Τα αρχεία PDF είναι ήδη αρκετά ασφαλή – καθιστούν πολύ δύσκολη αν όχι αδύνατη την αλλαγή του περιεχομένου εντός, και με τη χρήση υδατογραφημάτων και παρόμοιων χαρακτηριστικών, είναι σχετικά εύκολο να βεβαιωθείτε ότι κανείς δεν κλέβει αυτό που έχετε δημιουργήθηκε.
Αν όμως αναζητάτε μια ακόμα πιο ασφαλή ρύθμιση και θέλετε να κρατήσετε το αρχείο σας από τα αδιάκριτα βλέμματα εντελώς, μπορείτε να ορίσετε κωδικό πρόσβασης αρκετά εύκολα, ειδικά αν έχετε πρόσβαση στο Acrobat DC (το οποίο έχει μια δωρεάν δοκιμαστική έκδοση εάν δεν θέλετε να πληρώσετε). Άλλες εκδόσεις του λογισμικού Acrobat υποστηρίζουν επίσης αυτή τη λειτουργία, αν και τα βήματα για την προστασία του αρχείου σας είναι διαφορετικά.
Συμβουλή: Προσοχή στα διαδικτυακά εργαλεία κωδικών πρόσβασης. Υπάρχουν ορισμένα διαδικτυακά εργαλεία που σας επιτρέπουν επίσης να προστατεύσετε το αρχείο σας με κωδικό πρόσβασης. Δεν είναι όλα νόμιμα και για να προστατεύσετε το αρχείο με κωδικό πρόσβασης, πρέπει να το ανεβάσετε σε έναν μη ασφαλή διακομιστή. Πάντα να σκέφτεστε προσεκτικά πριν χρησιμοποιήσετε τέτοιες υπηρεσίες.
Υπάρχουν δύο τύποι κωδικών πρόσβασης που μπορείτε να βάλετε στο PDF σας – έναν κωδικό πρόσβασης και έναν κωδικό πρόσβασης άδειας. Το πρώτο ζητά από έναν χρήστη έναν κωδικό πρόσβασης όταν ανοίγει - με άλλα λόγια, δεν μπορείτε να τον δείτε καθόλου εκτός εάν έχετε τον κωδικό πρόσβασης.
Ο κωδικός πρόσβασης άδειας μπορεί να περιορίσει τους χρήστες από το να κάνουν πράγματα όπως η εκτύπωση, η επεξεργασία, η αντιγραφή και άλλα. Σε αυτήν την περίπτωση, ο χρήστης που λαμβάνει δεν χρειάζεται να έχει τον κωδικό πρόσβασης – μπορεί να δει και να χρησιμοποιήσει το PDF χωρίς αυτόν. Ωστόσο, δεν μπορούν να έχουν πρόσβαση στις περιορισμένες λειτουργίες. Για να το κάνουν, θα χρειαστούν τον κωδικό πρόσβασης.
Συμβουλή: Ένα PDF μπορεί να έχει και τους δύο τύπους κωδικών πρόσβασης ταυτόχρονα και συνιστάται ιδιαίτερα να είναι διαφορετικοί μεταξύ τους. Επιπλέον, τηρήστε τους συνήθεις κανόνες για τον ορισμό ενός ασφαλούς κωδικού πρόσβασης - χρησιμοποιήστε γράμματα, αριθμούς, ειδικούς χαρακτήρες κ.λπ. και βεβαιωθείτε ότι ο κωδικός πρόσβασής σας έχει μήκος οκτώ ή περισσότερους χαρακτήρες. Αν και το Acrobat DC δεν θα σας αναγκάσει να τηρήσετε αυτούς τους κανόνες, συνιστάται ιδιαίτερα να το κάνετε για να βεβαιωθείτε ότι το αρχείο σας είναι καλά προστατευμένο.
Για να προστατεύσετε το PDF σας με κωδικό πρόσβασης χρησιμοποιώντας το Acrobat DC, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Ανοίξτε το Acrobat DC
Αρχικά, ανοίξτε το Acrobat DC και βεβαιωθείτε ότι έχετε ενεργή άδεια χρήσης, είτε δωρεάν είτε επί πληρωμή.
- Ανοίξτε το αρχείο
Απλώς ανοίξτε το αρχείο στο Acrobat DC είτε με μεταφορά και απόθεση είτε χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Άνοιγμα από το μενού.
- Ορίστε τον κωδικό πρόσβασης
Κάντε κλικ πρώτα στο «Αρχείο» και μετά στο «Προστασία με χρήση κωδικού πρόσβασης». Θα σας ζητηθεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που σας επιτρέπει να επιλέξετε από ορισμένες επιλογές. Αρχικά, μπορείτε να επιλέξετε τον τύπο κωδικού πρόσβασης που θέλετε να ορίσετε. Όπως αναφέρθηκε, ένας κωδικός πρόσβασης προβολής ή πρόσβασης θα απαιτεί τον κωδικό πρόσβασης κάθε φορά που ένας χρήστης θέλει να ανοίξει το αρχείο, ενώ ένα Η επεξεργασία ή ο κωδικός πρόσβασης άδειας τους εμποδίζει να εκτελούν ορισμένες ενέργειες και ο κωδικός πρόσβασης δεν είναι στην πραγματικότητα απαιτείται.
Συμβουλή: Ειδικά όταν ορίζετε έναν κωδικό πρόσβασης πρόσβασης, να είστε προσεκτικοί – εάν τον χάσετε, ΔΕΝ θα μπορείτε να τον ανακτήσετε, ούτε να αποκτήσετε ξανά πρόσβαση στο αρχείο χωρίς αυτόν. Διατηρείτε πάντα ένα αντίγραφο ασφαλείας που δεν προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης σε ασφαλές μέρος.
Στη συνέχεια, πρέπει να ορίσετε τον πραγματικό κωδικό πρόσβασης – φροντίστε να επιλέξετε κάτι ασφαλές, αλλά και κάτι που μπορείτε να θυμάστε χωρίς να το γράψετε. Όταν είστε ικανοποιημένοι με τις επιλογές σας, κάντε κλικ στο Εφαρμογή - θα εμφανιστεί ένα μήνυμα ότι το αρχείο σας είναι πλέον προστατευμένο.
Συμβουλή: Κάντε κλικ στην επιλογή "Περισσότερες επιλογές" και στη συνέχεια "Σύνθετη προστασία με κωδικό πρόσβασης" στην οθόνη όπου μπορείτε να ορίσετε τον κωδικό πρόσβασης για να επιλέξετε από επιλογές όπως περιορισμός εκτύπωσης, επεξεργασίας ή αντιγραφής. Μπορείτε ακόμη να αποφασίσετε εάν ένας χρήστης μπορεί, για παράδειγμα, να εκτυπώνει μόνο αντίγραφα χαμηλής ανάλυσης του αρχείου – ή μπορείτε να το απαγορεύσετε εντελώς. Ομοίως, μπορείτε να περιορίσετε εάν ένας χρήστης μπορεί να αλλάζει, να διαγράφει ή να περιστρέφει σελίδες, απλά να συμπληρώνει φόρμες ή να αφήνει σχόλια. Μόλις ολοκληρώσετε τη ρύθμιση των αδειών σας, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε ένα επίπεδο κρυπτογράφησης – επιλέξτε «Κρυπτογράφηση όλων των περιεχομένων εγγράφου», ορίστε τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο «Ok». Για άλλη μια φορά, θα δείτε μια ειδοποίηση που λέει ότι προστατεύσατε με επιτυχία το αρχείο σας.