Wenn Sie Ihre Dateien sorgfältig filtern und organisieren, finden Sie schnell die gesuchten Dokumente. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie Ihre Ordner übersichtlich halten.
Wenn Sie Hunderte von Dateien über Microsoft Teams erhalten haben und nicht von Anfang an einen klaren Plan hatten, kann es jetzt etwas unorganisiert aussehen. Benutzer fühlen sich oft mit der Aufgabe, ihre Dateien zu organisieren, überfordert und verschieben sie lieber immer wieder. Das Organisieren Ihrer Dateien ist zwar eine zeitaufwändige Aufgabe, aber die Vorteile, die es mit sich bringt, sind die Mühe wert.
Um Ihnen den gesamten Prozess zu erleichtern, haben wir diesen Leitfaden erstellt. Wir werden eine Reihe praktischer Tipps und Tricks teilen, die Ihnen helfen, Ihre MS Teams-Dateien besser zu organisieren.
Best Practices zum Organisieren Ihrer Dateien in MS Teams
Wählen Sie Ihren Haupt-Cloud-Speicherdienst
Microsoft Teams verwendet verschiedene Speicherdienste, um Ihre Dateien und Dokumente zu speichern. Standardmäßig werden Ihre Dateien auf OneDrive und SharePoint gespeichert. Die Dateien, die Sie in Team-Threads freigegeben haben, werden in SharePoint gespeichert. Alle Dateien, die Sie in Chats austauschen, werden in OneDrive gespeichert.
Sie können aber auch manuell einen Cloud-Speicherdienst hinzufügen, mit dem Sie bereits vertraut sind. 
Dateien mit OneDrive synchronisieren
Wir empfehlen, den Cloud-Speicherdienst von Microsoft zum Speichern von Teams-Dateien zu verwenden. Beide Dienste wurden von Microsoft entwickelt und es gibt keine Integrations- oder Kompatibilitätsprobleme zwischen ihnen.
Durch die Synchronisierung Ihrer Teams-Dateien mit OneDrive können Sie direkt über den Datei-Explorer darauf zugreifen. Mit anderen Worten, Sie müssen Teams nicht mehr öffnen, um diese Dateien anzuzeigen.
Bestimmte Ordner erstellen
Unabhängig vom Cloudspeicherdienst, den Sie zum Speichern Ihrer Teams-Dateien verwenden, ist es wichtig, bestimmte Ordner zu erstellen. Fügen Sie dann alle Ihre Dateien den entsprechenden Ordnern hinzu. Das Wichtigste ist, sich für eine Struktur zu entscheiden und sich daran zu halten.
Sie können beispielsweise für jede Person, mit der Sie häufig interagieren, einen eigenen Ordner erstellen. Und speichern Sie die Dateien, die Sie von ihnen erhalten haben, im entsprechenden Ordner. Oder Sie können beschreibende Namen für Ihre Dateien wie Berichte, Verträge, Aufgaben, Marketing, Finanzen, Präsentationen usw. verwenden.
Sie können Ihre Ordner auch nach Projekt, Kunde, Datum, Frist usw. organisieren.
Verwenden Sie klare und spezifische Kanalnamen
Alle Dateien im Zusammenhang mit Teams werden in SharePoint gespeichert. Jedes Mal, wenn Sie ein neues Team in Microsoft Teams erstellen, wird automatisch eine neue SharePoint-Teamwebsite erstellt. Wenn Sie einen Kanal erstellen, erstellt SharePoint automatisch eine neue Dokumentbibliothek für diesen Kanal.
Die Bibliothek wird nach dem Kanalnamen benannt. Stellen Sie daher sicher, dass Sie bestimmte Kanalnamen auswählen, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden.
Verwenden Sie die Dateifilter
Microsoft Teams verfügt über eine Reihe von Filtern, mit denen Sie Ihre Dateien in einer bestimmten Reihenfolge auflisten können. Sie können die Dateien beispielsweise in chronologischer Reihenfolge auflisten. Oder Sie können sie nach dem Namen der Person filtern, die sie geändert hat.
Oben anpinnen
Sie können eine Datei auch oben anheften. Mit dieser Funktion können Sie Dateien markieren, die entweder sehr wichtig oder dringend sind. Auf diese Weise wissen Sie genau, wo Sie diese Datei finden.
Zuerst müssen Sie die Datei markieren und dann auf das klicken Oben anpinnen Möglichkeit.
Schnelle Tipps zum erfolgreichen Organisieren Ihrer Dateien
- Speichern Sie Ihre Dateien nicht auf Ihrem Desktop. Ein überladener Desktop sieht verwirrend aus und erzeugt visuelles Rauschen.
- Speichern Sie Ihre Dateien, sobald Sie sie erhalten. Warten Sie nicht, bis Sie 5o Dateien erhalten, um sie zu organisieren. Legen Sie sie direkt nach Erhalt in den richtigen Ordner.
- Verwenden Sie klare und aussagekräftige Namen für Ihre Dateien. Die Verwendung von generischen Namen wie "Dateien", "Dokumente", "Zeug" hilft überhaupt nicht.
Welche Tipps und Tricks verwenden Sie, um Ihre Microsoft Teams-Dateien zu organisieren? Teile sie in den Kommentaren unten.