Εάν λάβετε το ακόλουθο σφάλμα στο SharePoint "Εξαντλείται ο χώρος. Αυτός ο ιστότοπος έχει σχεδόν εξαντληθεί ο αποθηκευτικός χώρος. Για να ελευθερώσετε χώρο, διαγράψτε αρχεία που δεν χρειάζεστε και αδειάστε τον κάδο ανακύκλωσης", συνεχίστε να διαβάζετε παρακάτω για να μάθετε πώς να ελευθερώνετε χώρο αποθήκευσης στο SharePoint.
Όπως ίσως γνωρίζετε, ο διαθέσιμος αποθηκευτικός χώρος στο Microsoft 365 SharePoint είναι 1 TB συν 10 GB ανά άδεια που αγοράσατε και εάν θέλετε να αυξήσετε τον αποθηκευτικό χώρο, μπορείτε να αγοράσετε επιπλέον χώρο αποθήκευσης αρχείων στο Αγορά υπηρεσιών σελίδα (Επιλέξτε Πρόσθετα -> Επιπλέον χώρος αποθήκευσης αρχείων του Office 365).
Συνήθως, το 1 TB αποθηκευτικού χώρου στο SharePoint Online είναι αρκετό για μια μικρή εταιρεία να μοιράζεται έγγραφα και άλλα αρχεία μεταξύ των υπαλλήλων της. Αλλά αυτός ο χώρος μπορεί σύντομα να είναι ανεπαρκής εάν τα έγγραφα τροποποιούνται συχνά. Αυτό συμβαίνει επειδή το SharePoint δημιουργεί – από προεπιλογή – μια νέα έκδοση κάθε τροποποιημένου εγγράφου και, στη συνέχεια, διατηρεί την παλιά έκδοση του εγγράφου στο ιστορικό για λόγους ασφαλείας και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. Αυτό το χαρακτηριστικό ονομάζεται "
Εκδόσεις αρχείων" και είναι διαθέσιμο στο SharePoint Online και στο OneDrive για επιχειρήσεις.Παρόλο που το Εκδόσεις αρχείων είναι μια πολύ χρήσιμη δυνατότητα, επειδή σας επιτρέπει να επαναφέρετε μια προηγούμενη έκδοση ενός εγγράφου εάν είναι απαραίτητο, (π.χ. μετά από και εσφαλμένη διαγραφή ή τροποποίηση από ιό) ή παρακολουθεί τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο, από την άλλη πλευρά, μπορεί να μειώσει δραματικά τον διαθέσιμο χώρο στο SharePoint λόγω των πολλών διαφορετικών εκδόσεων που αποθηκεύει, για κάθε αρχείο.
Επομένως, εάν εξαντληθεί ο χώρος στο SharePoint Online και δεν θέλετε να αγοράσετε επιπλέον χώρο αποθήκευσης, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ελευθερώσετε δίσκο χώρο στο SharePoint, διαγράφοντας τις παλαιότερες εκδόσεις των αρχείων και τροποποιώντας τις ρυθμίσεις της έκδοσης αρχείων προκειμένου να διατηρηθούν οι ελάχιστες εκδόσεις του αρχεία.
Πώς να ελευθερώσετε χώρο στο SharePoint Online.
Βήμα 1. Αδειάστε τον Κάδο Ανακύκλωσης στο SharePoint για να ελευθερώσετε χώρο αποθήκευσης.
Το πρώτο βήμα για να αυξήσετε τον διαθέσιμο χώρο αποθήκευσης στο SharePoint Online, είναι να αφαιρέσετε όλα τα διαγραμμένα στοιχεία από τον κάδο ανακύκλωσης. Να κάνω αυτό:
1. Κάντε κλικ Σύνδεσμος ανακύκλωσης στα αριστερά και μετά κάντε κλικ Αδειος κάδος ανακύκλωσης.
Βήμα 2. Μειώστε τον αριθμό των εκδόσεων αρχείων στο SharePoint Online.
Από προεπιλογή, το SharePoint Online και το OneDrive για επιχειρήσεις, μπορούν να διατηρήσουν έως και 500 εκδόσεις κάθε εγγράφου που είναι –κατά τη γνώμη μου– υπερβολικό. Για να μειώσετε τον αριθμό των αποθηκευμένων εκδόσεων για κάθε αρχείο στο SharePoint Online:
1. Πλοηγηθείτε στο Εγγραφα βιβλιοθήκη και από Ρυθμίσεις κλικ στο μενού Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
2. Κάντε κλικ Ρυθμίσεις έκδοσης.
3. Στις Ρυθμίσεις έκδοσης, τροποποιήστε το Διατηρήστε τον ακόλουθο αριθμό βασικών εκδόσεων αξία από 500 έως 100 και κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ. Αυτό θα αφαιρέσει όλες τις εκδόσεις πέρα από τις 100 που διατηρεί. *
* Πρόσθετη βοήθεια: Εάν θέλετε να απενεργοποιήσετε πλήρως την έκδοση αρχείων στο SharePoint online, κάντε λήψη της πιο πρόσφατης έκδοσης του SharePoint Online Management Shell εργαλείο, συνδεθείτε στο Κέντρο διαχείρισης του SharePoint Online με τα διαπιστευτήριά σας διαχειριστή και δώστε την ακόλουθη εντολή PowerShell:
Set-SPOTenant -EnableMinimumVersionRequirement $False
Βήμα 3. Διαγράψτε προηγούμενες εκδόσεις αρχείων στο SharePoint Online.
Η τρίτη μέθοδος για να ελευθερώσετε χώρο αποθήκευσης στο SharePoint, είναι να διαγράψετε τις παλιές εκδόσεις των αρχείων. Το μόνο μειονέκτημα αυτής της διαδικασίας, είναι ότι πρέπει να διαγράψετε τις προηγούμενες εκδόσεις για κάθε αρχείο ξεχωριστά και δεν υπάρχει επιλογή (μέχρι τη σύνταξη του άρθρου), για να διαγράψετε όλες τις προηγούμενες εκδόσεις όλων των αρχείων ταυτόχρονα, χωρίς τη χρήση εργαλείου τρίτου κατασκευαστή όπως ο DMS-Shuttle για SharePoint.
Για να προβάλετε και να διαγράψετε όλες τις αποθηκευμένες εκδόσεις ενός εγγράφου SharePoint:
1. Επιλέγω Περιεχόμενα τοποθεσίας στα αριστερά και κάντε κλικ Ρυθμίσεις τοποθεσίας.
2. Στις Ρυθμίσεις τοποθεσίας, κάντε κλικ Μετρήσεις αποθήκευσης σύμφωνα με το Διαχείριση Συλλογής Ιστοσελίδων.
3. Τώρα κάντε κλικ στο Ιστορικό έκδοσης επιλογή δίπλα σε οποιοδήποτε αρχείο, για να δείτε όλες τις αποθηκευμένες εκδόσεις του.
4. Τέλος κάντε κλικ Διαγραφή όλων των εκδόσεων για να αφαιρέσετε όλες τις προηγούμενες εκδόσεις (εκτός από την τρέχουσα) ή να διαγράψετε μία προς μία τις εκδόσεις που θέλετε, επιλέγοντας το Διαγράφω επιλογή στις επιλογές με το κάτω βέλος κάθε αποθηκευμένης έκδοσης.
Αυτό είναι! Πείτε μου αν αυτός ο οδηγός σας βοήθησε αφήνοντας το σχόλιό σας σχετικά με την εμπειρία σας. Κάντε like και κοινοποιήστε αυτόν τον οδηγό για να βοηθήσετε άλλους.