Πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel με 4 τρόπους

Είδατε το κυκλικό σφάλμα αναφοράς σε ένα φύλλο Excel και αναρωτιέστε αν το φύλλο εργασίας είναι κατεστραμμένο; Εμπιστέψου με! Δεν είστε ο πρώτος που αντιμετωπίζει αυτό το σφάλμα του Excel. Εκατοντάδες και χιλιάδες χρήστες του Excel αντιμετωπίζουν κυκλικά σφάλματα αναφοράς κάθε μέρα. Μην ανησυχείς! Δείτε πώς μπορείτε να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel και να τις επιλύσετε.

Ως άπληστος χρήστης του Excel, σπάνια πληκτρολογείτε τα ίδια δεδομένα σε πολλά κελιά. Αντίθετα, εισάγετε ένα σύνολο δεδομένων από την πηγή και χρησιμοποιείτε την αναφορά κελιών για να δημιουργήσετε τύπους. Έτσι, δημιουργείτε ένα δυναμικό υπολογιστικό φύλλο.

Όταν κάποιος αλλάζει τις τιμές κελιών των αναφορών κελιών, το φύλλο εργασίας ενημερώνεται αυτόματα. Αυτό ονομάζεται αυτοματοποίηση ανάλυσης δεδομένων και οι αναλυτές δεδομένων λατρεύουν να παίζουν με αναφορές κυψελών.

Ωστόσο, το πρόβλημα εμφανίζεται όταν πληκτρολογείτε σκόπιμα ή κατά λάθος τη διεύθυνση του κελιού όπου εκτελείτε έναν υπολογισμό αυτήν τη στιγμή. Ή, όταν δημιουργείτε πολλούς τύπους σε όλο το φύλλο εργασίας, ένα κελί που περιέχει έναν τύπο εμφανίζεται έμμεσα σε έναν άλλο τύπο.

Σε τέτοιες και πολλές άλλες παρόμοιες καταστάσεις λαμβάνετε το κυκλικό σφάλμα αναφοράς στο Excel. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τι είναι η κυκλική αναφορά, τους λόγους της, γιατί να την αποφύγετε και κυρίως πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel για να απαλλαγείτε οριστικά από αυτές τις ανωμαλίες.

Το Excel αντιμετωπίζει ένα κυκλικό σφάλμα αναφοράς όταν βλέπει ότι μία ή πολλές συναρτήσεις του φύλλου εργασίας αναφέρονται πίσω στη διεύθυνση κελιού όπου δημιουργήθηκαν οι συναρτήσεις τους.

Μπορεί να σας ακούγεται μπερδεμένο, οπότε σκεφτείτε πόσο σοβαρό μπορεί να είναι για την εφαρμογή Excel. Εν ολίγοις, δεν θέλετε ποτέ να βάλετε τη διεύθυνση κελιού σε έναν τύπο όπου τη δημιουργείτε. Δείτε το ακόλουθο παράδειγμα για μια οπτική διευκρίνιση:

Προσπαθείς να πολλαπλασιαστείς 10 από το κελί Β1 και βάλτε το αποτέλεσμα στο κελί Β1 εαυτό.

Τώρα, στο παραπάνω σενάριο, αν απλώς πατήσετε Εντάξει, το Excel θα κλείσει το σφάλμα και θα εμφανίσει το μηδέν ως το υπολογισμένο αποτέλεσμα. Αυτό είναι απλώς ένα απλό παράδειγμα.

Τώρα, φανταστείτε ότι υπάρχουν εκατοντάδες τύποι σε ένα φύλλο εργασίας τήρησης βιβλίων, σε φύλλο εργασίας προγραμματισμού οικονομικών, μισθοδοσία εργαζομένων, φύλλο εργασίας πληρωμής προμηθευτή κ.λπ.

Θα εμπιστεύεστε τα ελαττωματικά δεδομένα που υπολογίζονται από το Excel λόγω του κυκλικού σφάλματος αναφοράς και αυτό με τη σειρά του θα επηρεάσει την επιχειρηματική ή επαγγελματική σας λήψη αποφάσεων.

Επιπλέον, η κυκλική αναφορά μπορεί να μειώσει σημαντικά την ταχύτητα των υπολογισμών εντός της εφαρμογής Excel. Σε σοβαρές περιπτώσεις, το ίδιο το σφάλμα μπορεί να προκαλέσει εξαιρετικά αργή απόδοση και στον υπολογιστή, εάν δεν αντιμετωπιστεί αμέσως.

Ωστόσο, εάν εργάζεστε σε προηγμένους τύπους Excel όπου το μοντέλο δεδομένων σας απαιτεί ενδιάμεσες εισόδους από την κυκλική αναφορά για να συνεχίσει με μια μακρά λειτουργία, ίσως χρειαστεί να τη χρησιμοποιήσετε. Στην πραγματικότητα, το Excel σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε αυτήν τη μέθοδο υπολογισμού όταν είναι απαραίτητο.

Για παράδειγμα, σε μονάδες παραγωγής ενέργειας, όπως οι ανεμόμυλοι, πρέπει να υπολογίσετε την ανακυκλωμένη ενέργεια εξόδου από ένα κλάσμα της εισερχόμενης ενέργειας. Εναλλακτικά, σε ένα χημικό εργοστάσιο, οι μηχανικοί χρησιμοποιούν το στέλεχος εξόδου ως είσοδο για τον ίδιο ή άλλο λέβητα ή δοχείο επεξεργασίας. Τέτοιοι μηχανικοί υπολογισμοί υψηλού επιπέδου απαιτούν πράγματι κυκλικές αναφορές για επαναληπτικούς υπολογισμούς.

Μιλώντας ξεκάθαρα, το κυκλικό αναδυόμενο παράθυρο αναφοράς δεν είναι μήνυμα σφάλματος. Είναι ένας τρόπος για το Excel να σας ενημερώσει ότι αντιμετώπισε κυκλική αναφορά σε έναν ή πολλούς τύπους και ότι μπορεί να επηρεάσει τον αλγόριθμο υπολογισμού και την απόδοσή του.

Για να αποφύγετε τυχόν ζημιές που προκαλούνται από κυκλικές αναφορές σε τύπους Excel, πρέπει να γνωρίζετε πότε εμφανίζονται και πότε όχι. Βρείτε παρακάτω τις περιπτώσεις:

• Σε οποιοδήποτε ανοιχτό φύλλο εργασίας ή βιβλίο εργασίας, δημιουργείτε έναν τύπο και εισάγετε την κυκλική αναφορά για πρώτη φορά.
• Εσείς ή κάποιος άλλος αφαιρέσατε όλες τις κυκλικές αναφορές από το αρχείο Excel και το αποθηκεύσατε. Τώρα, πάλι εσείς ή κάποιος άλλος χρήστης εισάγετε μια κυκλική αναφορά στο ίδιο αρχείο.
• Κλείσατε όλα τα ανοιχτά βιβλία εργασίας. Τώρα, ανοίξτε ένα διαφορετικό βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε έναν τύπο που περιέχει μια κυκλική αναφορά.

• Μόλις ανοίξατε ένα βιβλίο εργασίας που στο παρελθόν περιείχε μία ή πολλές κυκλικές αναφορές. Θα δείτε την προειδοποίηση.
• Μόλις το Excel σας εμφανίσει μια φορά το κυκλικό προειδοποιητικό μήνυμα αναφοράς και κάνετε κλικ Εντάξει, δεν θα εμφανίζει πλέον το ίδιο αναδυόμενο παράθυρο στην ίδια περίοδο λειτουργίας, ακόμα κι αν συνεχίσετε να δημιουργείτε πιο κυκλικούς τύπους αναφοράς.

Επομένως, πρέπει να αναζητήσετε προσεκτικά τις παραπάνω περιπτώσεις για να λάβετε κυκλικές προειδοποιήσεις αναφοράς και να τις επιλύσετε εάν δεν αναζητάτε επαναληπτικούς υπολογισμούς.

Εάν θέλετε να μάθετε πώς να βρίσκετε κυκλικές αναφορές στο Excel, πρέπει να κατανοήσετε τους τύπους τους. Επειδή η εύρεση και η εξάλειψη κυκλικών αναφορών στο Excel δεν είναι μια αυτοματοποιημένη εργασία. Βρείτε παρακάτω τους συνήθεις τύπους αυτού του σφάλματος:

• Οι προβλεπόμενες κυκλικές αναφορές εμφανίζονται όταν τις χρησιμοποιείτε σκόπιμα για επαναληπτικούς υπολογισμούς. Για παράδειγμα, πρέπει να εισαγάγετε μια χρονική σήμανση σε ένα άλλο κελί όταν κάποιος εισάγει μια τιμή σε ένα αναφερόμενο κελί χρησιμοποιώντας πτητικές και λογικές συναρτήσεις όπως IF, OR, SUMIF κ.λπ.

• Μη σκόπιμη κυκλική αναφορά όταν προσπαθείτε να εργαστείτε σε έναν τύπο του Excel πιο γρήγορα και ανατρέχετε κατά λάθος στο κελί που περιέχει τον τύπο. Για παράδειγμα, πρέπει να εφαρμόσετε το ΑΘΡΟΙΣΜΑ λειτουργία από το κύτταρο Α'1 προς την Α9 και ανακτήστε το αποτέλεσμα στο κελί Α10. Αλλά κατά λάθος, πληκτρολογείτε τον τύπο ως εξής στο κελί A10:

=SUM(A2:A10)

• Οι κρυφές κυκλικές αναφορές είναι εκείνες που δεν εμφανίζουν προειδοποιητικά μηνύματα όταν δημιουργείτε έναν τύπο ή ανοίγετε το φύλλο εργασίας για πρώτη φορά. Συμβαίνει επειδή κάποιος επέτρεψε τον επαναληπτικό υπολογισμό στο αρχείο Excel.

• Οι έμμεσες κυκλικές αναφορές είναι επίσης δημοφιλείς και εμφανίζονται όταν δημιουργείτε έναν νέο τύπο σε οποιοδήποτε κελί, για παράδειγμα, κελί Α'1, και αυτός ο νέος τύπος θα χρησιμοποιούσε μια άλλη συνάρτηση σε ένα άλλο κελί, όπως το κελί Β1, το οποίο ήδη χρησιμοποιεί κελί Α'1 ως αναφορά.

Τώρα που καταλάβατε τα βασικά των κυκλικών αναφορών στο Excel, ας μάθουμε πώς μπορείτε να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel παρακάτω:

Με την προϋπόθεση ότι η δυνατότητα επαναληπτικού υπολογισμού είναι απενεργοποιημένη, μπορείτε να δείτε τις ακόλουθες ειδοποιήσεις σχετικά με κυκλικές αναφορές στη γραμμή κατάστασης του Excel:

• Εγκύκλιος Αναφορές: Γ3 (ή οποιαδήποτε άλλη αναφορά κελιού) όταν βρίσκεστε σε ένα φύλλο εργασίας που περιέχει κυκλικούς τύπους στο βιβλίο εργασίας.

• μόνο θα δεις Εγκύκλιες Αναφορές εάν βρίσκεστε σε ένα φύλλο εργασίας που δεν περιέχει κανένα, αλλά το βιβλίο εργασίας έχει μερικούς από αυτούς τους κυκλικούς τύπους.

Είναι ο καλύτερος τρόπος για να ελέγξετε για κυκλικές αναφορές σε ένα βιβλίο εργασίας ή φύλλο εργασίας. Εδώ είναι τα βήματα που πρέπει να γνωρίζετε:

• Ανοίξτε ένα φύλλο εργασίας που υποψιάζεστε ότι περιέχει κυκλικούς τύπους.
• Κάντε κλικ στο ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι μενού στην κορδέλα του Excel.

• Στο Έλεγχος τύπου ομάδα εντολών, κάντε κλικ στο Έλεγχος σφαλμάτωναναπτυσσόμενη λίστα.
• Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το Εγκύκλιες Αναφορές επιλογή για να δείτε όλες τις διαθέσιμες παρουσίες σε όλα τα φύλλα εργασίας.
• Επιλέξτε κάθε παρουσία και το Excel θα εντοπίσει αυτόματα αυτά τα κελιά.

Εάν δεν βρίσκετε τη μέθοδο ελέγχου σφαλμάτων αρκετά αποτελεσματική για τον εντοπισμό μεγάλου αριθμού τύπων με κυκλικές αναφορές, μπορείτε να δοκιμάσετε αυτά τα βήματα για να χρησιμοποιήσετε τη μέθοδο ανίχνευσης τύπων:

• Επιλέξτε οποιοδήποτε κελί αναφοράς ή το κελί που περιέχει τον τύπο.
• μεταβείτε στο ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι καρτέλα στο μενού κορδέλα του Excel και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Ίχνη Προηγούμενα.
• Το Excel θα επισημάνει τα κελιά που επηρεάζουν το αποτέλεσμα του τύπου στο τρέχον κελί με βέλη.

• Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ Trace Dependents για να ανακαλύψετε κελιά που επηρεάζονται από την τιμή της επιλεγμένης αναφοράς κελιού.
• Εάν το Excel δεν εμφανίζει σφάλματα αφού κάνετε κλικ στις παραπάνω εντολές, δεν υπάρχουν κυκλικές αναφορές στο φύλλο εργασίας σας.
• Επαναλάβετε τα βήματα σε όλα τα φύλλα εργασίας για να ελέγξετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας.

Αυτή η μέθοδος είναι ιδιαίτερα σημαντική όταν οι επαναληπτικές δυνατότητες υπολογισμού είναι ενεργές στο φύλλο εργασίας του Excel.

• Κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα στην κορδέλα του Excel και στη συνέχεια ανοίξτε Επιλογές Excel από την πλαϊνή γραμμή που εμφανίζεται.
• Στο Επιλογές Excel παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε το ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι μενού από την πλαϊνή γραμμή και, στη συνέχεια, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου για Ενεργοποίηση επαναληπτικού υπολογισμού.

• Κάντε κλικ Εντάξει για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
• Τώρα, το βιβλίο εργασίας ή το φύλλο εργασίας θα σας εμφανίσει αυτόματα την κυκλική προειδοποίηση αναφοράς.
• Εάν δεν εμφανίζεται αμέσως, αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας, κλείστε το και ανοίξτε το ξανά για να δείτε την προειδοποίηση.
• Μόλις δείτε την προειδοποίηση, ελέγξτε το Γραμμή κατάστασης του Excel για να μάθετε ποιο κελί βρίσκεται στην κυκλική αναφορά.

Ο σίγουρος τρόπος για να διορθώσετε ένα ή πολλά κυκλικά σφάλματα αναφοράς στο Excel είναι η μη αυτόματη επεξεργασία κάθε τύπου που τον περιέχει. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να επιλύσετε τόσο τυχαίες όσο και έμμεσες κυκλικές αναφορές στο Excel.

Ένας άλλος εύκολος τρόπος είναι να αφαιρέσετε τον τύπο από το τρέχον κελί και να τον τοποθετήσετε κάπου αλλού μέσα στο ίδιο φύλλο εργασίας.

Όπως το Excel, τα Φύλλα Google δεν επιτρέπουν καμία κυκλική αναφορά σε έναν ή περισσότερους τύπους, εάν δεν έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα επαναληπτικού υπολογισμού. Ως εκ τούτου, τα Φύλλα Google θα εμφανίσουν αμέσως το #REF! σφάλμα στο κελί που περιέχει έναν κυκλικό τύπο.

Επομένως, μπορείτε απλά να επιλέξετε όλα τα κελιά που περιέχουν το #REF! προειδοποίηση για εύρεση και επίλυση κυκλικών παραπομπών στα Φύλλα Google.

Έτσι, τώρα γνωρίζετε όλα τα μυστικά για το πώς να βρείτε κυκλικές αναφορές στο Excel. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο που σας αρέσει και αφαιρέστε όλες τις κυκλικές αναφορές για να διασφαλίσετε ότι δεν θα μπερδευτείτε από αναξιόπιστα δεδομένα από μια αναφορά του Excel ή έναν μαθηματικό πίνακα εργαλείων.

Στη συνέχεια, το καλύτερα πρότυπα ημερολογίου Excel για κάθε έτος και το καλύτερα πρότυπα προϋπολογισμού του Excel.