Τρόπος εξαγωγής επαφών του Outlook στο Excel το 2023

Θέλετε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο των επαφών σας στο Outlook σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel; Μάθετε πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο Excel με απλές μεθόδους.

Το MS Outlook είναι ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη Microsoft. Έρχεται με το MS Office, αλλά μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε στο διαδίκτυο ως μέρος της σουίτας Microsoft 365. Όπως και άλλες εφαρμογές email, έρχεται επίσης με σύστημα διαχείρισης επαφών. Με αυτήν τη δυνατότητα, το Outlook αποθηκεύει τη διεύθυνση email που χρησιμοποιείται για την επικοινωνία μαζί σας.

Αποθηκεύει επίσης πρόσθετες πληροφορίες όπως το όνομα, τη διεύθυνση, τη διεύθυνση επιχείρησης, τον αριθμό τηλεφώνου και τον αριθμό φαξ. Όχι μόνο αυτό, η επαφή του Outlook διατηρεί τις διευθύνσεις οργανωμένες.

Τώρα, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τα δεδομένα του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook για διαφορετικούς σκοπούς ή να τα μοιραστείτε με άλλους, δεν είναι δυνατό εάν οι επαφές είναι αποθηκευμένες στην εγγενή μορφή αρχείου PST. Πρέπει να μεταφέρετε τις επαφές σε οποιαδήποτε βολική μορφή όπως το Excel.

Επιτρέψτε μου να σας πω πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο Excel. Αλλά προτού προχωρήσουμε σε αυτό το μέρος, ας μάθουμε γιατί μπορεί να χρειαστεί να εξαγάγετε επαφές από το Outlook στο Excel.

Ο πρωταρχικός σκοπός της μετεγκατάστασης επαφών σε οποιαδήποτε άλλη μορφή όπως το Excel είναι να χρησιμοποιηθούν σε οποιαδήποτε άλλη πλατφόρμα. Εάν πρόκειται να σταματήσετε να χρησιμοποιείτε το Outlook και να μεταβείτε σε οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να μετακινήσετε τις επαφές στο Excel, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε να επικοινωνείτε με τις επαφές σας ακόμη και από άλλη πλατφόρμα.

Η συλλογή δεδομένων επαφών πολλών χρηστών του Outlook και η δημιουργία ενός κεντρικού αναπνευστικού της διεύθυνσης είναι ένας άλλος λόγος πίσω από αυτήν την εξαγωγή δεδομένων. Ας υποθέσουμε ότι η εταιρεία σας λανσάρει ένα νέο προϊόν ή θα προσφέρει εκπτώσεις στο τέλος του έτους.

Για να ενημερώσετε τον μέγιστο αριθμό ατόμων σχετικά με αυτές τις προσφορές, πρέπει να στείλετε διαφημιστικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε όλες τις επαφές των υπαλλήλων του γραφείου σας. Η αποστολή email σε μεμονωμένες επαφές κάθε υπαλλήλου θα γίνει μια πρόκληση. Αντίθετα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια κεντρική λίστα επαφών με όλες τις διευθύνσεις και να στείλετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω της ομάδας μάρκετινγκ.

Επιπλέον, το Excel είναι το τέλειο λογισμικό για φιλτράρισμα, κατηγοριοποίηση και οργάνωση δεδομένων. Από αυτό, οι χρήστες μπορούν εύκολα να αναζητήσουν και να συλλέξουν δεδομένα με ελάχιστη προσπάθεια. Εάν η ομάδα πωλήσεων, μάρκετινγκ ή υποστήριξης θέλει να χρησιμοποιήσει τα δεδομένα του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook, πρέπει να τα μεταφέρει σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel.

Εάν χρησιμοποιείτε την εφαρμογή MS Outlook στον υπολογιστή σας με Windows, δείτε πώς μπορείτε να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο MS Excel.

• Ανοιξε MS Outlook.
• Κάνε κλικ στο Αρχείο καρτέλα από το Προέχω μενού κορδέλας.
• Στον αριστερό πίνακα, επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγή.

• Επιλέξτε το Εισαγωγή εξαγωγή εικόνισμα.
• Οδηγός εισαγωγής και εξαγωγής θα εμφανιστεί στην οθόνη σας.
• Επιλέγω Εξαγωγή σε ένα αρχείο πριν κάνετε κλικ στο Επόμενο κουμπί.

• Δεν θα υπάρξει .XLSX διαθέσιμη επιλογή. Επιλέξτε λοιπόν Τιμές διαχωρισμένες με κόμματα πριν χτυπήσει Επόμενο.
• Στη συνέχεια, θα δείτε το δομή δέντρου απο Outlook PST αρχείο. Κάντε κύλιση προς τα πάνω ή προς τα κάτω για να βρείτε το Επαφές επιλογή.
• Επιλέγω Επαφές και κάντε κλικ στο Επόμενο.

• Κάντε κλικ στο Ξεφυλλίζω για να επιλέξετε το φάκελο προορισμού του αρχείου που προκύπτει.
• Κάντε κλικ Επόμενο. Βεβαιωθείτε ότι το Εξαγωγή επαφών από το φάκελο: Επαφές το πλαίσιο ελέγχου είναι επιλεγμένο.

• Μπορείτε επίσης να επιλέξετε το Προσαρμοσμένα πεδία χάρτη… κουμπί για να αντιστοιχίσετε τα προσαρμοσμένα πεδία του αρχείου προέλευσης και εξόδου.
• Κάντε κλικ στο Φινίρισμακαι οι επαφές θα αποθηκευτούν Μορφή αρχείου CSV. Ο χρόνος μετεγκατάστασης θα εξαρτηθεί από τον αριθμό των επαφών και των τιμών.
• Τώρα, μεταβείτε στο φάκελο όπου αποθηκεύτηκε το αρχείο.
• Διπλό κλικ για να ανοίξετε το αρχείο στο MS Excel.
• Θα παρατηρήσετε μια προειδοποίηση ακριβώς κάτω από τη γραμμή μενού για ΠΙΘΑΝΗ ΑΠΩΛΕΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ.

• Κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως …
• Ένας άλλος οδηγός θα εμφανιστεί για την αποθήκευση του αρχείου σε διαφορετική μορφή.
• Από το Αποθήκευση ως τύπος αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Βιβλίο εργασίας του Excel. Η έκδοση του Excel θα διαφέρει.
• Κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετεκαι το αρχείο θα αποθηκευτεί Μορφή XLS.
• Τώρα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το αρχείο στο Excel χωρίς προβλήματα μορφοποίησης ή πιθανότητα απώλειας δεδομένων.

Διαβάστε επίσης:Πώς να ορίσετε την απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook

Οι χρήστες ιστού του Outlook μπορούν να εκτελέσουν αυτά τα βήματα για την εξαγωγή επαφών σε μορφή CSV που υποστηρίζεται από το Excel:

• Ανοιξε Αποψη στο πρόγραμμα περιήγησής σας.
• Κάντε κλικ στο Ανθρωποι από αριστερά.
• Όλες οι επαφές θα επιλεγούν από προεπιλογή.

• Κάντε κλικ στο Διαχείριση επαφών στην επάνω δεξιά γωνία και επιλέξτε Εξαγωγή επαφών.
• Στο Εξαγωγή επαφών παράθυρο, μπορείτε να επιλέξετε Ολες οι επαφές και κάντε κλικ στο Εξαγωγή κουμπί.

• Η εφαρμογή web του Outlook θα πραγματοποιήσει λήψη ενός αρχείου CSV στον υπολογιστή σας Λήψεις ντοσιέ.
• Κάντε διπλό κλικ πάνω του για να το ανοίξετε στο Excel.
• Εάν λάβετε ένα ΠΙΘΑΝΗ ΑΠΩΛΕΙΑ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ προειδοποίηση, κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως…
• Στο Αποθήκευση ως τύπος αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Βιβλίο εργασίας του Excel ή Βιβλίο εργασίας του Excel xx-xxxx, που xx και χχχχ προτείνουν διαφορετικές εκδόσεις συστημάτων αρχείων Microsoft Excel.
• Κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε για να αποθηκεύσετε αυτό το αρχείο σε μορφή αρχείου που υποστηρίζεται από το Excel.

Οι επαφές του Outlook έχουν μεγάλη σημασία στον προσωπικό και επιχειρηματικό τομέα. Ίσως χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε τις επαφές για διαφορετικούς σκοπούς και η αποθήκευσή τους στο Outlook δεν θα σας βοηθήσει.

Για αυτόν τον λόγο, πρέπει να γνωρίζετε πώς να εξάγετε τις επαφές του Outlook στο Excel. Όντας μια εξελιγμένη εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων,

Πείτε στα σχόλια γιατί θέλετε να εξαγάγετε επαφές από το Outlook στο Excel και πόσο αποτελεσματικές ήταν οι μέθοδοι που έχω συζητήσει. Διαδώστε αυτό το άρθρο στους φίλους σας μέσω των μέσων κοινωνικής δικτύωσης ή της προσωπικής κοινής χρήσης.

Εάν ενδιαφέρεστε για το Outlook, μπορείτε να διαβάσετε πώς να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε το πλαίσιο ειδοποιήσεων μέσω email ή τι να κάνετε εάν σας Η προβολή email του Outlook άλλαξε.