Με οργάνωση των αρχείων σας σε φακέλους, μπορείτε να τα βρείτε πιο γρήγορα. Ανάλογα με την υπηρεσία που χρησιμοποιείτε, μπορείτε ακόμη και προσθέστε χρώμα σε αυτά. Το Dropbox χρησιμοποιεί επίσης φακέλους για να σας βοηθήσει να κρατάτε τα αρχεία σας οργανωμένα και να τα βρίσκετε εύκολα. Μπορείτε ακόμη και να δημιουργήσετε υποφακέλους εάν αυτό σας επιτρέπει να παραμένετε στην κορυφή των πραγμάτων.
Ακόμα κι αν δεν είστε γνώστες της τεχνολογίας, μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε και να διαγράψετε φακέλους. Το Dropbox δεν κρύβει αυτές τις επιλογές πολύ κάτω στις Ρυθμίσεις. Μπορείτε να τα βρείτε εύκολα στην κεντρική σελίδα.
Πώς να δημιουργήσετε και να διαγράψετε έναν φάκελο στο Dropbox
Δεν μπορείτε να διαγράψετε έναν φάκελο που δεν έχετε δημιουργήσει, επομένως για να δημιουργήσετε έναν φάκελο στο Dropbox, θα χρειαστεί να κάνετε κλικ στην επιλογή Δημιουργία. Όταν εμφανιστεί το μενού, επιλέξτε την επιλογή φακέλου.
Στην επόμενη σελίδα, θα πρέπει να ονομάσετε το φάκελό σας και να αποφασίσετε ποιος έχει πρόσβαση σε αυτόν. Μπορείτε να επιλέξετε από δύο επιλογές: Μόνο εσείς ή Συγκεκριμένα άτομα. Εάν επιλέξετε να μοιραστείτε το φάκελο με άλλους, θα χρειαστεί να προσθέσετε τα email τους στο επόμενο βήμα. Δημιουργήστε στο μπλε κουμπί Δημιουργία για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τον νέο σας φάκελο.
Μόλις δημιουργηθεί ο φάκελος, θα δείτε τρεις τελείες στα δεξιά. Κάνοντας κλικ σε αυτά, έχετε πρόσβαση σε επιλογές όπως:
- Μερίδιο
- Αντιγραφή συνδέσμου
- Ανοιχτό σε
- Κατεβάστε
- Προσθήκη αυτοματισμού
- Διαγράφω
- Μετονομάζω
- Κίνηση
- αντίγραφο
- Αστέρι
- Καρφίτσωμα στο Dropbox
- Δραστηριότητα
Η επιλογή Προσθήκη αυτοματισμού σάς επιτρέπει να οργανώσετε τα αρχεία στο φάκελό σας με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε από επιλογές όπως:
- Επιλέξτε μια κατηγορία για ταξινόμηση αρχείων – Όταν προστίθεται ένα αρχείο, οργανώνεται σε φακέλους ομαδοποιημένους ανά μήνα ή έτος.
- Ορίστε έναν κανόνα που μετονομάζει τα αρχεία – Όταν προσθέτετε ένα αρχείο, μετονομάζεται κατά ημερομηνία, τα αρχικά γράφονται με κεφαλαία και τα διαχωριστικά χρεώνονται σε διαχωριστικό/υπόγραμμη/παύλες.
- Μετατροπή αρχείων σε PDF – Μετατρέπει το αρχείο σε PDF.
- Επιλέξτε μια μορφή εικόνας για τη μετατροπή αρχείων – Όταν προσθέτετε ένα αρχείο που έχετε επισημάνει ως υποστηριζόμενο, το Dropbox το μετατρέπει αυτόματα σε JPG Ή PNG.
- Επιλέξτε μια μορφή αρχείου για τη μετατροπή βίντεο – Όταν επιλέγετε τον τύπο αρχείων που θέλετε να αναγνωρίζει το Dropbox, μπορείτε να τα αποθηκεύσετε ως MP4 ή MOV.
- Αποσυμπιέστε αρχεία – Κάνει ακριβώς όπως λέει το όνομα
- Επιλέξτε μια μορφή αρχείου για τη μετατροπή αρχείων ήχου – Αφού επιλέξετε τους τύπους αρχείων ήχου που θέλετε να υποστηρίζουν τα αρχεία σας, μπορείτε να βάλετε το Dropbox να τα αποθηκεύσει σε MP3 WAV ή M4A.
Διαγραφή του φακέλου
Εάν χρειαστεί ποτέ να διαγράψετε το φάκελό σας, επιλέξτε τον ώστε να τονιστεί και κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή στο επάνω μέρος.
Πώς να προσθέσετε ετικέτες σε φακέλους Dropbox
Μετά από λίγο, μπορείτε να δημιουργήσετε τόσους πολλούς φακέλους που είναι δύσκολο να βρεθούν. Μπορείτε να τα βρείτε εύκολα στη γραμμή αναζήτησης προσθέτοντας ετικέτες. Για να προσθέσετε μια ετικέτα σε οποιονδήποτε φάκελο, κάντε κλικ στο πλαίσιο στα αριστερά του φακέλου. Το πλαίσιο θα εμφανιστεί όταν τοποθετήσετε τον κέρσορα πάνω του. Στο δεξιό παράθυρο, θα δείτε αυτόν τον ρυθμό όπου μπορείτε να προσθέσετε τις ετικέτες σας.
Την επόμενη φορά που θα αναζητήσετε αυτήν την ετικέτα, το Dropbox θα σας εμφανίσει μια λίστα με όλους τους διαθέσιμους φακέλους με αυτήν την ετικέτα.
Όταν δημιουργείτε ετικέτες, να θυμάστε ότι πρέπει να έχουν μήκος λιγότερο από 32 χαρακτήρες και μπορούν να έχουν μόνο υπογράμμιση, γράμματα και αριθμούς. Μπορείτε να προσθέσετε έως και 20 ετικέτες σε έναν φάκελο. Εκτός από τη χρήση της γραμμής αναζήτησης στο επάνω μέρος, θα δείτε επίσης τις ετικέτες που έχετε δημιουργήσει στο δεξιό παράθυρο. Κάντε κλικ σε μία ετικέτα και το Dropbox θα σας δείξει όλους τους φακέλους με αυτήν την ετικέτα.
Αφαίρεση ετικετών
Εάν πρέπει να αφαιρέσετε μια ετικέτα από έναν φάκελο, επιλέξτε το πλαίσιο στα αριστερά του πλαισίου για να επιλέξετε το φάκελο. Τώρα, κάντε κλικ στο X της ετικέτας που θα δείτε στο δεξί παράθυρο. Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει σε αυτό. Εάν πρέπει να αφαιρεθεί μια ετικέτα σε άλλους φακέλους, απλώς επαναλάβετε τη διαδικασία για κάθε φάκελο.
Τοποθέτηση ενός φακέλου Dropbox μέσα σε έναν άλλο
Είναι επίσης δυνατό να μετακινήσετε έναν φάκελο μέσα σε έναν άλλο, εάν αυτό είναι κάτι που πρέπει να κάνετε. Επιλέξατε τον φάκελο έτσι ώστε να τονίζεται, κάντε κλικ στις κουκκίδες στο επάνω μέρος και επιλέξτε Μετακίνηση.
Θα χρειαστεί να επιλέξετε σε ποιον φάκελο θέλετε να τον μετακινήσετε στο επόμενο παράθυρο.
Μην ξεχάσετε να κάνετε κλικ στο μπλε κουμπί Μετακίνηση για να ολοκληρώσετε και να αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας. Μπορείτε επίσης να κάνετε έναν φάκελο πιο εύκολο να τον βρείτε καρφιτσώνοντάς τον. Κάντε κλικ στις τελείες στα δεξιά και επιλέξτε την επιλογή Pin to Dropbox.
Αφού καρφιτσώσετε τον φάκελο, μπορείτε να βρείτε αυτούς τους καρφιτσωμένους φακέλους στο δεξιό τμήμα του παραθύρου κάτω από τα Καρφιτσωμένα στοιχεία.
Πώς να μοιραστείτε τους φακέλους Dropbox σας
Ξέρεις τι λένε, ¨το να μοιράζεσαι είναι φροντίδα¨. Όταν υπάρχει φάκελος εσείς θέλουν να μοιραστούν, τοποθετήστε τον κέρσορα πάνω από το φάκελο που θέλετε να μοιραστείτε. Θα εμφανιστεί το κουμπί Κοινή χρήση. έχει ένα βέλος που δείχνει προς τα πάνω.
Στο επόμενο βήμα, θα χρειαστεί να προσθέσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά ένα πράγμα που πρέπει να εξετάσουμε είναι τι επιτρέπεται να κάνουν αυτοί οι άνθρωποι με το αρχείο. Από προεπιλογή, θα ρυθμιστεί σε οποιονδήποτε μπορεί να επεξεργαστεί. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού για να τους επιτρέψετε μόνο να προβάλουν το φάκελο και όχι να επεξεργαστούν.
Κάνοντας κλικ στις Ρυθμίσεις, μπορείτε να λάβετε τον σύνδεσμο για επεξεργασία και προβολή. Μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε την πρόσβαση και να επιλέξετε μεταξύ μελών φακέλου ή μόνο του κατόχου.
Πώς να δείτε τη δραστηριότητά σας στο Dropbox
Το να γνωρίζετε πώς να βλέπετε τη δραστηριότητά σας στο Dropbox μπορεί να είναι χρήσιμο. Για παράδειγμα, δημιουργήσατε τόσους πολλούς φακέλους και άλλα πράγματα που δεν μπορείτε να θυμηθείτε το όνομα ενός από αυτούς. Στην επιλογή προβολής της δραστηριότητάς σας, μπορείτε να φιλτράρετε τη δραστηριότητά σας με βάση αυτό που κάνατε. Μπορείτε να φιλτράρετε με βάση πράγματα όπως:
- Προστέθηκε
- Διαγράφηκε
- Επεξεργάστηκε
- Μετακινήθηκε ή μετονομάστηκε
- Ξανατύλιξη
συμπέρασμα
Όπως μπορείτε να δείτε, υπάρχουν πολλά που μπορείτε να κάνετε με τους φακέλους Dropbox σας. Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε όσα χρειάζεστε και να τα σβήσετε. Μπορείτε να βάλετε το Dropbox να μετατρέψει τα αρχεία σας σε αυτό που έχετε επιλέξει όταν προστίθεται ένα νέο αρχείο. Στη συνέχεια, υπάρχει η επιλογή προσθήκης ενός φακέλου μέσα σε έναν άλλο για εύκολη εύρεση. Πώς κρατάτε τους φακέλους σας οργανωμένους; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας μαζί μου στα σχόλια παρακάτω και μην ξεχάσετε να μοιραστείτε το άρθρο με άλλους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.