Microsoft Excel ist ein großartiges Tool zum Speichern von Kundenkontakt- und Adressinformationen und eignet sich daher ideal zum Erstellen und Organisieren einer Postanschriftliste Ihrer Kontakte. Wenn Sie jedoch Etiketten für Umschläge, Grußkarten usw. aus einer in Microsoft Excel erstellten Adressliste drucken möchten, müssen Sie die Funktion „Seriendruck“ von Microsoft Word verwenden.
Genauer gesagt bietet Microsoft Word die leistungsstarke Funktion „Mail Merge“, mit der Sie ganz einfach Etiketten aus einem Excel-Arbeitsblatt erstellen und drucken können.
In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Postanschriftliste in Microsoft Excel erstellen und wie Sie Etiketten aus dieser Liste mit der Funktion „Seriendruck“ von Microsoft Word drucken.
So drucken Sie Etiketten aus einer Excel-Adresslistendatei mit Word Mail Merge.
Schritt 1. Bereiten Sie die Mailingliste in Excel für den Etikettendruck vor.
Bevor Sie Versandetiketten erstellen und drucken, müssen Sie Ihre Adressliste in Excel korrekt einrichten. Dazu müssen Sie Spaltenüberschriften für jedes Anforderungselement eingeben, das Sie den Beschriftungen hinzufügen möchten, z. B. Vorname, Nachname, Adresse, Postleitzahl usw.
Sehen wir uns an, wie Sie in Excel eine Adressliste zum Drucken von Versandetiketten erstellen:
1. Öffnen Sie Microsoft Excel und erstellen Sie eine neue Arbeitsmappe.
2. Geben Sie für jedes Element, das die Empfängeradresse enthalten soll, die folgenden Spaltenüberschriften ein:
- Vorname
- Familienname, Nachname
- Straßenadresse
- Stadt
- Zustand
- PLZ
3. Geben Sie nun die entsprechenden Informationen unter jeder Spaltenüberschrift ein.
4. Wenn Sie fertig sind, stellen Sie sicher, dass keine leeren Zeilen oder Spalten vorhanden sind, und speichern Sie das Arbeitsblatt.
Schritt 2. Benennen Sie die Mailingliste (optional).
Nachdem Sie Ihre Mailingliste in Excel erstellt haben, ist es hilfreich, ihr einen Namen zu geben. Durch die Benennung des Datensatzes können Sie ihn leicht referenzieren, wenn Sie ihn für den Serienbrief mit dem Word-Dokument verbinden.
1. Um die Mailingliste zu benennen, wählen Sie die Liste der Adressen einschließlich der Kopfzeilen aus.
2. Gehe zum Formeln Tab und klicken Sie auf Namen definieren aus der Gruppe „Definierte Namen“.
3. Geben Sie einen Namen für die Tabelle ein Name Feld und klicken Sie OK.*
* Notiz: Wenn ein Name aus mehreren Wörtern besteht, verwenden Sie zwischen ihnen einen Unterstrich „_“ und vermeiden Sie die Verwendung von Leerzeichen oder Bindestrichen.
4. Speichern Und schließen Microsoft Excel.
Schritt 3. Richten Sie ein Serienbriefdokument in Word ein.
Jetzt ist es an der Zeit, ein Serienbriefdokument in Microsoft Word einzurichten, um Ihre Etiketten zu drucken.
1. Öffnen Sie ein leeres Word-Dokument.
2. Von dem Mailings Registerkarte, klicken Sie Starten Sie den Serienbrief und wählen Sie die aus Etiketten Option aus dem Dropdown-Menü.
3. Wählen Sie Ihren Etikettenanbieter und die Produktnummer aus Beschriftungsoptionen Dialogfenster.
4. Klicken Sie anschließend auf Einzelheiten Klicken Sie auf die Schaltfläche unten links im Fenster.
5. Passen Sie bei Bedarf die Etikettenränder, die Höhe, die Breite, den Abstand und die Größe an und klicken Sie OK.
6. Klicken Sie anschließend auf OK im Dialogfeld Etikettenoptionen, um die Änderungen zu speichern.
Schritt 4. Aktivieren Sie die Dateiformatkonvertierung zwischen Excel und Word.
Um Ihr Word-Dokument mit dem Excel-Arbeitsblatt mit der Adressliste zu verbinden, müssen Sie sicherstellen, dass die Dateiformatkonvertierung zwischen den beiden Microsoft-Programmen aktiviert ist.
1. Klicken Sie in Word auf Datei Klicken Sie auf die Registerkarte und wählen Sie dann aus Optionen unten in der linken Seitenleiste.
2. Wählen Sie im Fenster „Word-Optionen“ die Option aus Fortschrittlich im linken Bereich.
3. Scrollen Sie nun nach unten zu Gattungenl Abschnitt, überprüfen Sie die Bestätigen Sie die Konvertierung des Dateiformats beim Öffnen Option und klicken Sie OK.
Schritt 5. Wählen Sie die Excel-Adressliste für Ihre Etiketten aus.
Fahren Sie nun damit fort, das Word-Dokument mit Ihrer Excel-Adressliste zu „verknüpfen“.
1. Gehen Sie im Word-Dokument zu Mailings Klicken Sie erneut auf die Registerkarte Wählen Sie Empfänger aus und dann wählen Verwenden Sie eine vorhandene Liste aus dem Dropdown-Menü.
2. Suchen Sie die Excel-Datei mit der Mailingliste, wählen Sie sie aus und klicken Sie dann auf Offen.
3. Wählen Sie im Dialogfeld „Datenquelle bestätigen“ die Option aus OLE DB-Datenbankdateien und klicken OK.
4. Wählen Sie dann die benannte Mailingliste oder das Arbeitsblatt mit der Adressliste aus und klicken Sie auf OK.
5. Das Word-Dokument ist jetzt mit Adressetiketten gefüllt, die Folgendes anzeigen:Nächster Datensatz".
Schritt 6. Bearbeiten Sie die Empfängerliste für den Seriendruck.
Sobald das Word-Dokument mit der Excel-Mailingliste verknüpft wurde, überprüfen und bearbeiten Sie ggf. die Empfängerliste vor der endgültigen Zusammenführung.
1. In Mailings Registerkarte, klicken Sie Empfängerliste bearbeiten.
2. Im Fenster „Serienbriefempfänger“ werden alle Empfänger aus Ihrer Adressliste angezeigt. Fahren Sie bei Bedarf mit dem Sortieren, Filtern oder Entfernen von Empfängern fort, indem Sie das Kontrollkästchen neben jedem Empfänger deaktivieren, den Sie nicht einbeziehen möchten. Dann klick OK bestätigen.
Schritt 7. Serienbrieffelder anpassen (Elemente beschriften)
Passen Sie nun die Etikettenelemente und deren Erscheinungsbild an Ihre Bedürfnisse an.
1. Klick auf das Adressblock Option in der Mailings Gruppe „Felder schreiben und einfügen“ auf der Registerkarte.
2. Fahren Sie fort und geben Sie das Format des Empfängernamens an, indem Sie das gewünschte Format aus der Liste der verfügbaren Optionen unter „Empfängernamen in diesem Format einfügen“ auswählen.
3. Klicken Sie anschließend auf Felder abgleichen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die richtigen Felder aus der Excel-Adressliste abzugleichen.
4. Stellen Sie im Fenster „Match Fields“ sicher, dass die erforderlichen Felder für die Beschriftungen korrekt den entsprechenden Feldern (Spaltenköpfen) in der Excel-Adressliste zugeordnet sind.
Wenn sie nicht übereinstimmen, verwenden Sie die Dropdown-Schaltfläche neben jedem Feld und wählen Sie die richtige Spaltenüberschrift der Excel-Adressliste aus. Dann klick OK um die Übereinstimmungen zu bestätigen.
5. Dann klick OK erneut, um die Änderungen zu übernehmen.
6. Jetzt die «Adressblock» Der Platzhalter wird auf dem ersten Etikett angezeigt.
7. Klicken Etiketten aktualisieren (auf der Mailings (Registerkarte), um alle anderen Beschriftungen im Word-Dokument zu aktualisieren.
Schritt 8. Sehen Sie sich Ihre Etiketten in der Vorschau an und schließen Sie den Seriendruck ab.
Sehen wir uns nun an, wie die Etiketten nach dem Drucken aussehen werden.
1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Mailing“ auf Vorschau der Ergebnisse Taste.
2. Sehen Sie sich nun an, wie die Etiketten aussehen, wenn sie gedruckt werden. Wenn Sie deren Aussehen ändern möchten, wählen Sie die erste Beschriftung aus und verwenden Sie die Textformatierungswerkzeuge in Heim Tab. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Etiketten aktualisieren In Mailings, um die Formatierung auf alle Etiketten anzuwenden.
3. Wenn alles aussieht OK, geh zum Mailings Klicken Sie auf die Registerkarte Fertig stellen und zusammenführen Option und wählen Sie Bearbeiten Sie einzelne Dokumente aus dem Dropdown-Menü.
4. Wählen Sie im Fenster „Mit neuem Dokument zusammenführen“ die Option aus Alle unter Datensätze zusammenführen und klicken Sie auf OK.
5. Es erscheint ein neues Dokument mit den aus Ihrer Excel-Adressliste generierten Versandetiketten. Sie können dieses Dokument wie jedes andere Word-Dokument bearbeiten, formatieren, drucken und speichern.
Schritt 9.Bonus-Tipp: Fügen Sie den Etiketten Ränder hinzu. (Optional)
Fügen Sie Ränder hinzu, um das Ausschneiden der Etiketten zu erleichtern (sofern sie noch nicht ausgeschnitten sind).
1. Drücke den plus (+) Symbol oben links im Dokument, um alle Etiketten auszuwählen.
2. Klicken Sie dann auf Grenze Symbol im schwebenden Menü und wählen Sie Alle Grenzen aus den Optionen.
3. Zwischen den einzelnen Etiketten werden Ränder eingefügt, um das Ausschneiden zu erleichtern.
4. Jetzt sind Ihre Etiketten zum Drucken bereit.
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