Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας

ΠότεΧρειάζεται να εκτυπώσετε ετικέτες για να στείλετε ευχές Χριστουγέννων, γάμους και άλλες κάρτες πρόσκλησης για εκδηλώσεις στο σπίτι; Θέλετε να εκτυπώσετε μαζικά διευθύνσεις αποστολής για τον ιστότοπο ηλεκτρονικών αγορών σας; Διαβάστε αυτό το άρθρο για να μάθετε πώς να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft Word.

Το Microsoft Excel είναι μια εξαιρετική εφαρμογή για τη δημιουργία μεγάλων βάσεων δεδομένων για επαγγελματικές ή προσωπικές επαφές. Ωστόσο, δεν είναι τόσο φιλικό προς το χρήστη όταν πρόκειται για εκτύπωση αποστολής ή άλλων ετικετών σε χαρτιά ετικετών.

Μπορείτε να δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο κελιά τύπου ετικέτας στο Excel και να γράψετε περιεχόμενο σε αυτό με μη αυτόματο τρόπο. Θα μπορούσατε να κάνετε αυτήν τη χειρωνακτική εργασία για μερικές ετικέτες, αλλά όταν χρειάζεται να στείλετε κάρτες, προσκλήσεις και εμπορεύματα σε εκατοντάδες παραλήπτες, η χειρωνακτική εργασία δεν αποτελεί επιλογή.

Ως εκ τούτου, πρέπει να μάθετε πώς να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Συγχώνευσης αλληλογραφίας του Microsoft word διαβάζοντας αυτό το άρθρο μέχρι το τέλος. Θα εξερευνήσετε επίσης μερικές έξυπνες συμβουλές στο τέλος!

Η διαδικασία εκτύπωσης ετικετών διευθύνσεων από το Excel ή εκτύπωσης ετικετών αλληλογραφίας από το Excel περιλαμβάνει τη διασταυρούμενη συμβατότητα αρχείων Excel με το Word. Επομένως, πρέπει να κάνετε τις ακόλουθες προσαρμογές στο Word εάν εκτυπώνετε ετικέτες στο Word χρησιμοποιώντας λίστες επαφών του Excel:

• Ανοίξτε την εφαρμογή Microsoft Word στον υπολογιστή ή στο Mac σας.
• Κάντε κλικ Αρχείο και μετά επιλέξτε Επιλογές.
• Κάντε κλικ Προχωρημένος στο παράθυρο Επιλογές του Word.
• Κάντε κύλιση προς τα κάτω μέχρι να δείτε το Γενικός Ενότητα.

• Εκεί, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα Επιβεβαιώστε τη μετατροπή μορφής αρχείου στο άνοιγμα.
• Τύπος Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές και να βγείτε από το παράθυρο Επιλογές του Word.

Για να μπορέσετε να εκτυπώσετε τις ετικέτες, πρέπει να ελέγξετε εάν η δυνατότητα Συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word υποστηρίζει την ετικέτα ή όχι. Η Microsoft συγκέντρωσε τις προδιαγραφές αυτοκόλλητων ετικετών από κορυφαίους προμηθευτές της εφαρμογής. Δείτε πώς μπορείτε να δείτε τη λίστα και τον κωδικό εγγράφου για αυτοκόλλητα ετικετών:

• Κάντε κλικ στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα στο μενού κορδέλας του Word.
• Επιλέγω Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και μετά επιλέξτε Ετικέτες από το αναπτυσσόμενη λίστα.
• Θα εμφανιστεί τώρα το παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας.

• Σύμφωνα με το Πληροφορίες ετικέτας ενότητα, θα πρέπει να δείτε το Πωλητές ετικετών και Αριθμοί προϊόντων λίστα.
• Επιλέξτε το όνομα του προμηθευτή χαρτιού στην ετικέτα και τον κωδικό προϊόντος. Θα βρείτε τις λεπτομέρειες στη συσκευασία των χαρτιών ετικετών που αγοράσατε.
• Κάντε κλικ Εντάξει για να εφαρμόσετε τις αλλαγές σε αυτό το έργο εκτύπωσης ετικετών.

Εάν δεν βλέπετε το όνομα προμηθευτή ετικέτας στην παραπάνω λίστα, μπορείτε να εισαγάγετε μη αυτόματα τις προδιαγραφές του. Έτσι, το Word θα συγχρονιστεί κατάλληλα με τον εκτυπωτή, ώστε να μπορείτε να εκτυπώνετε τις ετικέτες διευθύνσεων, τις ετικέτες αλληλογραφίας και τις ετικέτες αποστολής χωρίς κόπο.

Για να δημιουργήσετε μια νέα διαμόρφωση ετικέτας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Κάντε κλικ Νέα ετικέτα στο Επιλογές ετικέτας κουτί διαλόγου.

• Τώρα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το νέο αρχείο διαμόρφωσης.
• Στη συνέχεια, προσαρμόστε τις παραμέτρους όπως επάνω περιθώριο, πλευρικό περιθώριο, ύψος ετικέτας, πλάτος ετικέτας, μέγεθος σελίδας κ.λπ.
• Κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.

Αυτό είναι! Μην ξεχάσετε να αποθηκεύσετε το έγγραφο Mail Merge Word, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε αργότερα ή να το ανακτήσετε εάν διακοπεί η παροχή ρεύματος κατά τη διάρκεια της εργασίας σας.

Τώρα, πρέπει να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από την οποία το εργαλείο συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word μπορεί να αντλήσει το όνομα, τη διεύθυνση και άλλες λεπτομέρειες του παραλήπτη. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε τη λίστα επαφών του Excel για αυτό το έργο:

• Ανοίξτε ένα νέο κενό φύλλο εργασίας στο Excel.
• Αποθηκεύστε το ως Ετικέτες αποστολής Λίστα επαφών ή οποιοδήποτε άλλο όνομα σας αρέσει.
• Ξεκινήστε τη συμπλήρωση δεδομένων από την επάνω γωνία του φύλλου εργασίας χωρίς να αφήνετε κενά κελιά σε γραμμές ή στήλες.

• Πληκτρολογήστε κεφαλίδες στηλών που θα εντοπίσει και θα χρησιμοποιήσει το εργαλείο Συγχώνευση αλληλογραφίας του Word στην επιλογή Πεδία αντιστοίχισης.
• Κάτω από αυτήν την κεφαλίδα στήλης, πληκτρολογήστε τα κατάλληλα δεδομένα.
• Είναι καλύτερο να εισαγάγετε ένα αρχείο CSV (τιμές διαχωρισμένες με κόμματα) από οποιαδήποτε εφαρμογή επαφών και στη συνέχεια να το μορφοποιήσετε στο Excel προσθέτοντας τις κεφαλίδες στηλών.
• Κάντε διπλό κλικ στην καρτέλα του φύλλου εργασίας στο κάτω μέρος της εφαρμογής Excel και μετονομάστε την σε Λίστα επαφών ή οποιοδήποτε άλλο όνομα θα θυμάστε.
• Μόλις γίνει, Αποθηκεύσετε ολόκληρο το αρχείο Excel ξανά.

Μόλις είναι έτοιμη η βάση δεδομένων του Excel για τις διευθύνσεις αποστολής, μεταβείτε στο αρχείο Word όπου αποθηκεύσατε μια μορφή ετικέτας που ταιριάζει με το φυσικό χαρτί στο οποίο θα εκτυπώσετε τις ταχυδρομικές διευθύνσεις. Τώρα που το αρχείο ετικετών συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι ανοιχτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

• Στο Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας τμήμα του Συγχώνευση αλληλογραφίας καρτέλα, επιλέξτε Επιλέξτε Παραλήπτες.
• Επίλεξε το Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα επιλογή από την αναπτυσσόμενη λίστα.
• ο Επιλέξτε Πηγή δεδομένων Θα ανοίξει το αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου.
• Μεταβείτε στο αρχείο Excel όπου αποθηκεύσατε τη λίστα επαφών σας.

• Επιλέξτε το αρχείο και μετά κάντε κλικ Ανοιξε.
• Τώρα, πρέπει να δείτε το Επιλέξτε παράθυρο πίνακα.
• Αυτό το παράθυρο εμφανίζει όλα τα φύλλα εργασίας που είναι διαθέσιμα στο αρχείο Excel που μόλις εισαγάγατε.
• Επιλέξτε το φύλλο εργασίας όπου δημιουργήσατε τη λίστα επαφών.
• Σε αυτό το σεμινάριο, είναι το Λίστα επαφών φύλλο εργασίας. Κάντε κλικ Εντάξει να συνεχίσει.
• Τώρα, θα πρέπει να δείτε τα αυτοκόλλητα ετικετών ως Επόμενη εγγραφή.

• Το πρώτο αυτοκόλλητο ετικέτας θα είναι κενό. Είναι εντάξει.

Τώρα που συμπληρώσατε τις σειρές και τις στήλες της ετικέτας στο Word Mail Merge, η αποστολή σας είναι να εισαγάγετε πραγματικά δεδομένα από τη βάση δεδομένων της λίστας επαφών στο Excel. Για να ολοκληρώσετε αυτήν την εργασία, δοκιμάστε τα παρακάτω βήματα:

• Λαμβάνοντας υπόψη ότι βρίσκεστε στην καρτέλα "Αλληλογραφία", κάντε κλικ Επεξεργασία λίστας παραληπτών.

• Δείτε τον πίνακα των επαφών και τις διευθύνσεις τους. Δείτε αν υπάρχουν προβλήματα.
• Εάν όλα φαίνονται καλά στον παραπάνω πίνακα, κάντε κλικ Εντάξει.

• Τώρα, κάντε κλικ στο Εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης στο Εγγραφή & Εισαγωγή Πεδίων μενού του Συγχώνευση αλληλογραφίας εργαλείο.
• Θα εμφανιστεί μια αναπτυσσόμενη λίστα με όλες τις κεφαλίδες στηλών που βρίσκονται στη βάση δεδομένων της λίστας επαφών του αρχείου Excel που εισαγάγατε.
• Κάντε κλικ Τίτλος.
• Τύπος Βάρδια + Εισαγω.
• Στη συνέχεια κάντε ξανά κλικ Εισαγάγετε το πεδίο συγχώνευσης και επιλέξτε Ονομα.
• Τύπος Βάρδια + Εισαγω και επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα μέχρι να έχετε όλες τις κεφαλίδες στηλών στο αυτοκόλλητο ετικέτας στην επάνω αριστερή γωνία.
• Μπορείτε να προσαρμόσετε διάφορα στοιχεία του εργαλείου αυτοκόλλητων ετικετών.
• μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και επιλέξτε το κείμενο ή τα κείμενα στην ετικέτα για να εφαρμόσετε επιλογές μορφοποίησης όπως τύπος γραμματοσειράς, μέγεθος γραμματοσειράς, χρώμα, χρώμα επισήμανσης και ούτω καθεξής.
• Μόλις όλα τα πράγματα φαίνονται σωστά, επιστρέψτε στο Ταχυδρομικός αυτί.

• Τώρα κάντε κλικ στο Ενημέρωση ετικετών κουμπί.
• Αυτό θα συμπληρώσει δεδομένα για όλες τις ετικέτες στη σελίδα.

• Τώρα, απλά κάντε κλικ Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων για εμφάνιση των πραγματικών δεδομένων στις ετικέτες.

Όταν δημιουργείτε διευθύνσεις αλληλογραφίας ή ετικέτες αποστολής στο Mail Merge χρησιμοποιώντας λίστες επαφών από το Excel, μην εισάγετε πάρα πολλά στοιχεία στις ετικέτες. Θα γεμίσει τις ετικέτες. Επιλέξτε εξαρτήματα που είναι απολύτως απαραίτητα για την επιτυχή παράδοση ενός πακέτου.

Μέχρι στιγμής, δημιουργήσατε τις ετικέτες με επιτυχία σε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας. Τώρα, ήρθε η ώρα να το εκτυπώσετε ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

• Βγάλτε όλα τα χαρτιά από τον εκτυπωτή σας.
• Τοποθετήστε το φυσικό αυτοκόλλητο χαρτί ετικέτας στον τροφοδότη χαρτιού του εκτυπωτή.
• Επιστρέψτε στη σελίδα ετικετών στο Word και πατήστε Ctrl + Π. Αυτή είναι η εντολή εκτύπωσης.
• Τώρα, προσαρμόστε τις ρυθμίσεις εκτύπωσης από το αριστερό παράθυρο πλοήγησης.
• Πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι ρυθμίσεις εκτύπωσης αντικατοπτρίζουν τις κατάλληλες συνθήκες εκτύπωσης, όπως ο εκτυπωτής, οι ρυθμίσεις, το μέγεθος χαρτιού, τα περιθώρια κ.λπ.
• Κάντε κλικ στην εκτύπωση για να ξεκινήσει η εκτύπωση των ετικετών στο χαρτί εκτύπωσης ετικετών.

Φοβερός! Μόλις εκτυπώσατε μερικές όμορφες διευθύνσεις αποστολής ή ετικέτες αλληλογραφίας για προσωπική ή επαγγελματική χρήση.

Υπάρχει τρόπος να εκτυπώσετε ετικέτες διευθύνσεων από το Excel;

Ναί! Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων λίστας επαφών στο Excel. Μπορείτε να δημιουργήσετε στήλες όπως Όνομα, Διεύθυνση, Ταχυδρομικός Κώδικας, Χώρα, Αριθμός τηλεφώνου, Πολιτεία κ.λπ., και στη συνέχεια να συμπληρώσετε δεδομένα κάτω από αυτές τις κεφαλίδες στηλών.

Μόλις τελειώσετε, μπορείτε να εισαγάγετε αυτήν τη βάση δεδομένων στο Word Mail Merge για να δημιουργήσετε ετικέτες διευθύνσεων χρησιμοποιώντας το εργαλείο δημιουργίας ετικετών στο Mail Merge. Ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω σε αυτό το άρθρο για να ανακαλύψετε τις ακριβείς κινήσεις.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω ετικέτες από το Excel στο Word;

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word για να εισαγάγετε δεδομένα λίστας επαφών από ένα φύλλο Excel. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον οδηγό δημιουργίας ετικετών στην καρτέλα Αλληλογραφία του Word για να δημιουργήσετε ετικέτες και να συμπληρώσετε δεδομένα από το Excel. Η εντολή Insert Merge Field θα σας βοηθήσει να προσθέσετε πεδία στην ετικέτα.

Πώς εκτυπώνω πολλές ετικέτες σε μία σελίδα;

Η εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας από το Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα Συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word θα σας επιτρέπει πάντα να εκτυπώνετε ετικέτες σε αριθμούς όπως 10, 20, 30 κ.λπ., ανά σελίδα. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να επιλέξετε τους κατάλληλους αριθμούς προϊόντων και προμηθευτές ετικετών στο πλαίσιο διαλόγου Πληροφορίες ετικέτας.

Έτσι, τώρα ξέρετε πώς να εκτυπώνετε ετικέτες από το Excel χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word.

Το κρίσιμο μέρος αυτής της διαδικασίας είναι η χρήση της κατάλληλης σελίδας αυτοκόλλητων ετικετών πριν από τη συμπλήρωση των δεδομένων ετικετών στη συγχώνευση αλληλογραφίας. Εάν επιλέξετε λάθος χαρτί, μπορεί να καταλήξετε να σπαταλήσετε το φυσικό χαρτί εκτυπώνοντας μη ευθυγραμμισμένες ετικέτες.

Όταν δεν είστε σίγουροι για τον πωλητή χαρτιού και τον κωδικό προϊόντος, δημιουργήστε πάντα ένα νέο χαρτί ετικέτας πριν ακολουθήσετε ολόκληρη τη διαδικασία.

Νομίζετε ότι έχω χάσει οποιονδήποτε άλλο τρόπο εκτύπωσης ετικετών διευθύνσεων από το Excel, αναφέρετε τη μέθοδο και τη διαδικασία στο παρακάτω πλαίσιο σχολίων.

Επόμενο, πώς να συνδυάσετε δύο στήλες στο Excel.