Με τόσες πολλές ψηφιακές πληροφορίες που εισέρχονται και εξέρχονται από τις συσκευές σας, η διαχείριση ηλεκτρονικών αρχείων μπορεί να είναι αρκετά δύσκολη. Αυτά τα αρχεία μετακινούνται από το ένα μέρος στο άλλο ασταμάτητα και συχνά με βιασύνη. Είναι καλό που η τεχνολογία έχει πιάσει αυτά τα ζητήματα.
Οργάνωση αρχείων 101
Η τεχνολογία κάνει την κοινή χρήση, την αποθήκευση και την ανάκτηση αποτελεσματική και λιγότερη ταλαιπωρία. Η απρόσκοπτη πρόσβαση στα απαραίτητα αρχεία είναι πλέον δυνατή. Αυτό το άρθρο θα συζητήσει μερικές βασικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να βελτιώσετε την αποτελεσματικότητα της διαχείρισης των αρχείων σας και θα σας καθοδηγήσουν στην ταξινόμηση των πραγμάτων.
1. Αυτοσχεδιάστε τη διαδικασία κοινής χρήσης των αρχείων σας
Όταν μιλάτε για αποτελεσματική οργάνωση αρχείων, δεν μιλάτε μόνο για αποθήκευση. Θα ήταν καλύτερο να εξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο χειρίζεστε, στέλνετε ή μοιράζεστε αυτά τα έγγραφα με τα μέλη του τμήματος.
Πρώτον, η αποστολή φαξ είναι μια τυπική μέθοδος κοινής χρήσης εγγράφων που όλοι στον εταιρικό κόσμο εφαρμόζουν καθημερινά. Τα ιδρύματα που ανήκουν στη χρηματοδότηση, το δίκαιο και την κυβέρνηση τείνουν να το χρησιμοποιούν ως ένα από τα εργαλεία επικοινωνίας. Τι γίνεται αν υπάρχει τρόπος να μεγιστοποιήσετε τις δυνατότητές του, κάνοντας παράλληλα την κοινή χρήση αρχείων μια αποτελεσματική διαδικασία όπως φαξ χωρίς συσκευή φαξ? Δεν θα βοηθούσε στην οργάνωση των πραγμάτων γύρω από το γραφείο σας;
Εάν η διαδικασία κοινής χρήσης αρχείων πραγματοποιείται εντός του χώρου εργασίας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν διακομιστή αρχείων ή ένα δίκτυο κοινής χρήσης αρχείων. Θα βοηθούσε τα άτομα που έχουν πρόσβαση να ανακτήσουν τα αρχεία τους.
2. Αποθηκεύστε έγγραφα σε ένα μόνο μέρος
Το θέμα της οργάνωσης αρχείων ταλαιπωρεί τις επιχειρήσεις εδώ και πολύ καιρό. Είναι μια αυξανόμενη ανησυχία μεταξύ των εταιρειών, επειδή πολλά από τα ηλεκτρονικά τους αρχεία συχνά τοποθετούνται λάθος κατά την αποθήκευση και τη μεταφορά. Αυτό το ζήτημα περιπλέκει περαιτέρω την κατάσταση, επειδή οι επιχειρήσεις τείνουν να μοιράζονται πολλά αρχεία με συναδέλφους.
Για να καταπολεμηθεί αυτό, οι ειδικοί προτείνουν τη δημιουργία ενός ενιαίου ριζικού φακέλου για εύκολη πρόσβαση στα αρχεία που προσπαθείτε να ανακτήσετε. Σε αυτήν τη μέθοδο, αποθηκεύστε όλα τα αρχεία εργασίας σας σε έναν φάκελο. Για χρήστες Η/Υ, η προεπιλογή είναι το My Documents.
Σε ένα κοινόχρηστο περιβάλλον, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν φάκελο Κοινόχρηστα έγγραφα. Και οι δύο διαδικασίες επιτρέπουν στους συναδέλφους σας να βρουν τα βασικά αρχεία από την αρχή. Επιπλέον, με αυτόν τον τρόπο ανοίγει ο δρόμος για εύκολη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτηση όταν οι χώροι αποθήκευσης εξαντλούνται.
Διαβάστε επίσης: 13 καλύτεροι δωρεάν διαχειριστές αρχείων για Windows 10 το 2021
3. Αποφύγετε την αποθήκευση αρχείων στην επιφάνεια εργασίας σας
Αυτό το θέμα αποτελεί συνέχεια του δεύτερου σημείου παραπάνω. Να θυμάστε ότι η επιφάνεια εργασίας σας δεν πρέπει να είναι ο κύριος χώρος αποθήκευσης για τα αρχεία σας. Αντίθετα, θα πρέπει να είναι τακτοποιημένο και τακτοποιημένο. Η τοποθέτηση πολλών αρχείων και η απομάκρυνσή τους μπορεί να κάνει ολόκληρο τον χώρο να φαίνεται ακατάστατος.
Επιπλέον, μπορεί να φαίνεται ότι ο καθαρισμός του χώρου λειτουργίας σας μπορεί να είναι μια χρονοβόρα προσπάθεια. Για μια εξαιρετικά αποδιοργανωμένη επιφάνεια εργασίας, συνιστάται η χρήση εφαρμογών που βοηθούν στην εκκαθάριση και την ταξινόμηση των εγγράφων σας.
4. Ακολουθήστε τις καθιερωμένες οδηγίες ονομασίας αρχείων
Πριν αποθηκεύσετε την εργασία σας αρχεία στον αποθηκευτικό χώρο σας στο cloud ή ριζικό φάκελο, προσπαθήστε να παρατηρήσετε τα καθιερωμένα σχήματα ονομασίας αρχείων τους. Συνήθως, οι εταιρείες θα προσπαθήσουν να λύσουν τη διχόνοια μεταξύ χιλιάδων εγγράφων που κυκλοφορούν σε κάθε τμήμα θεσπίζοντας κανόνες και οδηγίες για την ονομασία αρχείων. Σημειώστε γνωστούς χαρακτήρες όπως υπογράμμιση, παύλες και τελείες.
Συνιστάται επίσης η χρήση τυπικών συντομογραφιών και περιγραφικών ονομάτων. Μην ξεχάσετε να προσθέσετε ημερομηνίες και να είστε συγκεκριμένοι εάν χρειάζεται. Ο στόχος στην ονομασία αρχείων είναι να λέτε σωστά τα περιεχόμενα χωρίς να χρειάζεται να τα ανοίξετε. Μπορείτε να ακολουθήσετε ορισμένες τυπικές συμβάσεις ονομασίας όπως οι ακόλουθες:
- Με ημερομηνία εγγράφου.
- Ανά τύπο εγγράφου. και
- Ανά τμήμα ή εταιρεία.
Για παράδειγμα, εάν το αρχείο αφορά μια καθυστερημένη επιστολή, μπορείτε να αναζητήσετε κάτι που θα αντιστοιχεί κατάλληλα με το μήνυμά σας. Αν όλα αυτά φαίνονται υπερβολικά, να θυμάστε πάντα ότι αυτές οι μικρές λεπτομέρειες θα σας βοηθήσουν στην αναγνώριση και ανάκτηση αρχείων.
Διαβάστε επίσης: 11 Καλύτερο λογισμικό τεμαχισμού αρχείων για Mac το 2021
5. Εκτελέστε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας αρχείων
Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων είναι ένα κρίσιμο μέρος για τη διασφάλιση της ομαλής ροής των επιχειρηματικών διαδικασιών και της συνέχειας. Προστατεύει την εταιρεία από ατυχή γεγονότα όπως η απώλεια δεδομένων, η οποία μπορεί να είναι αποτέλεσμα των εξής:
- Επίθεση κακόβουλου λογισμικού.
- Ζημιά στους δίσκους.
- Κλεμμένες μονάδες αποθήκευσης.
- Επίθεση ransomware.
- Παραβίαση λογαριασμών αποθήκευσης. και
- Διαγραφή αρχείου.
Αυτά τα πράγματα μπορούν να αποφευχθούν εάν δημιουργήσετε ένα εφεδρικό πρωτόκολλο. Για να παρέχετε επαρκή προστασία για την επιχείρησή σας, πρέπει να εφαρμόσετε ένα ολοκληρωμένο σύστημα δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, ακολουθώντας αυτά τα σύνολα διαδικασιών:
- Εκτελέστε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων.
- Αποθήκευση δεδομένων σε μονάδες δίσκου και υπηρεσίες cloud. και
- Να έχετε κωδικό πρόσβασης για φακέλους και αρχεία
- Διατηρήστε τις μονάδες αποθήκευσης σε ιδιωτική τοποθεσία.
Εάν οποιαδήποτε απώλεια δεδομένων θα οδηγήσει σε επιχειρηματική παρέμβαση, τότε δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των απαραίτητων εγγράφων. Τα διαγραμμένα αρχεία είναι ανακτήσιμα εάν εγκαταστήσετε λογισμικό αποκατάστασης. Ωστόσο, ορισμένες λεπτομέρειες από μια επιχειρηματική συναλλαγή είναι πιθανότατα μη ανακτήσιμες εάν τα αρχεία αποθήκευσης παραβιαστούν, καταστραφούν ή χαθούν.
6. Διαγράψτε παλιά, περιττά αρχεία
Η διαγραφή παλαιών αρχείων μπορεί να είναι κάτι που προκαλεί νευρικότητα. Ωστόσο, πρέπει επίσης να σκεφτείτε ότι αυτά τα περιττά έγγραφα προσθέτουν ακαταστασία σε ένα ήδη ακατάστατο σύστημα αρχείων. Ελέγξτε τις οδηγίες της εταιρείας σας σχετικά με τις διαγραφές αρχείων και βεβαιωθείτε ότι δεν θα χρειαστείτε ξανά αυτά τα επαγγελματικά αρχεία.
Εάν δεν είστε βέβαιοι, δημιουργήστε έναν φάκελο στον ριζικό φάκελο και ονομάστε τον "ανενεργό" ή "παλιό". Αποθηκεύστε αυτά τα παλιά αρχεία στο φάκελο για φύλαξη μέχρι να βεβαιωθείτε ότι δεν θα χρησιμοποιηθούν πλέον.
7. Δημιουργήστε συντομεύσεις και αγαπημένα
Αυτές οι λειτουργίες είναι εξαιρετικές για αρχεία και φακέλους που χρησιμοποιείτε καθημερινά. Αντί να σκάβετε τον δρόμο σας σε μυριάδες τοποθεσίες αποθήκευσης, προσπαθήστε να δημιουργήσετε πρόσβαση για αυτά τα αρχεία. Θα μπορούσε να βρίσκεται γύρω από την καρτέλα Finder για χρήστες Mac ή την πλαϊνή γραμμή της Εξερεύνησης αρχείων εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή. Η χρήση αυτών των επιλογών θα έκανε την αναζήτηση του αρχείου σας παιχνιδάκι.
Διαβάστε επίσης: 22 Καλύτερο δωρεάν πρόγραμμα ενημέρωσης προγραμμάτων οδήγησης για Windows 10, 8, 7 το 2021 [Ενημέρωση]
Κλείσιμο Σκέψεων: Η οργάνωση είναι το κλειδί
Είναι σημαντικό πάντα να θυμάστε ότι είναι καλύτερο να διατηρείτε τα αρχεία σας ενημερωμένα και οργανωμένα για να διατηρείτε τη συνοχή όπου κι αν αποθηκεύετε τα έγγραφά σας. Ο πρωταρχικός σας στόχος εδώ είναι να εγγυηθείτε ότι μπορείτε ακόμα να βρείτε αυτό που ψάχνετε μετά τη δημιουργία του σε ένα σύστημα διαχείρισης αρχείων.
Επιπλέον, η σωστή διαχείριση και οργάνωση των ηλεκτρονικών αρχείων είναι αναμφίβολα κρίσιμης σημασίας σε ένα κοινόχρηστο περιβάλλον. Εάν οι συνάδελφοί σας δεν είναι κοντά, μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα και να αποκτήσετε πρόσβαση στα αρχεία που έχουν δημιουργηθεί από αυτούς.
Καθώς προχωράτε στις καθημερινές σας εργασίες, σκεφτείτε τις ιδέες που αναφέρονται εδώ για να ταξινομήσετε τα αρχεία που έχετε. Μακροπρόθεσμα, θα είναι βολικό για εσάς και τον οργανισμό σας.