Πώς να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel

Για να κάνετε τις εργασίες εισαγωγής δεδομένων άψογες και γρήγορες, πρέπει να μάθετε πώς να δημιουργείτε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel.

Το Excel είναι ένα ισχυρό λογισμικό εισαγωγής δεδομένων. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για προσωπικές και επαγγελματικές ανάγκες εισαγωγής δεδομένων, όπως δημιουργία λιστών ειδών γραφείου, δημιουργία λιστών οικιακών προμηθειών, δημιουργία αποθέματος για μια μικρή επιχείρηση ή σπίτι και πολλά άλλα.

Σε οποιαδήποτε εργασία εισαγωγής δεδομένων, πρέπει να πληκτρολογήσετε μικρά δεδομένα όπως ονόματα, διευθύνσεις, ποσότητες, τοποθεσίες, τιμές κ.λπ. Όταν κάποιος ελέγχει αυτήν τη βάση δεδομένων, μπορεί να θέλει να εισαγάγει σχόλια όπως ελεγμένα, εκκρεμείς έλεγχοι, ανίχνευση σφάλματος κ.λπ.

Εάν εσείς ή ο υπάλληλος σας αρχίσετε να το κάνετε αυτό χειροκίνητα, η επίτευξη του στόχου θα διαρκέσει μέρες. Ως εκ τούτου, πρέπει να αυτοματοποιήσετε το φύλλο Excel όπου καταγράφετε δεδομένα. Η εντολή αναπτυσσόμενης λίστας του Excel είναι ο βασικός αυτοματισμός που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε χωρίς να μάθετε την κωδικοποίηση της Visual Basic για το Excel. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να δημιουργείτε μια λίστα στο Excel με αναπτυσσόμενο μενού.

Τι είναι μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Microsoft Excel;

Η αναπτυσσόμενη λίστα του Excel είναι ένα εργαλείο επικύρωσης δεδομένων της εφαρμογής Excel. Απαιτεί να επιλέξετε μια περιοχή ή λίστα δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα. Στη συνέχεια, απλώς εφαρμόστε την εντολή Επικύρωση δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί-στόχο ή στο εύρος κελιών για να λάβετε προτάσεις για εισαγωγή δεδομένων.

Οι αναπτυσσόμενες λίστες εξαλείφουν τις εικασίες από την εργασία εισαγωγής δεδομένων. Επίσης, θα κάνετε μηδενικά τυπογραφικά λάθη και άλλα λάθη όταν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα αναπτυσσόμενης λίστας του Excel. Είναι επίσης το πιο ευρέως χρησιμοποιούμενο εργαλείο αυτοματισμού εισαγωγής δεδομένων στο Microsft Excel.

Ακολουθούν ορισμένα σενάρια όπου μπορείτε να εφαρμόσετε αυτήν την εντολή Επικύρωσης δεδομένων:

• Δημιουργείτε μια βάση δεδομένων στο Excel και χρειάζεστε τους τελεστές εισαγωγής δεδομένων για να πληκτρολογήσετε τα δεδομένα που χρειάζεστε, χωρίς σκουπίδια.
• Θέλετε οι τελεστές εισαγωγής δεδομένων να χρησιμοποιούν μόνο κατηγοριοποιημένα δεδομένα κατά την εισαγωγή πληροφοριών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel.
• Δημιουργείτε δωρεάν ηλεκτρονικές ή εκτός σύνδεσης φόρμες στο Excel και θέλετε ο χρήστης να εισάγει δεδομένα που είναι διαθέσιμα μόνο στη φόρμα και τίποτα άλλο.
• Η βάση δεδομένων σας περιλαμβάνει επαναλαμβανόμενα ονόματα, αριθμούς τηλεφώνου, διευθύνσεις κ.λπ. Επίσης, ανάλογα με αυτά τα δεδομένα, πληρώνετε λογαριασμούς ή τιμολόγια. Ως εκ τούτου, η ακρίβεια είναι εξαιρετικά κρίσιμη για το έργο. Σε μια τέτοια περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel.
• Δημιουργείτε ένα φύλλο Excel για οικιακά είδη και θέλετε τα μέλη της οικογένειας να κάνουν καταχωρίσεις μόνο από μια επιτρεπόμενη λίστα αντικειμένων.
• Η ομάδα εισαγωγής δεδομένων σας αρέσει πολύ να χρησιμοποιεί συντομεύσεις πληκτρολογίου και γι' αυτό, οι αναπτυσσόμενες λίστες του Excel προσφέρουν απαράμιλλη ευκολία.
• Δημιουργείτε μια βάση δεδομένων για είδη γραφείου ή αιτήματα αγορών και θέλετε μόνο οι υπάλληλοι να δημιουργούν αιτήματα αγοράς για προεγκεκριμένα χαρτικά, υλικό πληροφορικής ή αξεσουάρ.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε μια λίστα στο Excel με αναπτυσσόμενα βέλη. Το ένα χρησιμοποιεί ένα προδιαμορφωμένο εύρος δεδομένων και το άλλο πληκτρολογεί μη αυτόματα τις επιλογές. Βρείτε παρακάτω τα βήματα για το πιο αυτοματοποιημένο αναπτυσσόμενο μενού στο Excel:

• Δημιουργήστε ένα νέο φύλλο εργασίας στο Excel και ονομάστε το Βάση δεδομένων.
• Τώρα, δημιουργήστε μια κεφαλίδα στήλης στο κελί Α'1 ανάλογα με τον τύπο ή οποιοδήποτε άλλο όνομα σας αρέσει. Για παράδειγμα, δίνω στη λίστα του αναπτυσσόμενου μενού μια κεφαλίδα στήλης Υλικό πληροφορικής σε αυτό το σεμινάριο.
• Τώρα, αντιγράψτε-επικολλήστε δεδομένα από κάπου αλλού ή πληκτρολογήστε μη αυτόματα για να συμπληρώσετε τα κελιά κάτω από την κεφαλίδα της στήλης με στοιχεία που θέλετε στο αναπτυσσόμενο μενού.
• Πληκτρολογώ τις επιλογές αιτήματος αγοράς συσκευών πληροφορικής, όπως Monitor, Speaker, RAM, CPU, PC Case, GPU, PSU και ούτω καθεξής.

Μέχρι στιγμής, έχετε δημιουργήσει με επιτυχία τη βάση δεδομένων από την οποία η εντολή Excel Data Validation θα εμφανίζει επιλογές ή επιλογές αναπτυσσόμενης λίστας. Τώρα, ας δημιουργήσουμε την πραγματική αναπτυσσόμενη λίστα ακολουθώντας τα βήματα που αναφέρονται εδώ:

• Επιλέξτε το κελί στο οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel.
• Τώρα, κάντε κλικ στο Δεδομένα καρτέλα στο Μενού κορδέλας του Excel.
• Στο Εργαλεία Δεδομένων ενότητα εντολής, κάντε κλικ στο Επικύρωση δεδομένων αναπτυσσόμενο βέλος.
• Θα ανοίξει ένα μενού περιβάλλοντος με μερικές επιλογές. Επιλέγω Επικύρωση δεδομένων.
• Τώρα, θα πρέπει να δείτε το Εντολή επικύρωσης δεδομένων εργαλείο στο φύλλο εργασίας όπου θέλετε να προσθέσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα για το Excel.
• Περιέχει τρεις καρτέλες. Αυτά είναι το μήνυμα εισαγωγής, οι ρυθμίσεις και η ειδοποίηση σφάλματος.
• Κάντε κλικ Ρυθμίσεις.
• Σύμφωνα με το Κριτήρια επικύρωσης επιλογή, κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από το Επιτρέπω μενού.
• Επιλέγω Λίστα από το αναπτυσσόμενο μενού.
• Από προεπιλογή, το Αναπτυσσόμενο μενού εντός κελιού και Αγνοήστε το κενό το σημάδι επιλογής πρέπει να ελέγχεται. Αν όχι, ελέγξτε τα.
• Κάντε κλικ στο επάνω βέλος στο Πηγή πεδίο. ο Επικύρωση δεδομένων Το παράθυρο διαλόγου θα ελαχιστοποιηθεί τώρα σε μια λεπτή γραμμή με ένα κενό πεδίο.
• μεταβείτε στο Φύλλο εργασίας βάσης δεδομένων και επιλέξτε την περιοχή κελιών στην αναπτυσσόμενη λίστα του Excel.
• Επιλέξτε μερικά κενά κελιά κάτω από το τελευταίο στοιχείο. Θα σας βοηθήσει να επεκτείνετε τη λίστα χωρίς να επεξεργαστείτε ξανά την Πηγή.
• Το Excel θα συμπληρώσει αυτόματα τα δεδομένα προέλευσης για την αναπτυσσόμενη λίστα. Απλά πρέπει να κάνετε κλικ στο κάτω βελάκι στο λεπτό Επικύρωση δεδομένων μπαρ.
• Θα πρέπει τώρα να δείτε ξανά το εκτεταμένο πλαίσιο διαλόγου Επικύρωση δεδομένων. Όμως, αυτή τη φορά, θα δείτε ένα εύρος δεδομένων πηγής στο Πηγή πεδίο.
• Απλώς κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ, και είσαι έτοιμος.

Συγχαρητήρια! Έχετε δημιουργήσει την πρώτη σας αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel. Τώρα, απλώς αντιγράψτε το οπουδήποτε αλλού πρέπει να εμφανίσετε τα ίδια στοιχεία όταν ένας υπάλληλος ή οποιοσδήποτε άλλος χρήστης συμπληρώνει δεδομένα σε ένα φύλλο καταχώρισης δεδομένων.

Μπορεί να θέλετε να κλειδώσετε το φύλλο εργασίας της βάσης δεδομένων, έτσι ώστε κανείς να μην μπορεί να κάνει αλλαγές στη λίστα επιλογών στις αναπτυσσόμενες λίστες στο φύλλο εργασίας εισαγωγής δεδομένων. Ακολουθήστε αυτά τα γρήγορα βήματα για να ασφαλίσετε τα στοιχεία της λίστας:

• Επιλέξτε τις περιοχές κελιών που πρέπει να κλειδώσετε.
• Κάντε δεξί κλικ και μετά επιλέξτε Μορφοποίηση κελιών.
• μεταβείτε στο ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ καρτέλα και επιλέξτε το Κλειδωμένο επιλογή.
• Κάντε κλικ Εντάξει να εφαρμόσει το Μορφοποίηση κελιών αλλαγές.
• Τώρα, πηγαίνετε στο Ανασκόπηση καρτέλα στην κορδέλα του Excel.
• Επίλεξε το Προστασία φύλλου εικόνισμα.
• Στο Προστασία φύλλου παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε έναν κωδικό πρόσβασης στο κενό πεδίο.
• Εισαγάγετε ξανά τον κωδικό πρόσβασης και το Excel θα κλειδώσει οριστικά το φύλλο εργασίας.

Εάν θέλετε ένα σύντομο αναπτυσσόμενο μενού, όπως Ναι/Όχι, Ελεγμένο/Μη ελεγμένο, Εκχωρήθηκε/Άνοιγμα, Ολοκληρωμένο/Μη ολοκληρωμένο κ.λπ., μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μη αυτόματη λίστα αντί για τη μέθοδο εύρους δεδομένων. Εξοικονομεί χρόνο. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel χρησιμοποιώντας στοιχεία λίστας:

• Κάντε κλικ σε ένα κελί για να συμπληρώσετε ένα αναπτυσσόμενο μενού.
• Επιλέγω Επικύρωση δεδομένων από το Δεδομένα καρτέλα του μενού κορδέλας.
• Σύμφωνα με το Επιτρέπω μενού, κάντε κλικ Λίστα.
• Τώρα, απλώς πληκτρολογήστε τη λίστα των στοιχείων στο Πηγή πεδίο.
• Βεβαιωθείτε ότι διαχωρίζετε κάθε στοιχείο με κόμμα.
• Κάντε κλικ Εντάξει για να εφαρμόσετε την αναπτυσσόμενη λίστα.

Αυτή είναι η πιο εύκολη και γρήγορη μέθοδος για τη δημιουργία μιας απλής αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel. Ωστόσο, η πρώτη μέθοδος είναι πιο αξιόπιστη όταν θα χρησιμοποιείτε άφθονα αναπτυσσόμενες λίστες.

Μια κενή αναπτυσσόμενη λίστα μπορεί να μην λέει πολλά στους τελεστές εισαγωγής δεδομένων. Πρέπει να προσθέσετε συγκεκριμένες οδηγίες, ώστε να μην κάνουν λάθη. Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε ένα μήνυμα οδηγιών σε αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel:

• Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε κελί που περιέχει ένα ενεργό Εντολή επικύρωσης δεδομένων.
• Τώρα, πηγαίνετε στο Δεδομένα καρτέλα > Επικύρωση δεδομένων > κλικ Επικύρωση δεδομένων.
• μεσα στην Επικύρωση δεδομένων παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στο Εισαγωγή μηνύματος αυτί.
• Πληκτρολογήστε ένα μικρό κείμενο για το Τίτλος και στη συνέχεια ένα αναλυτικό μήνυμα στο Εισαγωγή μηνύματος πεδίο.
• Κάντε κλικ Εντάξει για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.

Τώρα, κάθε φορά που ένας χρήστης επιλέγει ένα κελί με μια ενεργή αναπτυσσόμενη λίστα εντολή Επικύρωση δεδομένων, θα βλέπει ένα μήνυμα σχετικά με το πώς να γεμίσει το κελί χρησιμοποιώντας στοιχεία από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Εάν κάποιος κάνει ένα σφάλμα κατά τη χρήση των αναπτυσσόμενων λιστών στο φύλλο καταχώρισης δεδομένων του Excel, μπορείτε επίσης να εμφανίσετε ένα μήνυμα σφάλματος. Αυτό θα διασφαλίσει ότι ο χρήστης θα λάβει μέτρα για την επίλυση του σφάλματος και ότι δεν θα παρακάμψει το κελί. Ακολουθούν τα βήματα για την ενεργοποίηση Εμφάνιση ειδοποίησης σφάλματος:

• Ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρθηκαν προηγουμένως μέχρι να το αποκτήσετε Επικύρωση δεδομένων κουτί διαλόγου.
• Τώρα, επιλέξτε το Ειδοποίηση σφάλματος αυτί.
• Επιλέξτε ένα Στυλ σφάλματος από τρεις επιλογές: Διακοπή, Προειδοποίηση και Πληροφορίες.
• Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα σύντομο κείμενο για το Τίτλος απο Ειδοποίηση σφάλματος.
• Τώρα, εισάγετε ένα λεπτομερές μήνυμα στο Μήνυμα λάθους πεδίο.

Καταπληκτική δουλειά! Με την ενεργοποιημένη Εμφάνιση ειδοποίησης σφάλματος, το φύλλο εργασίας θα εμφανίσει ένα παράθυρο διαλόγου σφάλματος εάν κάποιος πληκτρολογήσει οτιδήποτε άλλο εκτός από τα στοιχεία που αναφέρονται στην αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel.

Τώρα ξέρετε πώς να δημιουργήσετε μια λίστα στο Excel με αναπτυσσόμενο μενού με δύο διαφορετικές μεθόδους. Μπορείτε να δοκιμάσετε τρόπους για να δημιουργήσετε αναπτυσσόμενες λίστες του Excel και να δημιουργήσετε φόρμες εισαγωγής δεδομένων για να βοηθήσετε τους υπαλλήλους σας.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια διαισθητική λίστα οικιακών προμηθειών για είδη παντοπωλείου, υλικό, ρούχα, βοηθητικά προγράμματα και άλλα χρησιμοποιώντας αναπτυσσόμενες λίστες στο Excel.

Μην ξεχάσετε να σχολιάσετε παρακάτω εάν γνωρίζετε έναν άλλο ωραίο τρόπο για να δημιουργήσετε μια αναπτυσσόμενη λίστα στο Excel.

Στη συνέχεια, μάθετε να αποκρύψτε τις γραμμές ή τις στήλες στο Excel και μερικά Πρότυπα ημερολογίου Excel για κάθε έτος.