Nachdem Microsoft im Sommer 2017 kürzlich Softwareupdates für bestimmte Versionen von Microsoft Excel unterzogen hatte, ordnete Microsoft Änderungen nachverfolgen als Legacy-Feature zu. Um die Verwendung zu erleichtern, können Sie es zu Ihrer Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen, um jede Datei zu verfolgen. Alternativ können Sie das Excel Ribbon über das Anlegen einer neuen Gruppe hinzufügen und dieser neuen Gruppe hinzufügen.
Wie bei Word hat Microsoft sein Programm mit der Aufnahme einer neuen Co-Authoring-Funktion aktualisiert um die Online-Freigabe von Arbeitsmappen und den Änderungsverlauf unter Kollegen, Kollegen, Freunden, Familie zu ermöglichen, usw. Freigegebene Arbeitsmappen wurden entwickelt, um Benutzern den gemeinsamen Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung zu ermöglichen, sobald sie die Genehmigung erhalten haben.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben jemanden gebeten, mit Ihnen Korrektur zu lesen oder an einem Excel-Projekt mitzuarbeiten. Es ist ein ziemlich einfacher Mechanismus, da Sie mit Excel praktisch Rechtschreibfehler markieren (und eine Rechtschreibprüfung haben), Kommentare am Rand einfügen usw. elektronisch und relativ ähnlich wie bei einem Word-Dokument.
Die einzige zu beachtende Ausnahme besteht darin, dass Excel die geänderten Zellen hervorhebt, während Sie in Word Änderungen an Wörtern und Sätzen beobachten. Es gibt jedoch zwei Dinge zu beachten, bevor wir beginnen.
Wenn Ihr Excel-Arbeitsblatt eine Tabelle enthält, funktioniert die Funktion Änderungen nachverfolgen in einer Tabelle nicht. Um die Nutzung zu gestatten, müssen Sie „Änderungen verfolgen” in den Arbeitsmappen, indem Sie zuerst die bereits vorhandene Tabelle auswählen und dann „Registerkarte Design“ und danach wählen Sie „In den Bereich umwandeln.“ Wenn Sie Änderungen von anderen Benutzern benötigen, müssen die Arbeitsmappen an einem gegenseitig verfügbaren Speicherort freigegeben werden.
Aufgrund der Tatsache, dass sich die Versionen in Bezug auf den Aktualisierungsstand unterscheiden, können Sie diese Funktion möglicherweise nicht auf der Standard-Multifunktionsleiste anzeigen. Aber keine Sorge. Fügen Sie einfach das „Änderungen verfolgen”-Taste zum Ribbon-Menü, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Verwenden Sie im Ribbon-Menü Ihre Maus, um praktisch überall mit der rechten Maustaste zu klicken und das „Anpassen der Multifunktionsleiste” Popup-Option.
- Von dem "Anpassen der Multifunktionsleiste” Dialogfenster ziehen Sie Ihre Maus auf das “Wählen Sie Befehle aus” Route im rechten Feld: a “Dropdown-Menü/Liste“ sollte erscheinen, aus dem Sie entweder das “Alle Befehle" oder "Befehle nicht in der Multifunktionsleiste" Möglichkeit.
- Von der Parallele“Anpassen der Multifunktionsleiste”-Befehl gelangen Sie in ein Dropdown-Menü. Dies sollte an sich auf „Hauptregisterkarten” bereits im Standardmodus (d. h. die darunter befindliche Scrollliste sollte vorher die Hauptregisterkarten anzeigen). Klicken Sie nach dieser Überprüfung auf das + Schild neben „Rezension“ in der Liste, klicken Sie weiter auf die Option „Neue Gruppe“ unterhalb der Liste. Dies führt dazu, dass eine neue Gruppe zum „Rezension" Abschnitt.
- Um diese neu erstellte Gruppe umzubenennen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf „Neue Gruppe”-Zeile, ändern Sie sie in den gewünschten Namen und fügen Sie sogar ein Symbol hinzu, wenn Sie dies wünschen. Zur Veranschaulichung ändern wir es in "Änderungen verfolgen.“ (Excel fügt automatisch ein „Benutzerdefiniert” hinter Ihrem Namen beschriften, aber nur wenn es um diese Liste geht.) Wenn Sie klicken und dann das “XYZ-Gruppe“, können Sie es in einen anderen Bereich innerhalb der Überprüfungsliste verschieben.
- Sobald Sie die Gruppe Änderungen verfolgen markiert haben, wählen Sie zwei Befehle aus der Befehlsliste auf der linken Seite aus:
- “Änderungen hervorheben”
- “Änderungen akzeptieren/ablehnen”
Um jeden der Befehle in die Gruppe zu verschieben, müssen Sie auf „Hinzufügen" Taste.
Sie werden feststellen, dass sich Neue Gruppe jetzt im Menüband befindet. Als nächstes müssen Sie:
- Schlag "Änderungen hervorheben" Befehl.
- “Verfolgen Sie Änderungen während der Bearbeitung“ erscheint, klicken Sie mit der Maus und überprüfen Sie es. Wiederholen Sie für „Markieren Sie Änderungen auf dem Bildschirm.”
- Klicken Sie zum Abschluss auf „OK.”
Nach Abschluss dieser Aufgaben wird jede einzelne Änderung innerhalb der gewünschten Excel-Tabelle nachverfolgt und hervorgehoben durch einen einzigartigen blauen Randindikator und in der oberen linken Ecke ein kleines blaues Dreieck, das im bearbeiteten. erscheint Zellen. Um die Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern, weist das Programm eine andere Farbe zu, um die Nutzung der Plattform durch mehrere Benutzer zu identifizieren.
Wenn Sie den Mauszeiger über eine bereits bearbeitete Zelle bewegen, haben Sie außerdem Zugriff auf Folgendes:
- Datum
- Autor
- Zeitpunkt, an dem das Dokument geändert wurde
- Pop-up-Zusammenfassung der nachverfolgten Änderungen, die vor dem Akzeptieren von dauerhaft vorgenommenen Änderungen überprüft werden muss.
Beachten Sie, dass nur die letzte Änderung archiviert und in dieser Popup-Zusammenfassung angezeigt wird.
Nachdem jeder potenzielle Redakteur/Teilnehmer seinen Teil abgeschlossen hat, können Sie nun dazu übergehen, vorgeschlagene Änderungen als Teil der Aufgabe zu akzeptieren/abzulehnen.
- Klicke auf "Rezension” aus dem oberen Teil des “Schleife" Menü und klicken Sie auf "Annehmen ablehnen" Befehl.
- Sobald das Excel-Popup erneut mit dem „Speichern Sie die Arbeitsmappe” Aussagefunktion, klicken Sie auf “OK.”
- Excel markiert die ursprünglich bearbeitete Zelle und zeigt gleichzeitig neben dieser Hervorhebung die Änderungen auswählen an "Akzeptieren oder ablehnen" Dialogbox.
- Sie werden in alle aktuellen Änderungen eingeweiht, die in der angezeigten Liste vorgenommen werden. Aus den oben genannten können Sie entweder die bevorzugte bearbeitete Version auswählen oder bei der Originalversion bleiben. Wählen Sie aus, was für Sie sinnvoll ist. Wenn Sie sich entschieden haben, klicken Sie auf „Annehmen“, nachdem Sie aus der Liste die beste Version ausgewählt haben.
Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass keine der aufgeführten Versionen Ihren Wünschen entspricht, wiederholen Sie den Vorgang, aber ersetzen Sie ihn durch Klicken auf „Ablehnen" Möglichkeit. Nach der Entscheidung bewegt sich der Cursor nach diesem Befehl automatisch zur nächsten bearbeiteten Zelle zur weiteren Verarbeitung. - Wenn die von Ihnen gewählte Änderung die gesamte Tabelle durchlaufen muss (z. B. alle kaufmännischen Und-Zeichen in ein bestimmtes Format geändert werden), klicken Sie auf „Alle akzeptieren" Taste. Mit diesem Befehl werden alle ausgewählten Bearbeitungen sofort korrigiert und übernommen.
- Jetzt möchten Sie vielleicht zum Drehen des „Änderungen verfolgen”-Funktion aus. Gehen Sie dazu zurück zum „Bewertungsgruppe“ und gehen Sie in Richtung „Änderungen verfolgen“ Gruppe. Klicke auf "Änderungen hervorheben“ und deaktivieren Sie einfach das zuvor markierte Kontrollkästchen mit der Bezeichnung „Änderungen während der Bearbeitung verfolgen…”