Microsoft hat einen Besprechungsplanerdienst für Microsoft 365-Kunden gestartet. Es arbeitet mit Cortana zusammen, um die Organisation von Besprechungen zu vereinfachen.
Heute startet Microsoft ein Besprechungsplaner Service für Microsoft 365-Kunden. Der Scheduler-Dienst funktioniert mit Cortana, der digitale Assistent von Microsoft, um Anfragen in natürlicher Sprache zu erkennen und darauf zu reagieren. Benutzer können Cortana um Hilfe beim Einrichten eines Meetings bitten, indem sie sie einfach in eine E-Mail aufnehmen. Sie können sogar nach einer bestimmten Zeitspanne, einem bestimmten Zeitraum und sogar nach einer bestimmten Zeitspanne fragen Teambesprechung.
Wenn Sie eine E-Mail an Cortana senden, ermittelt der Scheduler-Dienst, welche Zeiten für die Teilnehmer gültig sind. Wenn sie in derselben Organisation wie Sie sind, kann Cortana auf die Zeitpläne aller Personen zugreifen und die Besprechung entsprechend planen. Wenn Sie versuchen, eine Besprechung außerhalb Ihrer Organisation einzurichten, sendet Cortana den anderen Teilnehmern per E-Mail die Zeiten mit, zu denen Sie und andere in Ihrer Organisation verfügbar sind. Die externen Teilnehmer können dann einen für sie passenden Zeitpunkt auswählen, um Cortana bei der Planung des Meetings zu unterstützen.
Cortana wird versuchen, Besprechungen so automatisch wie möglich zu planen; Allerdings sagt Microsoft, dass der Besprechungsplaner bei Bedarf menschliche Unterstützung in Anspruch nehmen wird. Menschliche Mitarbeiter helfen dabei, inkohärente Anfragen zu klären oder zusätzliche Fragen zu ermitteln, die dem Organisator gestellt werden sollen. Das bedeutet zwar, dass Ihre E-Mail für eine andere Person sichtbar ist, angehängte Dateien und Links jedoch nicht. Der Scheduler verarbeitet auch keine verschlüsselten Nachrichten.
Der Dienst wird in Ihrer Organisation eingerichtet und die Daten werden in Microsoft Exchange Online gespeichert. Cortana verarbeitet Ihre Daten innerhalb Ihres Mandanten und Informationen werden nur dann an Microsoft gesendet, wenn menschliche Hilfe erforderlich ist. Das Team, das diese Anfragen bearbeitet, ist nach den Datenschutz- und Sicherheitsstandards für Lieferanten von Microsoft zertifiziert, sodass Ihre Daten nirgendwo anders gesendet werden.
Während Scheduler mit Cortana funktioniert, handelt es sich um einen vom digitalen Assistenten getrennten Dienst. IT-Administratoren müssen ein benutzerdefiniertes Postfach einrichten, das mit Cortana verknüpft ist, damit sie Anfragen bearbeiten kann. Es ist auch kein billiger Service: Unternehmen müssen 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat zahlen. Microsoft gibt jedoch an, dass wöchentliche Besprechungen um 148 % zugenommen haben und die Planung einer Besprechung normalerweise zwischen 6 und 29 Minuten dauert. Die Zeitersparnis kann für einige Kunden den Preis wert sein.