Η πανδημία του κορωνοϊού έχει φέρει νέες προκλήσεις, ειδικά όταν πρόκειται για εργασία από το σπίτι. Μπορεί να είναι ιδιαίτερα δύσκολο όταν έχετε μια ομάδα που προσπαθεί να εργαστεί μαζί σε ένα έργο. Η εικονική συνεργασία έχει γίνει το νέο φυσιολογικό στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον καθώς οι ομάδες προσπαθούν να εργαστούν από πολλές τοποθεσίες ή ακόμα και ηπείρους.
Τα Έγγραφα Google είναι ένα υπέροχο εργαλείο συνεργασίας που είναι ευέλικτο για ομαδική εργασία και είναι εύκολα προσβάσιμο, ακόμη και από smartphone. Αλλά με αυτήν την ευελιξία, εξακολουθεί να υπάρχει ανάγκη για ενσωμάτωση email. Τα email έχουν γίνει βασικό εργαλείο επιχειρηματικής επικοινωνίας. Πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαγράφονται στον κάδο απορριμμάτων και ορισμένα είναι καλύτερα να αρχειοθετηθούν. Κατά την εργασία με επιβεβαιωτικά εργαλεία, ορισμένες αλλαγές μπορεί να χρειαστεί να γίνουν ενέργειες ή να προβληθούν από άλλα μέλη της ομάδας. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι χρήσιμη για την παρακολούθηση προσκλήσεων σε συσκέψεις, χρονοδιαγράμματα αποστολής email και πολλά άλλα.
Ενσωμάτωση email στα Έγγραφα Google
Η Google διαθέτει ορισμένες λειτουργίες που βοηθούν στη συγχώνευση των Εγγράφων Google και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Για την πρώτη επιλογή, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
Ενεργοποιήστε τη δημιουργία εγγράφου
Συνδεθείτε στο Gmail σας και κάντε κλικ στο εικονίδιο σε σχήμα γραναζιού πάνω δεξιά. Μετά από αυτό, κάντε κλικ στις ρυθμίσεις. Κοντά στο επάνω κέντρο, κάντε κλικ στην καρτέλα Labs και μετακινηθείτε αργά προς τα κάτω. Κάντε κλικ στην Ενεργοποίηση δίπλα για να δημιουργήσετε ένα έγγραφο. Μετά από αυτό, αποθηκεύστε τις αλλαγές που έγιναν. Επομένως, την επόμενη φορά που θα θέλετε να αποθηκεύσετε το email σας στα Έγγραφα Google, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα. Αυτό το κουμπί βρίσκεται στο επάνω κέντρο του πίνακα ανάγνωσης μηνυμάτων. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Create a Document. Θα ανοίξει μια καρτέλα και από εκεί είναι πολύ εύκολο να επεξεργαστείτε ή να αποθηκεύσετε. Μπορείτε ακόμη και να κάνετε εξαγωγή σε pdf ή άλλες μορφές αρχείων.
Συνημμένο Google Doc
Η δεύτερη επιλογή που έχετε είναι να κάνετε κλικ στην καρτέλα Αρχείο στο έγγραφο Google, να κάνετε κύλιση προς τα κάτω και θα λάβετε την επιλογή "Email ως συνημμένο". Μόλις κάνετε αυτήν την επιλογή, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως φαίνεται στο παρακάτω διάγραμμα. Εδώ έχετε την επιλογή να προσθέσετε τη διεύθυνση email του μέλους στο οποίο θέλετε να στείλετε το έγγραφο, επίσης έχετε το προνόμιο να εισάγετε ένα μήνυμα στο σώμα πριν κοινοποιήσετε το έγγραφο. Αυτή η ενσωμάτωση έχει διευκολυνθεί από την Google. Ο λογαριασμός Gmail που χρησιμοποιείται για την πρόσβαση στα έγγραφα Google θα χρησιμοποιηθεί για την αποστολή του email.
Κάποιος μπορεί επίσης να ενσωματώσει και να μετατρέψει τα έγγραφα Google σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσθέτοντας μια επέκταση Google chrome από το κατάστημα web chrome και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επέκταση. Αφού κάνετε λήψη της επέκτασης Google, προσθέστε την. Στη συνέχεια, θα δείτε ένα κουμπί που λέει, "Άνοιγμα στο Gmail". Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί, θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα αναφέρει "Μετατρέπουμε Έγγραφο Google στο email." Μετά από αυτό, θα λάβετε μια επιβεβαίωση ότι το έγγραφό σας Google έχει σταλεί ως εφαρμογή Gmail ή Google ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ.
Επέκταση Chrome
Κάποιος μπορεί επίσης να ενσωματώσει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τα έγγραφα Google προσθέτοντας μια επέκταση chrome για να επεξεργαστείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα έγγραφα Google, μπορείτε να λάβετε την επέκταση chrome. Αυτή η επέκταση προσφέρει την πολυτέλεια της επεξεργασίας email στα έγγραφα Google. Μόλις κατεβάσετε την επέκταση κάντε κλικ στην προσθήκη επέκτασης.
Μόλις ανοίξετε τον έλεγχο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάντε κλικ στο εικονίδιο "Επεξεργασία στα Έγγραφα Google" στο email της εφαρμογής Google ή στο Gmail. Ενδέχεται να λάβετε μια ειδοποίηση που σας ζητά να εξουσιοδοτήσετε την πρόσβαση στο Google Drive. Επιλέξτε την επιλογή προσθήκη λογαριασμού Google Drive. Αυτό θα είναι πολύ σημαντικό όταν θέλετε να αποθηκεύσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη μονάδα δίσκου Google μετά την επεξεργασία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα Έγγραφα Google. Αυτή η δυνατότητα είναι χρήσιμη, ειδικά όταν εργάζεστε σε ένα έργο με μια μεγάλη ομάδα.
Απολαύστε μια πιο εύκολη, επιβεβαιωτική ροή εργασίας
Αυτοί είναι από τους λίγους τρόπους ενσωμάτωσης εγγράφων και μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Google. Μπορείτε να απολαύσετε τις πρόσθετες λειτουργίες και να βελτιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας δουλεύοντας απρόσκοπτα και συνεργαζόμενοι στο διαδίκτυο με άλλες ομάδες έργου.