Office 365: So fügen Sie Gastbenutzer hinzu

Die schnelle Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und externen Partnern ist in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt von entscheidender Bedeutung.

Microsoft Office 365 ermöglicht Organisationen die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb der Organisation. Diese Funktion heißt Gruppen und Sie können es verwenden, um externen Mitarbeitern das Recht zu erteilen, an Gruppenunterhaltungen teilzunehmen, auf Dateien, Kalenderereignisse und mehr zuzugreifen.

Aber wie genau lassen Sie Gäste den Gruppen Ihrer Organisation beitreten? Wir werden die Schritte in dieser praktischen Anleitung auflisten.

Hier zunächst ein kurzer Überblick über den Vorgang:

1. Der Gruppenbesitzer oder ein Gruppenmitglied fügt den neuen Gast der Gruppe hinzu.
2. Der Gruppenbesitzer ist der einzige, der den Gastzugriff genehmigen und entscheiden kann, auf welche Art von Inhalten und Dateien Gastbenutzer zugreifen können.
3. Gastbenutzer erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, die ihnen den Zugriff auf die Gruppenunterhaltungen und -dateien gewährt.

Beachten Sie, dass der Gastzugang von IT-Administratoren eingerichtet wird.

So fügen Sie Gäste zu Office 365-Gruppen hinzu

Wenn der Gast, den Sie hinzufügen möchten, aufgrund einer erhaltenen Einladung bereits in Ihrem Verzeichnis vorhanden ist, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehe zum Admin Center → Zeige alles
2. Navigieren Sie zu Einstellungen → Organisationseinstellungen 
3. Wähle aus Dienstleistungen Tab
4. Klicke auf Microsoft 365-Gruppen und erlauben Sie externen Mitarbeitern, auf Ihre Gruppen zuzugreifen
5. Gehen Sie zurück zum Admin Center und navigieren Sie zu Gruppen → wähle die Gruppen Seite
6. Wählen Sie die Gruppe aus, zu der Sie einen neuen Gastbenutzer hinzufügen möchten (sie sollte in Ihrem Verzeichnis sichtbar sein)
7. Klicken Alle ansehen und wählen Sie die Mitglieder Registerkarte zum Verwalten von Gruppenmitgliedern
8. Auswählen Mitglieder hinzufügen und füge den neuen Gastbenutzer hinzu
9. Speichern Sie die Änderungen.

So entfernen Sie einen Gastbenutzer aus Office 365

Wenn Ihr Team oder Ihre Gruppe nicht mehr mit einem Gastbenutzer zusammenarbeitet, können Sie ihn schnell aus dem Gruppe, um sie am weiteren Zugriff auf Inhalte und Dateien im Zusammenhang mit der Gruppe zu hindern Aktivität.

1. Gehen Sie zu Ihrem Microsoft 365 Admin Center
2. Expandieren Benutzer
3. Auswählen Gastbenutzer
4. Wählen Sie den Benutzer aus, den Sie entfernen möchten
5. Klicken Löschen den jeweiligen Gastbenutzer zu entfernen.

Und so können Gruppenbesitzer und IT-Administratoren den Gastbenutzerzugriff in Office 365 aktivieren.