Πώς να συγκρίνετε κείμενο στο Excel: Οι 8 καλύτερες μέθοδοι

Εάν έχετε να κάνετε με μια τεράστια βάση δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel και πρέπει να καθαρίσετε τη βάση δεδομένων για διπλότυπες εγγραφές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις ακόλουθες τεχνικές για να συγκρίνετε κείμενο στο Excel.

Το υπολογιστικό φύλλο Excel δεν προορίζεται μόνο για τη διατήρηση οικονομικών λογαριασμών, βιβλίων διευθύνσεων ή βάσεων δεδομένων κειμένου. Μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να αναλύσετε τα δεδομένα για να διαγράψετε διπλές εγγραφές. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μερικούς εύκολους τύπους και λογικές συναρτήσεις του φύλλου εργασίας του Excel για να συγκρίνετε κελιά και περιοχές κελιών για να μάθετε τις συγκεκριμένες τιμές που αναζητάτε.

Αν και μπορείτε να περάσετε οπτικά σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας για διπλότυπες ή στοχευόμενες τιμές, μπορεί να μην είναι η ιδανική μέθοδος όταν το φύλλο εργασίας του Excel περιέχει χιλιάδες καταχωρήσεις. Επιπλέον, οι διάφορες λειτουργίες μορφοποίησης υπό όρους σάς επιτρέπουν να επισημαίνετε αυτόματα κελιά όταν ανιχνεύει την τιμή που αναζητάτε.

Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να συγκρίνετε κείμενο στο Excel. Θα μάθετε επίσης πώς το Excel συγκρίνει κείμενο σε δύο στήλες χρησιμοποιώντας Μορφοποίηση υπό όρους. Ας εμβαθύνουμε!

Μπορεί να υπάρχουν άπειροι λόγοι για να εκτελέσετε ένα κείμενο σύγκρισης στη συνάρτηση Excel. Ωστόσο, τα παρακάτω είναι τα πιο συχνά που μπορεί να αντιμετωπίσετε στην προσωπική και επαγγελματική σας ζωή:

• Διαχειρίζεστε μια επιχείρηση και δημιουργήσατε ξεχωριστές βάσεις δεδομένων του Excel για πελάτες και από τις 50 πολιτείες των ΗΠΑ. Τώρα, κάποιος ανακάτεψε τα ονόματα των πελατών. Εδώ, αντί να καθαρίσετε με μη αυτόματο τρόπο το φύλλο εργασίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κείμενο σύγκρισης στο Excel για να βρείτε ονόματα πελατών που μπερδεύτηκαν μεταξύ 50 καταστάσεων.
• Η επιχείρησή σας διαθέτει δύο ξεχωριστές βάσεις δεδομένων για διευθύνσεις στη μαύρη και στη λίστα επιτρεπόμενων για παράδοση εμπορευμάτων από το κατάστημά σας ηλεκτρονικού εμπορίου. Ένας υπάλληλος μπέρδεψε τις διευθύνσεις. Σε αυτήν την απαίσια κατάσταση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση σύγκρισης συμβολοσειρών του Excel.
• Δημιουργήσατε μια λίστα αγορών παντοπωλείου για ολόκληρο τον μήνα και ανακατέψατε τη λίστα με ορισμένα είδη παντοπωλείου που πήρατε τον προηγούμενο μήνα. Εδώ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κείμενο σύγκρισης στο Excel.
• Εάν είστε καθηγητής γυμνασίου και πρέπει να αξιολογήσετε αυτόματα τις απαντήσεις των μαθητών σε σχέση με ερωτήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συμβολοσειρά του Excel για να συγκρίνετε στήλες και σειρές.
• Για σκοπούς προώθησης της επιχείρησης, χαρίζετε εκπτωτικούς κωδικούς σε χιλιάδες πελάτες. Τώρα, θέλετε να επαναστοχεύσετε τους πελάτες που χρησιμοποίησαν τους εκπτωτικούς κωδικούς για να παρουσιάσουν προϊόντα και συνδρομές premium. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σύγκρισης κειμένου του Excel σε δύο στήλες για να αντιστοιχίσετε ονόματα πελατών που χρησιμοποίησαν κωδικούς προσφοράς από την κύρια βάση δεδομένων των πελατών στους οποίους στείλατε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προώθησης.

Θα μπορούσαν να υπάρχουν χιλιάδες άλλοι λόγοι για να συγκρίνετε τιμές και κείμενα στο Excel. Όποιος κι αν είναι ο λόγος, θα βρείτε χρήσιμες τις ακόλουθες οκτώ μεθόδους για σύγκριση κειμένου του Excel σε δύο στήλες:

Για παράδειγμα, χρειάζεται απλώς να συγκρίνετε δύο στήλες δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλες τις προμήθειες που χρειάζεστε. Εδώ, μπορείτε να αντιστοιχίσετε τα ζητούμενα αναλώσιμα με τα παραδοθέντα χρησιμοποιώντας τον τελεστή σύγκρισης πεζών-κεφαλαίων Equals.

Έτσι, μπορείτε να αντιγράψετε τα δεδομένα αναφοράς από μία εφαρμογή και να τα επικολλήσετε κάτω από τη στήλη αναφοράς ή ζητούμενα αναλώσιμα. Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα προορισμού από άλλη εφαρμογή και να επικολλήσετε τα δεδομένα κάτω από τη στήλη προορισμού ή ληφθέντων προμηθειών.

Δεν χρειάζεται να σκεφτείτε την αντιστοίχιση των πεζών και των τιμών των κειμένων κελιών, παρόλο που εισάγετε δεδομένα από διαφορετικές εφαρμογές. Δείτε πώς λειτουργεί η σύγκριση χωρίς διάκριση πεζών-κεφαλαίων:

• Αντιγράψτε και επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο στο κελί όπου θέλετε το αποτέλεσμα σύγκρισης:

=A2=B2

• Κτύπημα Εισαγω και το Excel θα εμφανίσει είτε True είτε False ανάλογα με την αναφορά και τα δεδομένα προορισμού.

• Εάν ο τύπος φαίνεται καλός, αντιγράψτε και επικολλήστε τον σε ολόκληρη τη στήλη για να πάρετε μια άμεση ιδέα σχετικά με τα προϊόντα που ελήφθησαν έναντι των προϊόντων που παραγγέλθηκαν.

Ας θεωρήσουμε ότι εργάζεστε σε ένα έργο όπου η ευαισθησία πεζών-κεφαλαίων είναι σημαντική κατά την αντιστοίχιση τιμών μεταξύ στηλών σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Σε αυτό το σενάριο, δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τελεστή Equals για να συγκρίνετε κείμενο στο Excel.

Σε αυτό το ευαίσθητο σενάριο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο EXACT όπως φαίνεται παρακάτω:

• Δημιουργήστε μια κατάλληλη κεφαλίδα στήλης και εισαγάγετε τα δεδομένα αναφοράς στις σειρές κάτω από τη στήλη.
• Ομοίως, δημιουργήστε τη στήλη δεδομένων προς αξιολόγηση δίπλα στην πρώτη στήλη και συμπληρώστε τα δεδομένα στις παρακάτω γραμμές.

• Μόλις τελειώσετε, βάλτε ένα σύμβολο ίσον (=) στο κελί όπου θέλετε ένα αποτέλεσμα σύγκρισης, TRUE ή Fales, και πληκτρολογήστε τον ακόλουθο τύπο:

=EXACT(B2,C2) (για το ίδιο φύλλο εργασίας)

=EXACT(Φύλλο8!B2,Φύλλο9!C2) (για διαφορετικά φύλλα εργασίας)

• Μπορείτε επίσης να επιλέξετε τα δεδομένα αναφοράς ή στόχου από άλλο φύλλο εργασίας του ίδιου βιβλίου εργασίας του Excel.
• Κτύπημα Εισαγω και λαμβάνετε μια γρήγορη σύγκριση με βάση τα κεφαλαία και τα πεζά των κειμένων.

Ας θεωρήσουμε ότι θέλετε να χρησιμοποιήσετε είτε τον τύπο EXACT είτε τον τελεστή Equals για να συγκρίνετε κείμενο, αλλά δεν θέλετε να δείτε TRUE ή FALSE ως αποτέλεσμα σύγκρισης. Στην πραγματικότητα, θέλετε να εμφανίσετε κείμενα όπως Αντιστοιχισμένα και Μη αντιστοιχισμένα. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να τοποθετήσετε οποιονδήποτε από τους παραπάνω τύπους μέσα σε μια συνάρτηση IF όπως περιγράφεται παρακάτω:

• Εισαγάγετε ένα σύμβολο ίσον (=) και ξεκινήστε τον τύπο με ΑΝ.
• Στη συνέχεια, εισαγάγετε οποιονδήποτε από τους παραπάνω τύπους ως τη λογική πρόκληση της συνάρτησης IF.
• Μετά τη λογική πρόκληση, πληκτρολογήστε το κείμενο που θα εμφανιστεί, όπως Ταίριαξε εντός εισαγωγικών.

• Βάλτε ένα κόμμα και, στη συνέχεια, τοποθετήστε ένα άλλο κείμενο που θέλετε να εμφανίσει το Excel εάν αποτύχει η λογική πρόκληση. Σε αυτήν την περίπτωση, Μη αντιστοιχισμένο περιβάλλεται από εισαγωγικά.
• Έτσι, ο τελικός τύπος γίνεται όπως φαίνεται παρακάτω:

=IF(EXACT(B2,C2),"Αντιστοιχισμένο","Μη αντιστοιχισμένο")

Για παράδειγμα, πρέπει να βρείτε τα ονόματα των υποψηφίων που προκρίθηκαν από την Ομάδα Α. Εδώ, πρέπει να αντιστοιχίσετε τα ονόματα της Ομάδας Α με τα ονόματα στη στήλη όλων των υποψηφίων που έχουν επιλεγεί.

Εδώ, μπορείτε εύκολα να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP για να επιτρέψετε στο Excel να συγκρίνει κείμενο σε δύο στήλες. Δείτε πώς γίνεται:

• Η πρώτη στήλη του φύλλου εργασίας πρέπει να περιέχει τα ονόματα από Ομάδα Α.
• Στην επόμενη στήλη, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα ονόματα των υποψηφίων που έχουν επιλεγεί.

• Στην πιο εξωτερική στήλη, μπορείτε να λάβετε τα αποτελέσματα σύγκρισης που θα εμφανίσουν το όνομα των υποψηφίων που προκρίθηκαν στον πρώτο γύρο.
• Τώρα, απλώς αντιγράψτε και επικολλήστε τον ακόλουθο τύπο όπου θέλετε μια λίστα σύγκρισης Ομάδα Α ονόματα από το Επιλεγμένα ονόματα.

=VLOOKUP(A2,$C2:2:15,1 C$, FALSE)

• Για να αντικαταστήσετε το #Δ/Υ σφάλματα με το κείμενο Αποτυχία, χρησιμοποιήστε αυτόν τον τύπο που αναφέρεται παρακάτω:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:15,1 C$, FALSE), "Απέτυχε")

Ας αναλογιστούμε ότι είστε ο συντονιστής εκδήλωσης για ένα τεχνολογικό συνέδριο. Πρέπει να αντιστοιχίσετε τους συμμετέχοντες με μια λίστα εγγεγραμμένων προσώπων για να στείλετε πιστοποιητικά μόνο στα άτομα που εμφανίστηκαν στο σεμινάριο. Δείτε πώς μπορείτε να το κάνετε χρησιμοποιώντας τον τύπο VLOOKUP και IFNA όπου συγκρίνετε κείμενο μεταξύ δύο στηλών:

• Δημιουργήστε μια κεφαλίδα στήλης για Εγγεγραμμένος και βάλτε τα ονόματα στις παρακάτω σειρές.
• Στα δεξιά αυτής της στήλης, δημιουργήστε μια άλλη στήλη για τα άτομα που παρακολούθησαν πραγματικά το σεμινάριο.

• Στην τρίτη στήλη, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο:

=IFNA(VLOOKUP(A2,$C2:2:15,1 C$, FALSE), "Απών")

• Αντιγράψτε και επικολλήστε τον τύπο προς τα κάτω για να λάβετε την παρούσα ή απόν κατάσταση των εγγεγραμμένων ατόμων.

Το Excel θα αντιστοιχίσει τα καταχωρημένα ονόματα από τη στήλη αναφοράς για να εμφανίσει αποτελέσματα σε μια τρίτη στήλη όπου θέλετε τα ονόματα. Επίσης, ο τύπος IFNA θα εξασφαλίσει ότι εάν εμφανιστεί ένα σφάλμα #N/A, το Excel αντικαθιστά τον κωδικό σφάλματος με το κείμενο Απουσία.

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να συγκρίνετε κείμενα μεταξύ των στηλών Α και Β, αλλά δεν αναζητάτε την απόλυτη αντιστοίχιση. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τον τύπο FIND όπως περιγράφεται παρακάτω:

• Τοποθετήστε τα δεδομένα κειμένου αναφοράς κάτω Στήλη Α και τα δεδομένα στόχου σε Στήλη Β.

• Σε Στήλη Γ, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο για να βρείτε και να εμφανίσετε μια τιμή για μερική σύγκριση κειμένου στο Excel:

=FIND(C2,A2) 

• ο ΕΥΡΗΜΑ Η συνάρτηση επιστρέφει ένα σφάλμα όπου δεν μπορεί να βρει μια μερική αντιστοίχιση. φώλιασα το ΕΥΡΗΜΑ λειτουργία μέσα στο ISNUMBER λειτουργία. Τώρα θα εμφανιστεί ο τύπος ΑΛΗΘΗΣ όταν υπάρχει μερικός αγώνας και ΨΕΥΔΗΣ όταν δεν ταιριάζει καθόλου.

=ISNUMBER(FIND(C2,A2))

Σκεφτείτε ότι βρίσκεστε σε ένα γραφείο όπου είστε υπεύθυνος για να ελέγξετε όλες τις αγορές. Λαμβάνετε διαφορετικές απαιτήσεις αγοράς από διάφορα τμήματα της επιχείρησης. Είναι καθήκον σας να διασφαλίσετε ότι ο οργανισμός σας δεν υποβάλλει εντολές αγοράς για διπλότυπα αντικείμενα.

Σε αυτό το σενάριο, η Μορφοποίηση υπό όρους του Excel μπορεί να συγκρίνει δύο ή περισσότερες στήλες δεδομένων και να επισημάνει κελιά που περιέχουν διπλότυπες τιμές. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εξασκήσετε αυτό το κόλπο σύγκρισης κειμένου στο Excel:

• Συντάξτε μια βάση δεδομένων με κείμενα που θέλετε να συγκρίνετε.
• Επιλέξτε ολόκληρο το εύρος και κάντε κλικ Μορφοποίηση υπό όρους στο Σπίτι μενού της κορδέλας του Excel.

• Στην αναπτυσσόμενη λίστα, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το Επισημάνετε τους κανόνες κελιών επιλογή.

• Θα εμφανιστούν πολλοί κανόνες κελιών. Επιλέγω Διπλότυπες τιμές.
• Στο αναδυόμενο παράθυρο Διπλότυπες τιμές, μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή επισήμανσης κάνοντας κλικ στο Αξίες μεαναπτυσσόμενη λίστα.

Εάν χρειάζεται να βρείτε ένα σύνολο κειμένων μέσα σε μια ομάδα κειμένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ όπως φαίνεται εδώ:

• Δημιουργήστε μια στήλη κειμένων για αναφορά και μια άλλη στήλη για δοκιμαστικά κείμενα.
• Τώρα, εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο στην τρίτη στήλη:

=SEARCH(C2,A2)

• Κτύπημα Εισαγω. Τώρα, αντιγράψτε και επικολλήστε τον τύπο στα κελιά της τρίτης στήλης.

• Τύπος Εισαγω για να έχετε περισσότερα αποτελέσματα.

Το Excel θα εμφανίσει τον αριθμό χαρακτήρων από όπου βρίσκει μια αντιστοίχιση για το δοκιμαστικό κείμενο στη στήλη αναφοράς.

Θα μπορούσαν να υπάρχουν πολλοί άλλοι τύποι και ένθετοι τύποι για την αντιστοίχιση κειμένων μεταξύ δύο ή περισσότερων κελιών ή στηλών στο Excel. Αλλά οι πιο εύκολες και ευρέως χρησιμοποιούμενες μέθοδοι είναι αυτές που αναφέρονται παραπάνω σε αυτό το άρθρο.

Εάν γνωρίζετε οποιονδήποτε άλλο διαισθητικό τρόπο σύγκρισης κειμένου στο Excel, μην ξεχάσετε να αναφέρετε τη μέθοδο στο παρακάτω πλαίσιο σχολίων. Στο μεταξύ, μπορείτε να μάθετε πώς να χρησιμοποιήσετε τον τύπο IF-THEN του Excel.