21 Tipps und Tricks zu Apple Mail, die Sie für iOS und macOS vielleicht noch nicht kennen

Viele iOS- und macOS-Benutzer entscheiden sich auf beiden Plattformen für die native Mail-Anwendung. Für die meisten Leute ist es nicht etwas, worüber sie sich wirklich Gedanken machen. Es gerade funktioniert. Aber wie bei vielen Dingen auf Apples Plattformen können Sie es mit ein paar Tipps und Tricks zum Laufen bringen besser.

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Hier sind eine Handvoll weniger bekannter, aber unglaublich leistungsstarker Tipps und Tricks für Mail auf macOS und iOS.

iOS

Obwohl es viele iOS-E-Mail-Clients von Drittanbietern gibt, ist die standardmäßige und native Mail-App wahrscheinlich die erste Wahl für den durchschnittlichen Benutzer. Es ist extrem einfach zu bedienen, aber es gibt ein paar Tricks, die im Ärmel versteckt sind.

9. Verleihen Sie Ihrem Text Flair

Dies ist eine ziemlich grundlegende Funktionalität, weshalb es überraschend ist, dass so wenige Leute die integrierten Formatierungsoptionen in Mail kennen oder verwenden. Um fair zu sein, ist die Textformatierung von Mail (fett, kursiv usw.) jedoch nicht sehr offensichtlich. Aber es ist in Mail verfügbar.

Tippen Sie einfach auf eine Nachricht in der Mail-App. Wählen Sie dann den Text aus, den Sie fett, kursiv oder unterstrichen darstellen möchten. Tippen Sie auf das nach rechts zeigende Pfeilsymbol und dann auf das „Bich U“-Symbol, um Ihren Text zu formatieren.

8. Wischen Sie nach unten zu Entwürfe

Die Funktionsweise von Entwürfen in der iOS Mail-App mag etwas klobig und kontraintuitiv erscheinen. Schließlich müssen Sie bei einer Nachricht auf Abbrechen und Entwurf speichern klicken, um zu Ihrem Postfach zurückzukehren, oder? Technisch gesehen ist das eine Möglichkeit. Aber es gibt eine viel einfachere (und viel weniger bekannte) Problemumgehung.

Beginnen Sie mit der Eingabe einer Nachricht in Mail. Schauen Sie dann zum oberen Rand des Nachrichtenbereichs. Sehen Sie den kleinen, rechteckigen grauen Balken über der neuen Nachricht? Wischen Sie davon nach unten und die Nachricht wird automatisch unter Ihrer unteren Navigationsleiste gespeichert. Von hier aus haben Sie einfachen Zugriff auf Ihren Posteingang – tippen Sie einfach auf die Neue Nachricht, um Ihren Entwurf abzurufen.

7. Alle Entwürfe ansehen

Während der vorherige Tipp eine einfache Möglichkeit ist, einen einzelnen Entwurf griffbereit zu halten, bringt er nicht viel für Ihre zuvor geschriebenen Entwürfe. Aber Mail hat auch einen kleinen Trick, um schnell an diese Nachrichten zu gelangen.

Tippen Sie in Ihrem Posteingang einfach auf das Symbol Neue E-Mail / Verfassen in der unteren rechten Ecke des Bildschirms und halten Sie es gedrückt. Von dort aus sehen Sie eine Liste aller Ihrer vorherigen Entwürfe.

6. Schütteln, um gelöschte Nachrichten wiederherzustellen

Versehentlich eine wichtige E-Mail löschen? Sie müssen nicht Ihren Papierkorb durchsuchen, wenn Sie ein iOS-Gerät verwenden.

Wenn Sie eine Nachricht gelöscht haben, die Sie nicht beabsichtigt haben, schütteln Sie einfach Ihr iPhone. Sie sehen ein Dialogfeld "Papierkorb rückgängig machen" mit der Option, die aus dem Papierkorb gelöschte Nachricht wiederherzustellen. Auf der anderen Seite können Sie die Nachricht nach dem Wiederherstellen auch schütteln, um sie erneut in den Papierkorb zu verschieben.

5. Anhänge hinzufügen

Wie bei der Textformatierung unterstützt die iOS Mail-App das Hinzufügen von Anhängen zu Ihren E-Mails – es ist nur nicht sehr offensichtlich, dass dies der Fall ist. Das Anhangsmenü ist tatsächlich in derselben Tippgeste versteckt.

Doppeltippen Sie in einer Nachricht einfach auf eine beliebige Stelle im E-Mail-Text. Tippen Sie dann auf den nach rechts weisenden Pfeil und tippen Sie auf die Schaltfläche Anhang hinzufügen. Sie sehen dann verschiedene offensichtliche Anhänge, von denen Sie Anhänge hinzufügen können, darunter iCloud Drive, Dropbox und Google Drive.

4. Nutze Siri zu deinem Vorteil

Siri ist vielleicht nicht die klügste oder fähigste digitale Assistentin, aber wenn Sie iOS verwenden, ist sie immer da, wenn Sie sie brauchen. Aufgrund der nativen Integration hat Siri tatsächlich ein paar Tricks im Ärmel, wenn es um die Möglichkeiten der Mail-App geht.

Sie können es selbst ausprobieren. Rufen Sie Siri einfach an und bitten Sie sie, nach einer Nachricht zu einem bestimmten Thema oder von einem bestimmten Kontakt zu suchen. Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail schreiben, können Sie Siri auch anrufen und sagen: „Erinnere mich daran, dies später zu beenden“.

3. Erhalten Sie Benachrichtigungen für VIPs

Das Aussortieren wichtiger E-Mails von unwichtigen sollte ganz oben auf der Prioritätenliste Ihrer E-Mail-Organisation stehen. Zum Glück macht Mail es einfach mit a VIP-Liste. Gehen Sie einfach zu Ihrem Postfachbereich und tippen Sie dann auf das VIP-Postfach (oder das „I“-Symbol neben VIP). Fügen Sie ein paar Benutzer aus Ihren Kontakten hinzu.

Es lohnt sich auch, in diesem VIP-Listenmenü auf das Symbol für VIP-Benachrichtigungen zu tippen. Von dort aus können Sie einen benutzerdefinierten Benachrichtigungston und eine benutzerdefinierte Vibration einstellen, wenn Sie VIP-E-Mails erhalten. Dies ist eine unglaublich nützliche Methode, um zu wissen, ob es sich lohnt, sich eine E-Mail anzusehen, ohne Ihr Telefon aus der Tasche ziehen zu müssen.

2. Benachrichtigungen zu bestimmten Themen erhalten

In anderen Fällen möchten Sie vielleicht einen einzelnen wichtigen E-Mail-Thread verfolgen, ohne jemanden dauerhaft zu Ihrer VIP-Liste hinzuzufügen. Glücklicherweise gibt es in Mail für iOS auch eine Möglichkeit, dies zu tun.

Gehen Sie einfach zu einem beliebigen Posteingang. Wischen Sie in einer Nachricht nach rechts und tippen Sie auf die Dreipunkt-Schaltfläche Mehr. Tippen Sie im Dropdown-Menü auf Benachrichtigen… und bestätigen Sie dann. Um diese Aktion rückgängig zu machen, wischen Sie einfach erneut nach rechts, tippen Sie auf Mehr und tippen Sie auf Benachrichtigung beenden.

1. Holen Sie sich einen größeren Posteingang

Die Arbeit mit E-Mails auf einem mobilen Gerät ist normalerweise ein Kinderspiel. Aber die kleineren Displays der meisten Smartphones können dazu führen, dass sich Ihr Posteingang im Vergleich zu einem web- oder computerbasierten Client etwas beengt anfühlt.

Sie können tatsächlich etwas mehr Platz im Posteingang aus Ihrem Display herausholen, indem Sie zu Einstellungen —> Mail —> Vorschau gehen. Wählen Sie dort einfach 1 Zeile oder Keine aus. Dadurch wird bearbeitet, wie viel Ihnen eine E-Mail-Textvorschau anzeigt. Ohne diesen Text können Sie viel mehr E-Mails auf Ihrem Bildschirm unterbringen.

Bonus iOS 13 Mail-Tipps

Beginnen mit iOS 13, hat Apple neue Funktionen eingeführt, mit denen Sie blockierte Absender blockieren, stummschalten und ignorieren können, um Spam zu reduzieren.

• E-Mail-Thread stummschalten. Tippen Sie auf Einstellungen > Mail > Aktion bei stummgeschaltetem Thread und Sie können zwischen „Als gelesen markieren“ oder „Archivieren oder löschen“ wählen.

In Ihrer E-Mail können Sie jetzt wischen und „Mehr“ gefolgt von „Stumm“ auswählen, und es werden keine neuen Konversationen in diesem E-Mail-Thread mehr gesendet.

• Blockierte Absender ignorieren – Wählen Sie in Ihren E-Mail-Einstellungen „Blockierte Absender ignorieren“ und alle E-Mails, die von Benutzern in Ihrer blockierten Liste stammen, werden automatisch entfernt, bevor Sie Ihren Posteingang erreichen.

Sie können sich über alle neuen Änderungen von iOS 13 informieren Spam und Robocall die Ermäßigung.

Mail auf macOS

Die Mail-App auf macOS ist eigentlich eine wirklich leistungsstarke App zum Senden, Empfangen und Organisieren von E-Mails. Die App hat viel mehr zu bieten, als man denkt, was unweigerlich bedeutet, dass es wahrscheinlich viele Dinge gibt, von denen Sie nicht wussten, dass Mail auf macOS tun kann.

10. Nutzen Sie die Suche

Wenn Sie die Mail-App unter macOS verwenden, kennen Sie die Suchleiste in der oberen rechten Ecke bereits. Aber Sie wissen vielleicht nicht, wie mächtig diese Suchleiste sein kann. (Sie können ganz einfach eine Suche mit Befehl + Wahl + F aufrufen.)

Zum Beispiel unterstützt die Suchleiste natürliche Sprache – geben Sie einfach „E-Mails von gestern“ oder „E-Mails mit Anhängen“ ein. Die Suchen können erhalten viel detaillierter als das, indem Sie versuchen, zwei Daten in die Suchleiste mit einem Bindestrich dazwischen einzugeben, um E-Mails zu finden, die innerhalb dieses Zeitrahmens empfangen wurden.

9. Gönnen Sie sich etwas Ruhe

Benachrichtigungen können sehr schnell sehr nervig werden. Dies gilt insbesondere, wenn alle paar Minuten E-Mails eingehen. Wenn Ihr Mac mit dieser Geschwindigkeit bei Ihnen piept und Sie etwas Ruhe brauchen, können Sie tatsächlich ändern, wie oft Mail Sie unterbricht.

Mail ist standardmäßig so eingestellt, dass automatisch nach neuen Nachrichten gesucht wird. Das bedeutet, dass es Sie anpingt, wenn es eine eingehende E-Mail erkennt. Sie können dieses Verhalten jedoch in Mail -> Einstellungen bearbeiten. Versuchen Sie auf der Registerkarte Allgemein unter Auf neue Nachrichten prüfen ein längeres Intervall wie 15 oder 30 Minuten.

8. Passen Sie Ihre Symbolleiste an

Die Standardsymbolleiste in Mail funktioniert wahrscheinlich für die meisten Benutzer. Aber, wie bereits erwähnt, hat Mail oft eine weitere Ebene von Fähigkeiten und Anpassungen unter der Oberfläche. Dies ist bei der Symbolleiste der Fall, die tatsächlich unglaublich anpassbar ist, wenn Sie wissen, wo Sie suchen müssen.

Um Ihre Symbolleiste anzupassen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf einen leeren Bereich in der Symbolleiste selbst. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Option Symbolleiste anpassen aus. Von dort aus sollten Sie einen neuen Bereich mit einer Reihe verschiedener Optionen sehen. Es gibt eine Menge verschiedener Tasten, die Sie ein- und auswechseln können, also experimentieren Sie, bis Sie ein Setup gefunden haben, das Ihnen gefällt.

7. Weiterleiten, nicht weiterleiten

Die meisten von uns leiten E-Mails wahrscheinlich in unserem täglichen Leben an eine andere Person weiter. Das ist großartig, um die Kommunikation an eine andere Person weiterzugeben, aber es kann am Ende nervig werden, wenn der Empfänger auf Allen antworten und nachfolgende E-Mails klickt, um an alle anderen im Thread zu gehen – einschließlich Ihnen.

Wenn Sie das nächste Mal eine E-Mail erhalten und diese ohne die Möglichkeit einer Rücksendung weitergeben möchten, verwenden Sie eine Weiterleitung anstelle einer Weiterleitung. Wählen Sie eine E-Mail in Mail aus und klicken Sie dann in der oberen Menüleiste auf die Schaltfläche Nachricht. Klicken Sie dann auf Weiterleiten, geben Sie die E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Senden. Sie können auch Umschalt + Befehl + E verwenden.

6. Richten Sie einige E-Mail-Regeln ein

Eine der leistungsstärkeren, aber wenig genutzten Funktionen der macOS Mail-App sind Regeln. Grundsätzlich sind Regeln vorgegebene „Workflows“, die Mail abhängig von verschiedenen Einstellungen, die Sie eingeben, bestimmte Nachrichten automatisch organisieren, blockieren, löschen oder hervorheben lassen können.

Gehen Sie einfach zu Mail -> Einstellungen -> Regeln. Von hier aus können Sie Regel hinzufügen. Dann legen Sie bestimmte Parameter fest, z. B. woher eine Nachricht kommt oder welche Art von Inhalt sie enthält. Schließlich legen Sie eine Ausgaberegel fest. Sie können beispielsweise festlegen, dass Mail alle E-Mails von einem bestimmten Konto automatisch in einen separaten Ordner sendet. Die Möglichkeiten sind grenzenlos.

5. Erstellen Sie eine intelligente Mailbox

Wie Regeln sind Smart Mailboxes ein weiteres leistungsstarkes Werkzeug, das in Mail integriert ist. Grundsätzlich ist eine Smart Mailbox eine Möglichkeit, alle E-Mails nach bestimmten Kriterien an einem Ort zu sammeln und zu organisieren. Erstellen Sie eine intelligente Mailbox für „Nachrichten von der Familie“ und fügen Sie dann die E-Mail-Adressen Ihrer Familie hinzu und sie erledigt den Rest.

Natürlich ist das nur eine Verwendung einer Smart Mailbox – und die Möglichkeiten liegen ganz bei Ihnen. Um eine Smart Mailbox zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche Mailbox in der oberen Menüleiste und wählen Sie Neue Smart Mailbox. Von hier aus geben Sie verschiedene Kriterien ein. Denken Sie daran, dass Smart Mailboxes vorhandene, gelesene E-Mails in Ihrem Posteingang sowie zukünftige E-Mails organisieren.

4. Vermeiden Sie Probleme mit Anhängen

Wenn Sie jemandem auf einem Windows-PC oder Linux-Rechner eine E-Mail senden, können Probleme mit der Anhängekompatibilität auftreten. Glücklicherweise gibt es ein paar einfache Tricks, mit denen Sie Probleme beim Senden von Nachrichten aus Mail an Ihre Windows-Freunde vermeiden können.

• Verwenden Sie Mail Drop oder Dropbox, um größere Bilder oder Anhänge zu senden.
• Gehen Sie zu Bearbeiten -> Anhänge und stellen Sie sicher, dass diese beiden Optionen aktiviert sind: Immer Windows-freundliche Anhänge senden und Anhänge immer am Ende der Nachricht einfügen.
• Überprüfen Sie Ihre Dateierweiterungen. Windows-Computer benötigen Dateierweiterungen, um zu funktionieren. Stellen Sie also sicher, dass Sie sie nicht aus einer Datei löschen, die Sie an einen PC-Benutzer senden.

3. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Bildvorschau

Standardmäßig zeigt Ihnen Mail beim Öffnen einer Nachricht automatisch eine Vorschau von PDF-Dateien oder Bildern an. Es gibt jedoch eine Reihe von Gründen, warum Sie es deaktivieren möchten. Ein möglicher Grund ist die Geschwindigkeit, während die Sicherheit ein anderer sein kann.

Sie können dieses Verhalten bearbeiten, jedoch nicht in der Mail-App. Stattdessen müssen Sie das Terminal öffnen und die folgende Zeichenfolge einfügen.

Standardwerte schreiben com.apple.mail DisableInlineAttachmentViewing -boolean yes

Um die Bildvorschau in Mail erneut zu aktivieren, öffnen Sie das Terminal und kopieren / fügen Sie genau die gleiche Zeichenfolge ein, aber tauschen Sie "Ja" am Ende mit "Nein" aus.

2. Senden Sie eine Datei (sehr schnell)

Sie haben eine Datei, die Sie schnell an einen Kontakt senden müssen? macOS unterstützt tatsächlich die Möglichkeit, beliebige Arten von Dateien auf Apps im Dock zu ziehen und herunterzuladen. Dies gilt natürlich auch für die Mail-App.

Wenn Sie das nächste Mal eine Datei an eine E-Mail anhängen müssen, ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop auf das Mail-Symbol im unteren Dock. Mail wird automatisch mit einer neuen Nachricht geöffnet, an die die Datei angehängt ist. Es spart nur ein paar Sekunden – aber sie können sich schnell summieren, wenn Sie viele Medien oder Anhänge auf Ihrem Mac senden.

1. Finden Sie heraus, wo macOS Ihre E-Mails aufbewahrt

Aufgrund der Arbeitsweise der meisten E-Mail-Anbieter haben Sie wahrscheinlich nicht das Bedürfnis, Ihre Nachrichten physisch auf einem separaten USB-Laufwerk oder einer SSD zu sichern. Aber natürlich gibt es wahrscheinlich eine Reihe von Gründen, warum Sie den Weg gehen möchten oder müssen.

Es ist ziemlich einfach herauszufinden, wo Mail Ihre E-Mail-Nachrichten tatsächlich auf Ihrem Gerät speichert. Öffnen Sie einfach ein Finder-Fenster und wählen Sie Gehe zu —> Gehe zu Ordner… aus der oberen Menüleiste. Kopieren Sie dann die folgende Zeichenfolge, fügen Sie sie ein und klicken Sie auf OK.

~/Bibliothek/Mail/V5


Apple Mail auf iOS und macOS ist eine der beliebtesten Anwendungen, die von Benutzern weltweit verwendet wird. Es hat vielleicht nicht den ganzen Schnickschnack einer Mail-App eines Drittanbieters, aber es enthält immer noch viele versteckte Tipps und Tricks, die Sie effektiv produktiver machen und gleichzeitig sicher bleiben.

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