Εάν το γραμματοκιβώτιό σας του Outlook 2019/365 γεμίζει, θα σας σταλεί ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα σας ενημερώνει ότι το γραμματοκιβώτιό σας πλησιάζει το όριο. Εάν δεν μειώσετε το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας, δεν θα μπορείτε να στείλετε email και θα λάβετε ένα email που λέει "Το γραμματοκιβώτιό σας υπερβαίνει το όριο μεγέθους".
Το όριο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ορίζεται συνήθως από τον διαχειριστή του Microsoft Exchange στον οργανισμό σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι διαχειριστές ενδέχεται να σας παραχωρήσουν περισσότερο χώρο εάν επικοινωνήσετε μαζί τους. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Προσωπικοί φάκελοι στο Outlook για να αποθηκεύσετε στοιχεία του Outlook τοπικά στον σκληρό σας δίσκο. Τα στοιχεία στον Προσωπικό Φάκελο δεν υπολογίζονται στο όριο σας.
Φυσικά, είναι καλύτερο να διατηρείτε τα πράγματα τακτοποιημένα και να καθαρίζετε μερικά από τα πράγματα που δεν θα χρειαστείτε ποτέ. Για να καθαρίσετε το γραμματοκιβώτιό σας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.
Επιλογή 1 – Εργαλείο εκκαθάρισης
Σημείωση: Αυτά τα βήματα αφορούν την έκδοση του Outlook για Windows. Αυτή η δυνατότητα δεν είναι διαθέσιμη στην έκδοση macOS.
- Παω σε "Αρχείο” > “Εργαλεία καθαρισμού” > “Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου“.
- Από το "Εκκαθάριση γραμματοκιβωτίου" οθόνη, μπορείτε να επιλέξετε "Βρείτε αντικείμενα παλαιότερα από"ορισμένος αριθμός ημερών ή "Βρείτε αντικείμενα μεγαλύτερα από"ένα ορισμένο μέγεθος. Προσωπικά, προσπαθώ να βρω αντικείμενα μεγαλύτερα από 250 kilobyte και μετά επιλέγω «Εύρημα…“.
- Ο οδηγός αναζητά μηνύματα που πληρούν τα κριτήρια αναζήτησής σας. Από το "Προηγμένη εύρεση», μπορείτε να διαγράψετε τυχόν ανεπιθύμητα στοιχεία.
Μόλις διαγράψετε τυχόν ανεπιθύμητα στοιχεία, φροντίστε να αδειάσετε το "Διεγραμμένα αντικείμενα" φάκελο κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας "Αδειος φάκελος“.
Επιλογή 2 – Χειροκίνητη αφαίρεση
- Κατά την προβολή της αλληλογραφίας σας στο Outlook, κάντε δεξί κλικ στη διεύθυνση email στο αριστερό παράθυρο και επιλέξτε «Ιδιότητες αρχείου δεδομένων“.
- Επίλεξε το "Μέγεθος φακέλου…κουμπί ".
- Ρίξτε μια ματιά σε ποιους φακέλους έχουν το μεγαλύτερο μέγεθος. Χρησιμοποιήστε αυτές τις πληροφορίες για να στοχεύσετε φακέλους από τους οποίους μπορείτε να διαγράψετε μη αυτόματα μηνύματα email.
