf dem aktuellen Blatt: Schließlich nimmt diese Option wie erwartet Ihren ausgewählten Zellbereich und erstellt eine Pivot-Tabelle für sie auf Ihrem aktuellen Numbers-Blatt.

Der beste Weg, um sich mit Pivot-Tabellen vertraut zu machen, besteht darin, damit zu beginnen, sie zu erstellen und damit zu experimentieren. Wir haben in diesem Beitrag nicht die Zeit, viel mehr in die Tiefe zu gehen, aber wir werden einen zukünftigen Beitrag über Pivot-Tabellen schreiben, der sie genauer untersucht. Bleiben Sie also dran!

Erstellen von Diagrammen

Die nächste fortgeschrittene Technik, die Sie lernen möchten, wenn Sie Numbers auf dem Mac verwenden, ist das Erstellen von Diagrammen. Obwohl Diagramme bei der Verwendung von Numbers nicht unbedingt erforderlich sind, sind sie ein großartiges Visualisierungstool.

Für diejenigen, die mit Diagrammen nicht vertraut sind, sind sie eine Möglichkeit, Daten in einer Tabelle zu erfassen und visuell darzustellen. Dies ist großartig, um schnelle Einblicke zu gewinnen und Ihre Daten technisch nicht versierten Personen zu zeigen. Wenn Sie beispielsweise Ausgaben in Numbers nachverfolgt haben und diese Ausgaben während einer Konferenz zeigen müssen, können Sie ein Diagramm erstellen und es in einer Präsentation zeigen.

Das Erstellen eines Diagramms in Numbers ist super einfach. Wählen Sie einfach die Diagramm Option aus der Symbolleiste und wählen Sie ein 2D-, 3D- oder interaktives Diagramm für Ihren Datensatz aus. Wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie nehmen sollen, ist es wahrscheinlich am besten, bei einer 2D-Option zu bleiben.

Auch hier haben wir in diesem Beitrag nicht genug Zeit, um ausführlich auf die Diagrammerstellung einzugehen. Aber im Allgemeinen sind Kreisdiagramme und Balkendiagramme eine gute Wahl. Kreisdiagramme helfen dabei, Prozentsätze und Mengen anzuzeigen, während Balkendiagramme besser zum Vergleichen von Dingen in einer visuellen Hierarchie geeignet sind.

Genau wie bei Pivot-Tabellen hilft es, mit den verschiedenen Diagrammoptionen zu experimentieren. Erstellen Sie also einen Datensatz und beginnen Sie mit der Erstellung von Diagrammen auf der Grundlage dieses Datensatzes.

Ebenfalls! Ein letzter Ratschlag. Wenn Sie ein Diagramm mit einer X- und einer Y-Achse erstellen (z. B. Balkendiagramme haben diese), versuchen Sie, konstante Zahlen auf der X-Achse und variable Zahlen auf der Y-Achse beizubehalten. Beispielsweise ist es üblich, Zeitvariablen auf der X-Achse (Monate, Jahre, Wochen, Quartale usw.) und Finanzwerte auf der Y-Achse (Währungen, Einnahmen, Ausgaben, Verluste, Wachstum usw.) zu platzieren.

Bedingte Hervorhebung in Numbers auf dem Mac

Eine weitere wichtige Technik, die Sie in Numbers auf dem Mac beherrschen sollten, ist die bedingte Hervorhebung. Wie Sie vielleicht schon bemerkt haben, können Sie den Inhalt Ihrer Zellen formatieren. Sie können die Hintergrundfarbe einer Zelle ändern, die Schriftfarbe und den Schrifttyp ändern und so weiter.

Wie Diagramme kann die Formatierung verwendet werden, um Ihre Daten visuell zu organisieren. Durch die farbliche Kennzeichnung von Dateneinträgen können Sie schnell zwischen positiven und negativen Werten, Daten und Dollarbeträgen, Kunden usw. unterscheiden.

Natürlich kann es viel Zeit in Anspruch nehmen, all diese Formatierungen manuell zu ändern. Hier kommt die bedingte Hervorhebung ins Spiel. Sie können damit automatische Regeln erstellen, die die Formatierung Ihrer Zellen sofort ändern. Wenn Sie also die Clients A, B und C haben, könnten Sie Regeln erstellen, sodass alle A-Einträge grün, alle B-Einträge blau und alle C-Einträge rot sind.

Um bedingte Hervorhebungsregeln einzurichten, wählen Sie eine Zelle, einen Zellbereich oder eine ganze Spalte/Zeile aus. Dann klick Format oben rechts auf dem Zahlenbildschirm. Dies sollte das Format-Bedienfeld auf der rechten Seite Ihres Bildschirms anzeigen (nicht ausblenden).

Wählen Sie oben in diesem Bereich aus Zelle. Dann klick Bedingte Hervorhebung…

Auswählen Regel hinzufügen. Sie können dann eine Regel erstellen, die auf Zahlen, Text, Daten usw. basiert. Jeder Regeltyp hat seine eigenen Parameter, also wählen Sie diejenige, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Wenn Sie beispielsweise möchten, dass jede Zelle mit dem Text „Kunde A“ grün ist, würden Sie wählen Text > Ist…

Sie können diese Regeln natürlich an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie es jedoch wie ich eingerichtet haben, wird die Hintergrundfarbe jedes Mal, wenn Sie „Kunde A“ in eine Zelle mit diesen bedingten Hervorhebungsregeln eingeben, sofort grün.

Um es klar zu sagen, dies ändert nicht unbedingt die Funktion Ihrer Daten oder Ihrer Tabelle. Es hilft nur, die Dinge visuell klarer zu machen und spart Ihnen Zeit.

Zahlen formatieren

Ähnlich wie die bedingte Hervorhebung ist das Formatieren von Zahlen in Numbers auf dem Mac. Standardmäßig sehen alle Zahlen, die Sie in Numbers eingeben, relativ ähnlich aus. Allerdings sollten nicht alle Zahlen gleich formatiert sein. Sie haben Daten, Zeiten, Währungen und Prozentsätze.

Um sicherzustellen, dass diese Zahlen so aussehen, wie sie sollen, können Sie Regeln für die Formatierung verschiedener Zellen und Bereiche festlegen. Um dies einzurichten, sollten Sie sicherstellen, dass die Format Die Seitenleiste ist geöffnet und Sie möchten wählen Zelle in dieser Seitenleiste wieder.

Sie werden feststellen, dass sich oben in diesem Abschnitt der Seitenleiste ein Dropdown-Menü befindet, das beschriftet ist Datei Format. Wenn Sie dieses Dropdown-Menü auswählen, sehen Sie die folgenden Optionen:

Alles, was Sie von hier aus tun müssen, ist die Formatierung auszuwählen, die Sie für Ihre ausgewählten Zellen verwenden möchten. Von da an werden Ihre Zellen automatisch entsprechend formatiert.

Und wenn Sie wählen Nummer Über das Dropdown-Menü können Sie sogar die Anzahl der angezeigten Dezimalstellen auswählen. Dies kann sehr hilfreich sein, um Informationen so anzuzeigen, wie Sie es möchten.

Filtern

Eine weitere nützliche Anzeigeoption in Numbers auf dem Mac ist das Filtern. Durch Filtern, ähnlich wie bei Pivot-Tabellen, können Sie nur die Informationen anzeigen, die für Sie relevant sind. Beispielsweise können Sie mithilfe von Filtern Ausgaben ausblenden, die Sie sich nicht leisten können, nur die Kunden anzeigen, die Sie schulden, oder alle anstehenden Einträge anzeigen.

Mit anderen Worten, Sie können alle Ihre Daten eingeben und sie dann basierend auf den von Ihnen gewählten Regeln filtern.

Beim Erstellen von Filterregeln haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Schnellfilter: Dies sind automatisch generierte Filterregeln, die basierend auf den Daten angezeigt werden, die Sie in Ihre Tabelle eingegeben haben. Sie sind nützlich, wenn Sie nur schnell bestimmte Informationen herausfiltern möchten und Ihren Datensatz nicht unbedingt auf eine bestimmte Weise organisieren möchten.
• Filterregeln: Filterregeln hingegen sind Regeln, die Sie für Ihre Tabelle/Ihren Datensatz festlegen. Sie sind dauerhafter, strukturierter und können jederzeit abgerufen werden, wenn Sie sie benötigen.

Um Schnellfilter zu verwenden, wählen Sie eine Datenspalte oder eine bestimmte Zelle aus, bewegen Sie den Mauszeiger über den entsprechenden Spaltenbuchstaben und klicken Sie dann auf den Pfeil, der neben dem Spaltenbuchstaben angezeigt wird. Dadurch wird ein Dropdown-Menü angezeigt, in dem Sie finden Schnellfilter Optionen.

Wählen Sie es aus und wählen Sie dann aus den verfügbaren Filteroptionen, die angezeigt werden, um die sichtbaren Daten zu ändern. Die Daten werden nicht gelöscht oder geändert, sondern nur ausgeblendet.

Wählen Sie für Filterregeln die Spalte, Zeile oder Zelle aus, die Sie filtern möchten. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie aus Filteroptionen anzeigen.

Als Nächstes können Sie in der Seitenleiste (die sich geändert haben sollte, um Filteroptionen anzuzeigen) einen Filter zu einer Spalte Ihrer Wahl hinzufügen. Genau wie bei der bedingten Hervorhebung können Sie Regeln erstellen, mit denen Sie Daten strategisch anzeigen/ausblenden können.

COUNTIF in Numbers auf dem Mac beherrschen

Eine der leistungsstärksten Funktionen in Numbers auf dem Mac ist ZÄHLENWENN. Technisch gesehen gibt es noch andere „IF“-Funktionen, aber sobald Sie verstehen, wie ZÄHLENWENN funktioniert, werden Sie auch den Rest herausfinden können.

Im Wesentlichen ermöglicht ZÄHLENWENN Benutzern, eine Formel auf eine Reihe von Zahlen anzuwenden, aber auch Zahlen auszuschließen, die bestimmte Bedingungen nicht erfüllen. Sie „ZÄHLEN“ also Zahlen „WENN“ sie Ihre Bedingungen erfüllen.

Sie können dies beispielsweise verwenden, um nur Ihre Verkäufe zu zählen, die größer als 100 $ sind, Kunden zu ignorieren, die weniger als 10 $ ausgegeben haben, oder nur Zahlungen zu betrachten, die nicht verarbeitet wurden.

Um eine ZÄHLENWENN-Funktion zu verwenden, klicken Sie auf Einfügung oben auf dem Bildschirm, dann Formel, dann Neue Formel. Dadurch wird die Seitenleiste so geändert, dass alle verfügbaren Formeln angezeigt werden. Geben Sie in der Suchleiste dieses Seitenbereichs „IF“ ein und klicken Sie darauf Rückkehr.

Wenn Sie dies tun, sehen Sie Funktionen wie IF, SUMIF, AVERAGEIF und natürlich COUNTIF. Dies sind alles Funktionen, die die IF-Funktion nutzen, also wählen Sie einfach diejenige aus, die Ihren Anforderungen entspricht.

Sie werden feststellen, dass es auch „-IFS“-Funktionen gibt. Diese funktionieren mehr oder weniger auf die gleiche Weise, außer dass Sie damit mehrere Sammlungen auf mehrere Sammlungen prüfen können, anstatt eine einzelne Sammlung auf eine einzelne Bedingung.

SVERWEIS verwenden

Als nächstes kommt SVERWEIS. SVERWEIS ist eine Grundfunktion von Excel, und diejenigen, die Numbers auf dem Mac verwenden, sollten sich damit vertraut machen. Sobald Sie es sind, werden Sie feststellen, dass Sie diese Funktion die ganze Zeit verwenden.

Für diejenigen, die es nicht wissen, SVERWEIS ist eine Funktion, mit der Sie ein bestimmtes Datenelement nachschlagen können, das einem anderen Datenelement entspricht. Beispielsweise könnten Sie den Stundensatz (Spalte B) nachschlagen, der einem Kunden in Rechnung gestellt wird (Spalte A).

Von dort aus können Sie den Wert, den Sie nachgeschlagen haben, in einer anderen Funktion verwenden. Es ist also eine großartige Möglichkeit, mit dem Organisieren und Transponieren von Datenteilen in Ihrem Datensatz zu beginnen.

Um SVERWEIS zu verwenden, werden Sie die Schritte der letzten Technik, die wir behandelt haben, noch einmal wiederholen. Auswählen Einfügung oben auf dem Bildschirm und wählen Sie dann aus Formel und Neue Formel. Dies sollte Ihren Seitenbereich ändern, um den Formelauswahlbereich anzuzeigen.

Geben Sie in der Suchleiste dieses Bereichs „VLOOKUP“ ein und drücken Sie Rückkehr auf deiner Tastatur. Sie sollten SVERWEIS sofort sehen.

Fahren Sie fort und wählen Sie SVERWEIS aus, um mit dem Erstellen der Formel in einer Zelle Ihrer Wahl zu beginnen.

Damit diese Funktion funktioniert, müssen Sie die folgenden Informationen eingeben:

• Suchen nach: Hier geben Sie den Wert ein, den Sie finden möchten. Sie können eine Zahl oder eine REGEX-Zeichenfolge eingeben. Wenn Sie mit REGEX nicht vertraut sind, dieser Beitrag wird Sie auf den neuesten Stand bringen.
• Spaltenbereich: Der nächste Abschnitt ist die Auswahl der Zellen, die Sie durchsuchen werden. Geben Sie also an, welche Zellen Sie finden möchten Suchen nach Inhalt hinein.
• Rückgabespalte: In der Rückgabespalte geben Sie an, welche Daten Sie zurückgeben möchten. Zum Beispiel, wenn Sie jemanden suchen Stundensatz (Spalte A), dann möchten Sie vielleicht den in Spalte B enthaltenen Wert ziehen, der den Dollarbetrag enthält, den sie verdienen. Mit anderen Worten, dies ist der Wert, der angibt, welche Daten diese Funktion zurückgibt.
• Enges Spiel: Mit diesem Parameter können Sie auswählen, wie viel Spielraum Sie den Daten geben, die Ihre VLOOKUP-Formel findet. Angenommen, Sie suchen nach der Zahl „5,5“, aber die Formel findet stattdessen „5,6“. Sie können verwenden Enges Spiel um zu entscheiden, ob dies als Fehler angezeigt wird oder ob Sie es als genau genug zählen möchten.

Und das ist es! SVERWEIS kann ein bisschen schwierig sein, den Dreh raus zu bekommen, aber sobald Sie es geschafft haben, wird es ein wirklich mächtiges Werkzeug in Ihrem Arsenal sein. Verbringen Sie also viel Zeit damit, bis Sie sich damit wohlfühlen. Ich habe festgestellt, dass die Reddit-Communities für Excel und Numbers viel Einblick in die Funktionsweise von SVERWEIS haben, falls Sie zusätzliche Lektüre benötigen.

Arbeiten Sie mit Kollegen zusammen

Eine der einfachsten fortgeschrittenen Techniken, die wir in diesem Tutorial zu Numbers auf dem Mac behandeln werden, ist die Zusammenarbeit. In den letzten Updates hat Apple die Möglichkeit für Benutzer hinzugefügt, in Numbers miteinander zusammenzuarbeiten.

Dies ist eine super einfache und großartige Möglichkeit, Sie und Ihr Team produktiver zu machen. Klicken Sie dazu einfach auf Zusammenarbeiten Schaltfläche in der Symbolleiste und teilen Sie den Zugriff auf Ihre Tabelle mit anderen per E-Mail, SMS oder AirDrop.

Die Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, müssen ein Apple-Gerät haben, vorzugsweise einen Mac oder ein iPad, obwohl ein iPhone auch funktioniert.

Wenn Sie an einer Numbers-Datei zusammenarbeiten, können Sie die genauen Änderungen und Beiträge sehen, die andere vorgenommen haben. Dies ist großartig, um Dokumente mit anderen zu teilen, mit verschiedenen Geräten oder zu unterschiedlichen Zeiten an derselben Datei zu arbeiten und Ihr Team am Arbeitsplatz in Verbindung zu halten.

Hinzufügen von AppleScript zu Numbers

Zu guter Letzt ist die Verwendung von AppleScript mit Ihren Tabellenkalkulationen eine ziemlich fortschrittliche Technik für Numbers auf dem Mac. Für diejenigen, die es nicht wissen, AppleScript ist eine grundlegende Skriptsprache von Apple, mit der bestimmte Aufgaben automatisiert werden können.

Für diejenigen, die mit Excel vertraut sind, haben Sie möglicherweise Erfahrung mit Makros. Mit Makros können Sie grundlegende Aufgaben automatisieren, z. B. das Eingeben von Zahlen oder das Aktualisieren von Informationen. Es ist eine großartige Zeitersparnis und eine, die in Excel integriert ist.

Leider hat Apple noch keine ähnliche Funktion wie Numbers eingebaut. Stattdessen müssen Sie sich auf AppleScript verlassen.

Die gute Nachricht ist, dass AppleScript ziemlich einfach ist. Wenn Sie bereits etwas Programmiererfahrung haben, sollten Sie in der Lage sein, diese ziemlich schnell zu erlernen. Und wenn nicht, können Sie entweder die Grundlagen lernen oder Code kopieren, den andere online geschrieben haben.

Wie so oft in diesem Artikel haben wir keine Zeit, um all die Dinge, die Sie mit AppleScript in Numbers tun können, in die Tiefe zu tauchen. Denken Sie nur daran, dass Sie AppleScript verwenden können, um mit dem Auslagern dieser Arbeit auf Ihren Computer zu beginnen, wenn Sie feststellen, dass Sie viele sich wiederholende Aufgaben in Numbers erledigen.

Numbers auf dem Mac: Profi werden

Und das ist es! Indem Sie die in diesem Beitrag beschriebenen Techniken beherrschen, können Sie damit beginnen, Ihre Fähigkeiten in Numbers auf dem Mac zu verbessern und Fortschritte machen, um ein echter Profi zu werden. Während einige dieser Konzepte anfangs schwer zu verstehen sind, stehen die Chancen gut, dass Sie am Ende viele dieser Dinge täglich verwenden werden.

Dies sind großartige Techniken, die Sie lernen sollten, wenn Sie Ihren Lebensunterhalt mit Numbers oder Excel verdienen möchten. Und für diejenigen, die Numbers nur für Projekte zu Hause benötigen, können Sie damit eine ganze Reihe neuer Dinge tun. Lassen Sie mich in den Kommentaren unten wissen, wie Sie diese verschiedenen Techniken einsetzen möchten!

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Bis zum nächsten Mal!