Η ύπαρξη ενός οργανωμένου προγράμματος εργασίας μπορεί να ανεβάσει σε μεγάλο βαθμό το επίπεδο αποτελεσματικότητάς σας. Μπορεί να σας παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με τις εργασίες που πρέπει να εκτελέσετε και τη σειρά που θα κάνετε το ίδιο. Ίσως γι' αυτό διαχείριση χρόνου θεωρείται υπερδύναμη καθώς μας επιτρέπει να απελευθερώσουμε μεγαλύτερη παραγωγικότητα εντός του κανονικού μας προγράμματος 9 έως 5. Αυτή είναι μια ικανότητα που την κατέχουν μόνο λίγοι επιλεγμένοι. Ωστόσο, οι υπόλοιποι από εμάς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε έναν διαχειριστή προσωπικών πληροφοριών όπως EssentialPIM να διαπρέψει σε όλους τους τομείς της ζωής. Ας ρίξουμε τώρα μια ματιά στους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους αυτό το οικονομικό λογισμικό μπορεί να οργανώσει το πρόγραμμα εργασίας μας με απρόσκοπτο τρόπο.
Διατήρηση Κεντρικού Καταλόγου Πληροφοριών
Η αυξανόμενη πολυπλοκότητα της εργασίας καθιστά απαραίτητο για τους εργαζόμενους να ασχολούνται με τεράστιες ποσότητες δεδομένων. Τα δεδομένα προέρχονται από διάφορους τομείς εργασίας και πρέπει να αποθηκεύονται με συστηματικό τρόπο για εύκολη πρόσβαση. Το EssentialPIM αποθηκεύει όλα τα δεδομένα σε μια γρήγορη, ασφαλή και επεκτάσιμη βάση δεδομένων ενώ διασυνδέει το ίδιο με διάφορες άλλες πτυχές. Με αυτόν τον τρόπο, η πραγματοποίηση αλλαγών σε μία μόνο μεταβλητή μπορεί να επιβάλει τις αλλαγές στις άλλες συνδεδεμένες μεταβλητές. Οι χρήστες του EssentialPIM μπορούν έτσι να επωφεληθούν από τη μαζική εξοικονόμηση χρόνου και ενέργειας που μπορούν να ανακατευθυνθούν σε άλλες σημαντικές λεωφόρους.
Οι χρήστες σαρώνουν τράπεζα στη μονάδα Notes για την οργάνωση σημειώσεων ως εικόνες, πίνακες, κείμενα και ακόμη και ελκυστικές αυτοκόλλητες σημειώσεις. Μπορείτε ακόμη να παραδώσετε μορφοποίηση υψηλής ποιότητας με κορυφαίες λειτουργίες όπως ευρετηρίαση, αυτόματη καταγραφή από το πρόχειρο κ.λπ. Η βασική μορφοποίηση γραμματοσειρών, καθώς και οι προηγμένες δομές με πίνακες και κουκκίδες μπορούν να εγγυηθούν από το ενσωματωμένο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου του EssentialPIM, το οποίο επιτρέπει επίσης στους χρήστες να εξάγουν σημειώσεις και να αναλαμβάνουν επεξεργασία προηγμένων βαθμών στο ίδιο.
Δημιουργία γραφήματος με τις επερχόμενες εργασίες
Το επίπεδο παραγωγικότητάς μας αυξάνεται γρήγορα εάν έχουμε ξεκάθαρη αντίληψη για τις εργασίες που πρέπει να αναλάβουμε κατά τις ώρες εργασίας. Εδώ μπορεί να σας σώσει η μονάδα Calendar του EssentialPIM. Μπορείτε να διαχειριστείτε όλα τα ραντεβού, τις καθημερινές σας εργασίες και το πρόγραμμα κάτω από μια κοινή ομπρέλα. Επιτρέπει ακόμη και την προσθήκη πολλαπλών εργασιών σε μια μέρα με υπενθυμίσεις ώρας, ώστε να μην χάνετε προθεσμίες. Οι διευθυντές μπορούν να επισημάνουν τα καθήκοντα υψίστης σημασίας στο 'Να κάνω' Ενότητα. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν πρέπει να κάνετε ταχυδακτυλουργία με πολλά έργα ταυτόχρονα. Η πρόοδος διαφορετικών εργασιών μπορεί να μετρηθεί σε ποσοστά, έτσι ώστε οι διευθυντές να μπορούν να λαμβάνουν τις σχετικές αποφάσεις σωστά.
Σοφή χρήση του χρόνου
Ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι στην πορεία οργάνωσης του ωραρίου εργασίας τους είναι η έλλειψη χρόνου. Αυτό συμβαίνει κυρίως καθώς τείνουμε να είμαστε σκληρά εργαζόμενοι παρά έξυπνοι. Το EssentialPIM μπορεί να καλύψει όλα αυτά τα κενά με τη μονάδα Επαφών που αποθηκεύει τόσο προσωπικές όσο και επαγγελματικές πληροφορίες επαφών σε μια διαισθητική μορφή. Προσφέρει μια πανοραμική άποψη διαφόρων πληροφοριών σχετικά με το όνομα και το επίθετο, τον αριθμό κινητού τηλεφώνου, τη διεύθυνση email, τις φωτογραφίες κ.λπ. Η αναζήτηση οποιασδήποτε συγκεκριμένης πληροφορίας γίνεται επίσης εξαιρετικά εύκολη με τα ισχυρά εργαλεία φίλτρου.
Μια άλλη φορά που αναλαμβάνετε δουλειά είναι η αποστολή ταχυδρομικών ταχυδρομείων για τα οποία μπορεί να φροντίσει το Mailmodule του EssentialPIM. Μπορείτε να απολαμβάνετε τεράστια εξοικονόμηση χρόνου χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα μαζικής ανταλλαγής μηνυμάτων. Τα ενημερωτικά δελτία και οι σημαντικές ανακοινώσεις μπορούν εύκολα να σταλούν στις επιλεγμένες ή σε όλες τις επαφές σας με ένα μόνο κλικ. Ένα μοναδικό πράγμα για το EssentialPIM είναι ότι συγχρονίζεται με το Yahoo mail και το Gmail. Οι χρήστες μπορούν έτσι να στείλουν τα μηνύματα από το ίδιο το λογισμικό χωρίς να χρειάζεται να πλοηγηθούν σε μεμονωμένα γραμματοκιβώτια.
Τελικές Λέξεις
Η αυξανόμενη έλευση της ψηφιοποίησης οδηγεί στη δημιουργία απομακρυσμένων γραφείων όπου άνθρωποι από όλο τον κόσμο συνεργάζονται σε ένα μόνο έργο. ΕΝΑ διαχειριστής προσωπικών πληροφοριών όπως το EssentialPIM έχει έναν εξαιρετικά σημαντικό ρόλο να διαδραματίσει σε τέτοιες ρυθμίσεις, καθώς συγκεντρώνει όλες τις πληροφορίες μαζί με επαρκή υποστήριξη προσθήκης ετικετών. Συγχρονίζει ακόμη και τα δεδομένα με διάφορες λύσεις cloud, όπως Google Drive/ Tasks/ Επαφές/ Ημερολόγιο, CardDAV, CalDAV, Outlook.com/ Office 365, iCloud και πολλά άλλα. Όλα τα δεδομένα είναι κρυπτογραφημένα με το κλειδί 256-bit AES (Rijndael), το οποίο μπορεί να σας εγγυηθεί πλήρη ασφάλεια καθώς παίρνετε το παιχνίδι οργάνωσης στο σημείο.