Wenn Sie mit einem Team an einem Dokument arbeiten, durchläuft diese Datei verschiedene Entwürfe. Aber was ist, wenn Ihnen ein früherer Entwurf gefallen hat? Wenn Sie nur den alten Text durch einen neuen Text ersetzt haben und keinen Entwurf dieser bestimmten Version gespeichert haben, können Sie ihn als verloren betrachten. Aber das muss nicht sein, dank Google Docs.
Eine von vielen nützlichen Optionen, die Google Docs bietet, ist das Anzeigen der verschiedenen Versionen des Dokuments. Wenn Ihnen die Erstellung eines früheren Entwurfs immer noch gefällt, können Sie ihn auf diese Weise wiederherstellen. Sie haben zwei Möglichkeiten, verschiedene Versionen Ihrer Google Docs-Datei anzuzeigen.
So verwenden Sie den Vorschlagsmodus, um Änderungen anzuzeigen
Im Vorschlagsmodus können Sie alle Änderungen, die Ihr Team vorgenommen hat, in einer anderen Farbe anzeigen, damit Sie den Unterschied leichter erkennen können. Sie sehen auch eine zusammengefasste Version der Änderungen an der Seite und Sie können eine vorgeschlagene Änderung entweder akzeptieren oder ablehnen.
Um zu beginnen, klicken Sie oben rechts auf das Bleistiftsymbol und wählen Sie die Option Vorschlagen.
Sobald Sie diese Option auswählen, wird eine kurze Meldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass die Vorschlagsoption aktiviert wurde. Wenn Sie jemals zu einer anderen Option wechseln möchten, klicken Sie auf den grünen Stift. Mit dieser Option können Sie genau das tun, schlagen Sie vor. Der gesamte von Ihnen hinzugefügte Text ändert die Originalversion nicht. Wenn Sie einen Vorschlag ändern möchten, klicken Sie einfach auf und der Cursor beginnt zu blinken.
So überprüfen Sie einen Bearbeitungsvorschlag in Google Docs
Wenn das Ende des Tages gekommen ist, ist es an der Zeit, diese Vorschläge zu überprüfen. Klicken Sie auf die Registerkarte Extras oben und klicke auf Vorschläge überprüfen. Sie sehen Optionen zum Annehmen oder Ablehnen der Vorschläge. Sie sehen dort keine Liste mit Vorschlägen. Google Docs hebt direkt im Dokument hervor, wo sich der Vorschlag befindet.
Sie können sich durch die vorgeschlagene Bearbeitung bewegen, indem Sie auf die Auf- und Abwärtspfeile klicken. Sie wissen, dass Sie es sind, da Google Docs diejenige hervorhebt, bei der Sie sich gerade befinden. Wenn Sie Vorschau Alle akzeptieren auswählen, sehen Sie alle vorgeschlagenen Änderungen am Dokument, und Sie müssen nur auf die große blaue Schaltfläche Alle akzeptieren klicken, um sie alle zu akzeptieren.
Wenn Sie die Option Vorschau für alle verweigern auswählen, werden alle Vorschläge aus dem Dokument entfernt. Klicken Sie zum Abschluss einfach auf die Schaltfläche Alle ablehnen. Wenn Sie die Vorschläge bereits akzeptiert oder abgelehnt haben, dies jedoch bereut haben, können Sie durch Klicken auf den Zurück-Pfeil zurückkehren, um neue Änderungen vorzunehmen.
Versionsgeschichte
Sie können auch verschiedene Versionen Ihrer Datei anzeigen, indem Sie auf Folgendes gehen:
- Datei
- Versionsgeschichte
- Siehe Versionsverlauf
Auf der rechten Seite sehen Sie alle verschiedenen Versionen der Datei. Klicken Sie auf die Punkte, und Sie können diese bestimmte Version benennen oder eine Kopie davon erstellen. Sie sehen auch Dinge wie das Datum und die Uhrzeit der letzten Bearbeitung. Hier finden Sie die Option zum Wiederherstellen dieser Version, aber Sie sehen sie auch in einer großen blauen Schaltfläche oben.
Sie sehen auch die Namen aller Personen, die die Datei an einem bestimmten Datum bearbeitet haben. Wenn Sie die Option Nur benannte Versionen anzeigen aktivieren, können Sie von Ihnen benannte Versionen schnell finden. Alle anderen werden entfernt, aber nicht gelöscht.
Um einen Kommentar zu einem von Ihnen gemachten Vorschlag abzugeben, markieren Sie den Text, den Sie kommentieren möchten, und klicken Sie auf die Option „Kommentieren“. Es wird das letzte auf der Liste sein. Zu Ändere deinen Kommentar, klicken Sie auf die Punkte rechts und wählen Sie Bearbeiten. Sie können auch auf diesen Kommentar verlinken und ihn löschen, wenn Sie Ihre Meinung ändern, solange Sie dort sind.
Um einen Kommentar eines Teamkollegen zu beantworten, klicken Sie auf den Kommentar. Geben Sie Ihren Text ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Antworten oder Auflösen. Wenn Sie bereit sind, Ihre Datei herunterzuladen, gehen Sie zu Datei > Herunterladen, können Sie aus einer Vielzahl von Formaten wählen.
Sie können wählen aus:
- Wort
- OpenDocument-Format
- Rick-Textformat
- Klartext
- Website
- EPUB
Android
Um das oben Erwähnte auf Ihrem Android-Gerät zu tun, müssen Sie auf verschiedene Optionen zugreifen. Um eine Bearbeitung vorzuschlagen und die beiden Versionen anzuzeigen, tippen Sie auf das Bleistift unten rechts, aber bevor Sie mit der Eingabe beginnen, tippen Sie auf die Punkte oben rechts und wählen Sie das Änderungen vorschlagen Möglichkeit.
Genau wie auf dem Desktop wird alles, was Sie vorschlagen, in einer anderen Farbe angezeigt.
So kommentieren Sie eine Google Docs-Datei – Android
Wenn Sie etwas zu sagen haben, sagen Sie es. Sie können die Google Docs-Datei auf Ihrem Android-Gerät kommentieren, indem Sie lange auf n das Wort oder den Satz drücken, den Sie kommentieren möchten, gefolgt von den Punkten. Sie sollten jetzt die Option zum Hinzufügen von Kommentaren sehen.
Sie wissen, wo sich Ihr Kommentar befindet, da er hervorgehoben wird. Zu schau dir deinen Kommentar an und andere, tippen Sie darauf. Wählen Sie Kommentar anzeigen, und Sie sollten sehen, was Sie eingegeben haben. Sie können den Kommentar bearbeiten, löschen oder einen teilbaren Link für den Kommentar abrufen, indem Sie auf die Punkte tippen. Wenn das Problem hinter dem Kommentar behoben wurde, können Sie auf die Option Beheben tippen, um es zu entfernen.
Wenn Sie versehentlich auf die Lösungsoption getippt haben, sehen Sie (für einige Sekunden) die Rückgängig-Option. Tippen Sie darauf, um den Kommentar erneut zu öffnen. Sie sollten eine Nachricht in der Nähe des Kommentars sehen, dass er von Ihnen geöffnet wurde. Um andere Kommentare anzuzeigen, tippen Sie auf die Pfeile, um vor und zurück zu gehen.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich bei dem Vorschlag, den Sie machen, sicher sein, da der Autor oder die Autoren für jeden Vorschlag eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten. Selbst wenn du deine Meinung änderst, bekommen sie es immer noch. Wenn Sie der Autor sind und nicht für jeden kleinen Vorschlag eine Benachrichtigung erhalten möchten, können Sie dies deaktivieren, indem Sie zu den Einstellungen von Google Drive gehen:
- Gehe zu Einstellungen
- Benachrichtigungen
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für beide Optionen
So teilen Sie ein Google Docs-Dokument
Sie dachten, Sie hätten alles, was das Dokument bearbeitet, und erinnern sich, dass Sie vergessen haben, jemanden hinzuzufügen. Um Ihre Google Docs-Datei zu teilen, klicken Sie oben rechts auf die blaue Schaltfläche Teilen.
Klicken Sie auf Personen und Gruppen hinzufügen und fügen Sie Ihren Kontakt hinzu. Denken Sie daran, diesem Kontakt Bearbeitungsberechtigungen zu erteilen, indem Sie auf das Dropdown-Menü rechts klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bearbeitungsoption auswählen.
So ändern Sie die Bearbeitungsberechtigungen in Google Docs
Wenn jemand es verdient hat, aus einem Dokument entfernt zu werden, können Sie auf die Schaltfläche "Teilen" klicken. Unter der Option zum Hinzufügen einer Person werden alle Benutzer angezeigt, die Sie bereits hinzugefügt haben.
Auf der rechten Seite sehen Sie ein Dropdown-Menü, in dem Sie eine andere Option auswählen können.
Sie haben auch die Möglichkeit, einen Link einzurichten, über den jeder mit dem Link auf die Datei zugreifen kann oder nur von Ihnen hinzugefügte Personen. Sie sehen Optionen, um diese Einstellung zu ändern oder den Link zum Teilen zu kopieren. Durch Klicken auf das Zahnrad können Sie Einstellungen ändern, wie zum Beispiel:
- Redakteure können Berechtigungen ändern und teilen.
- Betrachter und Kommentatoren können die Option zum Herunterladen, Drucken und Kopieren sehen.
Abschluss
Wenn Sie die Änderungen sehen, die die Datei durchläuft, können Sie sehen, ob die Änderungen das Dokument verbessert haben. Kommentare können auch zur Verbesserung einer Datei beitragen, und Sie wissen jetzt, wie Sie sie hinzufügen oder ändern können. Arbeiten Sie häufig oder selten mit anderen an Dokumenten in Google Docs? Teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten mit und vergessen Sie nicht, den Artikel mit anderen in den sozialen Medien zu teilen.