So verwenden Sie den Automator, um regelmäßige Aufgaben ohne Eingreifen auszuführen

Während praktisch jeder die einfach zu bedienenden Basisanwendungen von Mac OS X kennt, sind sich viele Menschen eines seiner größten Vorteile nicht bewusst: Automator. Die Anwendung wurde 2005 von Apple als Teil des Betriebssystems Mac OS X 10.4 „Tiger“ eingeführt, das eine Point-and-Click-Schnittstelle zur Automatisierung von Routineaufgaben bietet. Ob es darum geht, Dateien zu organisieren, Bilder in bestimmte Alben zu legen, sich in bestimmte Bereiche des Betriebs einzuloggen System oder etwas ganz anderes, die verschiedenen Bedienfelder und Steuerelemente in Automator können dies in wenigen Schritten erledigen Sekunden.

Für diejenigen, die mit Mac OS X noch nicht vertraut sind oder einfach neu in der Funktionsweise von Automator sind, können Sie dies in wenigen einfachen Schritten tun. Diese Schritte erzeugen einen in Mac OS X als „Workflow“ bekannten Vorgang, der in der Lage ist, jedes Mal denselben Job identisch auszuführen.

Schritt 1: Öffnen Sie die Automator-Anwendung und legen Sie los

Um mit dem Erstellen einer neuen Automator-Routine zu beginnen, öffnen Sie die Automator-Anwendung, indem Sie entweder im Ordner „Anwendungen“ des Finders zu ihr navigieren oder eine Spotlight-Suche nach der Anwendung durchführen.

Sobald Automator geöffnet wird, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Benutzer den Dokumenttyp auswählen können, den sie erstellen möchten.

In diesem Fall müssen Benutzer die Option „Workflow“ auswählen. Dadurch wird ein einfaches Skript erstellt, das eine Routineaufgabe ausführt. Andere Optionen, wie das Erstellen einer Anwendung oder sogar eines Mac OS X-Dienstes, können mit Automator ausgeführt werden, werden jedoch in einem anderen Tutorial behandelt.

Wenn Sie die Option zum Erstellen eines Workflows auswählen, wird das Dialogfeld eliminiert und eine im Wesentlichen leere Leinwand voller verfügbarer Aktionen und Verfahren angezeigt. Dies schafft den Ausgangspunkt für die Workflow-Erstellung.

Schritt 2: Bestimmen Sie, was automatisiert werden muss

Bevor Sie mit der eigentlichen Erstellung eines Workflows beginnen, ist es wichtig, dass Benutzer bei jedem Aufruf genau bestimmen, was der Workflow tun soll. Für manche Leute kann dies darin bestehen, iTunes-Songs mit einem Jahr, Genre oder Künstlernamen zu versehen. Bei anderen kann es sein, Fotos nach oben oder unten zu skalieren, und bei wieder anderen kann es das Senden einer E-Mail, das Anpassen einer Systemeinstellung oder eine andere Routineaufgabe sein.

Erstellen Sie zunächst eine einfache Liste der gewünschten Aktion und ihrer möglichen Ergebnisse. In diesem Fall erstellen wir eine E-Mail mit vorausgewählten Empfängern und einer vorgefertigten Nachricht, die automatisch gesendet wird, wenn der Workflow initiiert wird. Dies ist eine ausgezeichnete Option für Kleinunternehmer, die regelmäßig E-Mails an Kunden senden, um sie an bevorstehende Fristen, fällige Zahlungen oder andere Informationen zu erinnern. Unsere Schritt-für-Schritt-Reihe von Zielen würde in etwa wie das folgende Beispiel aussehen:

1. Öffnen Sie Mail.app
2. Erstellen Sie eine E-Mail mit vorgefertigtem Inhalt
3. Hängen Sie geburtstagsspezifische Bilder an
4. Senden Sie den Inhalt an Kontakte, die einen Geburtstag feiern

Dies mag etwas fortgeschritten erscheinen, aber dank der vorgewählten Aktionen von Automator ist es tatsächlich sehr einfach, automatisch zu helfen Geschäftskontakte feiern ihren Geburtstag mit einem Gruß des Unternehmens, der eine E-Mail-Vorlage verwendet und ein spezielles enthält Förderung. Mit den eingangs aufgeführten Zielen wird die Erstellung einer solchen Routine zum Kinderspiel.

Schritt 3: Beginnen Sie mit der stückweisen Montage der Routine

Durchsuchen Sie mithilfe der Automator-Seitenleiste die Bibliothek der vordefinierten Aktionen, indem Sie die Option „Mail“ auswählen (wählen Sie zuerst die Option „Workflow“).

Dadurch wird eine Liste verfügbarer Automatisierungsverfahren angezeigt, die bereits von Apple oder anderen Softwareentwicklern für die Verwendung mit Automator definiert wurden. Diejenigen, die ein anderes E-Mail-Programm wie Entourage oder Outlook installiert haben, werden besondere Aktionen für diese Bewerber bemerken, die durch das Symbol der App gekennzeichnet sind. In diesem Fall werden wir uns strikt an Aktionen halten, die mit Mail.app funktionieren. Aus diesem Grund sollten alle ausgewählten Aktionen das Mail-Symbol von Apple direkt auf der linken Seite des Etiketts aufweisen.

Die erste Aktion, die wir auswählen, trägt die Bezeichnung „Neue E-Mail-Nachricht“ ab OS X 10.8 „Mountain Lion“.

Diese Option zeigt ein typisches Formular zum Verfassen von Nachrichten an. Benutzer werden die typischen Felder bemerken, die zum Adressieren einer Nachricht verwendet werden, sowie Betreff- und Textfelder.

Da diese Nachricht an Kontakte, die einen Geburtstag feiern, am Tag ihres Geburtstags gesendet wird, Die Aktion beruht auf der Tatsache, dass der Geburtstag jedes Kontakts in Contacts.app definiert wurde (Adresse Buch). Wenn ja, fügen Sie jeden Kontakt mit einem definierten Geburtstag in das Feld „BCC“ der E-Mail ein. Dadurch wird sichergestellt, dass Nachrichten, die an mehrere Kontakte gesendet werden, nicht den Datenschutz der E-Mail-Adressen jedes Kontakts beeinträchtigen. Es stellt auch sicher, dass die Geburtstags-E-Mail nur an die ausgewählten Kontakte gesendet wird, was für die Segmentierung geschäftlicher und persönlicher Kontakte nach Bedarf hilfreich sein kann.

Wenn die Kontakte im Feld „BCC“ aufgeführt sind, schreiben Sie einen E-Mail-Betreff in das entsprechende Feld. Lassen Sie den Bereich „Nachricht“ leer, da dies in einem späteren Schritt des Prozesses berücksichtigt wird. Wählen Sie das Konto aus, von dem die Nachricht gesendet werden soll, und stellen Sie sicher, dass geschäftliche E-Mails von einem geschäftlichen E-Mail-Konto gesendet werden usw.

Die Routine kann jetzt in neue Richtungen erweitert werden, einschließlich der Hinzufügung von Geburtstagsgrüßen und einem spezifischen Anhang. Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Geburtstagsgrüße senden“ und ziehen Sie es in den Arbeitsbereich. Dadurch wird eine neue Box mit geburtstagsspezifischen Bildern und einem Bereich zum Schreiben einer Nachricht hinzugefügt. Wählen Sie ein bestimmtes Bild aus oder fordern Sie für jeden Empfänger ein zufälliges Bild an und schreiben Sie dann einen Geburtstagsgruß in das angezeigte Feld. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail einen speziellen Aktionscode oder einen Rabatt enthält, um den Anlass zu feiern.

Schritt 4 (optional): Aufzeichnen von Aktionen auf dem Bildschirm für eine erweiterte Automatisierung

Scharfe Beobachter der Automator-Benutzeroberfläche werden eine große Schaltfläche "Aufzeichnen" in der Symbolleiste der Anwendung bemerken. Dies ist im Wesentlichen eine Bildschirmaufnahmeanwendung, die etwas tiefer unter die Haube greift. Wenn es initiiert wird, beobachtet es, was der Benutzer tut, und repliziert es in exakter Weise als Automator-Workflow. Dies ist eine großartige Option, wenn in diesem Beispiel die von Apple bereitgestellte Geburtstagsvorlage einfach nicht passt. Was wäre, wenn der Benutzer ein eigenes Bild mit Unternehmensbranding-Themen und etwas mehr marketingorientiertem Design anhängen möchte?

Dies kann ganz einfach durch Drücken der Aufnahmetaste und anschließendes Starten von Mail erfolgen. Während der Aufnahme verfassen die Benutzer eine neue Nachricht, erstellen ihren Inhalt zum Thema Geburtstag, hängen Geburtstagsbilder an und stoppen dann die Aufnahme. Die Geburtstagsnachricht würde entsprechend angepasst und genauso produziert wie die Bildschirmaufzeichnung, die verfolgt wurde, während der Benutzer seine benutzerdefinierte E-Mail erstellte.

Dies funktioniert auch sehr gut zum Aufzeichnen von Dingen wie Anwendungsfiltern, Bildgrößenänderung, PDF-Filterung, und eine ganze Reihe anderer Aufgaben, die möglicherweise einfacher ausgeführt werden können als per Drag-and-Drop diktiert werden Elemente.

Schritt 5: Speichern des Dokuments und Ausführen bei Bedarf

Der soeben erstellte Workflow kann grundsätzlich in einem von zwei Formularen gespeichert werden. Wenn Benutzer es einfach als Workflow speichern möchten, müssen sie auf das Symbol doppelklicken, den Workflow öffnen und jedes Mal auf die Schaltfläche "Ausführen" klicken, wenn sie seine Aktionen ausführen möchten. In diesem Fall werden diese Schritte jedes Mal ausgeführt, wenn jemand Geburtstag hat.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, es als Anwendung zu speichern, wodurch die Schaltfläche "Ausführen" vollständig aus der Gleichung entfernt wird. Wenn Benutzer den Workflow als App speichern, werden durch Doppelklicken auf das Symbol und Öffnen dieser Anwendung alle Aktionen sofort und ohne weitere Eingaben ausgeführt.

Bei so etwas wie einer Geburtstags-E-Mail oder einer Filteraufgabe könnte es tatsächlich eine tolle Sache sein Idee, den Workflow als Anwendung zu speichern und ihn dann als Startelement im System hinzuzufügen Präferenzen. Dadurch würde die Anwendung bei jedem Start des Computers ausgeführt, automatisch auf die im Workflow angegebenen Bedingungen überprüft und bei Bedarf die angeforderten Aktionen ausgeführt. Da das Dokument entweder als Workflow oder als Anwendung gespeichert ist, können Benutzer entweder eine weitere automatisierte Aufgabe erstellen oder einfach die Früchte ihrer Arbeit genießen. Es könnte nicht einfacher sein, Mac OS X eine Vielzahl von Aufgaben im Hintergrund ausführen zu lassen, alle mit minimalen Benutzereingaben und oft ohne zusätzliche Maßnahmen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, wie Sie ganz einfach automatisierte Geburtstagsgrüße erstellen können:

1. Richten Sie Ihr Adressbuch ein. Öffnen Sie einfach das Adressbuch, gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf Vorlage > Feld hinzufügen und wählen Sie Geburtstag.

Oder Sie können einem bestimmten Kontakt auch einen Geburtstag hinzufügen. Starten Sie einfach das Adressbuch und gehen Sie zu einem Kontakt, dem Sie einen Geburtstag hinzufügen möchten. Klicken Sie auf das Kartenmenü und wählen Sie Geburtstag aus der Option Feld hinzufügen.

2. Öffnen Sie Automator, wählen Sie Anwendung und klicken Sie auf Auswählen.

3. Klicken Sie auf Kontakte und suchen Sie nach Personen mit Geburtstagen

4. Klicken Sie nun auf Mail und senden Sie Geburtstagsgrüße. Beachten Sie, dass zwei Aktionen im Workflow (siehe unten) miteinander verknüpft sind.

5. Speichern Sie den Workflow, indem Sie Datei > Speichern… wählen.

6. Um diesen Workflow zu verwenden, klicken Sie einfach auf das Symbol „Geburtstag“ (das Sie gerade gespeichert haben). Automator findet die Personen mit Geburtstagen und lässt Sie Ihnen einen Gruß schicken.

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