E-Mail-Fehler können peinliche und sogar kostspielige Folgen haben. Um E-Mail-Fehler zu vermeiden, hat Microsoft Outlook MailTips implementiert. Sie können beispielsweise MailTips so einrichten, dass eine Warnung ausgelöst wird, wenn Sie Klicken Sie auf die Schaltfläche Allen antworten. Es ist immer am besten, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und Ihre E-Mail noch einmal zu lesen, bevor Sie sie an eine große Empfängerliste senden, insbesondere wenn sie sensible Informationen enthält.
Wenn Sie MailTips noch nicht verwendet haben, sind Sie hier genau richtig. In dieser Kurzanleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie MailTips in Outlook verwenden.
Wie richten Sie MailTips ein?
Beachten Sie, dass für diese Funktion ein Microsoft Exchange Server-Konto erforderlich ist. Mit anderen Worten, die Funktion ist nur für E-Mail-Konten verfügbar, die von einer Organisation verwaltet werden. Ihr IT-Administrator muss MailTips für Ihr Konto aktivieren; andernfalls steht Ihnen die Option nicht zur Verfügung. Gleichzeitig kann Ihr IT-Administrator bestimmte MailTips-Einstellungen für die Benutzerkonten erzwingen.
E-Mail-Infos sind standardmäßig in Outlook aktiviert. Wenn Sie die Option deaktivieren oder Ihre Einstellungen optimieren möchten, starten Sie Outlook, gehen Sie zu Datei, auswählen Optionen, und klicken Sie dann auf Mail.
Gehe zu E-Mail-Tipps, und klicken Sie auf MailTips-Optionen. Wählen Sie Ihr Konto aus, und wählen Sie aus, welche Aktionen Sie MailTips-Benachrichtigungen auslösen möchten.
Wenn Sie MailTips deaktivieren möchten, aktivieren Sie das Niemals MailTips anzeigen Kontrollkästchen.
So funktionieren MailTips
Sobald MailTips aktiviert ist, zeigt Outlook verschiedene Nachrichten an, während Sie die Nachricht verfassen. Exchange analysiert den Inhalt der E-Mail, die Sie schreiben. Sollte ein Problem erkannt werden, benachrichtigt Outlook Sie, damit Sie die Nachricht anpassen können, um peinliche Situationen zu vermeiden. Zum Beispiel, wenn der Empfänger ist abwesend und Sie sie bitten, dringend zu antworten, werden Sie mit MailTips wissen, dass dies nicht möglich ist.
Andere Beispiele für Situationen, die MailTips auslösen könnten, sind:
- Das Postfach des Empfängers ist voll.
- Die E-Mail-Adresse des Empfängers wurde vorübergehend deaktiviert oder endgültig gelöscht.
- Ihre E-Mail verstößt gegen die Richtlinien oder Einschränkungen Ihrer Organisation.
- Sie sind nicht berechtigt, den Empfänger zu kontaktieren oder E-Mails an externe Empfänger zu senden.
- Das Postfach des Empfängers wird moderiert, d. h. es erfordert eine Nachrichtenfreigabe.
Einschränkungen bei MailTips
- Die Option ist im Offline-Modus nicht verfügbar.
- Wenn Ihre Empfängerliste mehr als 200 Empfänger hat, wertet MailTips einzelne Postfächer nicht aus.
Abschluss
MailTips ist eine praktische Outlook-Funktion, mit der Sie peinliche Situationen wie das Senden von E-Mails an die falschen Empfänger vermeiden können. Wenn Ihre E-Mail beispielsweise gegen die Richtlinien Ihrer Organisation verstößt, werden Sie von MailTips über das Problem informiert. Planen Sie, MailTips in Outlook zu verwenden? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen.