Το Microsoft Teams λαμβάνει σημειώσεις συνεργασίας σε συσκέψεις

Η διαδικτυακή επικοινωνία και η συνεργασία είναι ένας βασικός τομέας εστίασης για υβριδικά περιβάλλοντα εργασίας και είναι σημαντικό για λογισμικό όπως το Microsoft Teams να συμβαδίζει με αυτή τη ζήτηση. Microsoft ενημερώνει τακτικά τις ομάδες με νέες δυνατότητες και βελτιώσεις για να συνεχίσει να προσελκύει νέους χρήστες. Τώρα, έχει προσθέσει μια πολύ χρήσιμη λειτουργικότητα στο Teams με τη μορφή συλλογικών σημειώσεων συνάντησης.

Οι χρήστες του Microsoft Teams Public Preview είναι πλέον μόχλευση σημειώσεις συνεργασίας σε συναντήσεις. Κάνουν ακριβώς αυτό που λένε στο τενεκέ με την έννοια ότι σας επιτρέπουν να μοιραστείτε και να συνεργαστείτε σχετικά με τις σημειώσεις της συνάντησης σε ένα ενοποιημένο μέρος αντί να κάνετε σημειώσεις στη συνομιλία ή σε ξεχωριστό μέρος εφαρμογή. Στόχος είναι να γίνουν οι εργασίες της συνάντησης πιο αποτελεσματικές και βολικές για όλους.

Μέσω των συλλογικών σημειώσεων, οι χρήστες μπορούν να συνεργαστούν για να κάνουν σημειώσεις, να δημιουργήσουν ατζέντα και να δημιουργήσουν στοιχεία ενεργειών. Επιπλέον, τυχόν εργασίες που ανατίθενται με χρήση σημειώσεων συνεργασίας θα συγχρονίζονται αυτόματα με την εφαρμογή Tasks στο Teams, To Do και Planner για καλύτερη παρακολούθηση των στοιχείων ενεργειών. Επιπλέον, τα στοιχεία του Microsoft Loop στο Teams μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για να επιτρέπουν στους χρήστες να συνεργάζονται μέσα σε ένα μήνυμα συνομιλίας. Αυτό τους δίνει τη δυνατότητα να κρατούν όλους ενημερωμένους καθώς οι σημειώσεις θα συγχρονίζονται σε όλες τις συσκευές.

Για να χρησιμοποιήσετε συλλογικές σημειώσεις συσκέψεων, προγραμματίστε μια συνάντηση στο Teams και προσθέστε μια επαναλαμβανόμενη ατζέντα για όλες τις συναντήσεις κάνοντας κλικ στο Προσθέστε μια ατζέντα που μπορούν να επεξεργαστούν όλοι επιλογή που βρίσκεται στο κάτω μέρος της φόρμας. Αφού συμμετάσχετε σε μια συνάντηση ομάδων, κάντε κλικ στο Σημειώσεις κουμπί στη γραμμή εργαλείων στο επάνω μέρος για πρόσβαση στις σημειώσεις συνεργασίας σε ξεχωριστό παράθυρο. Μπορείτε να ελέγξετε ή να δημιουργήσετε μια ατζέντα σε αυτό το παράθυρο, μαζί με τη λήψη σημειώσεων και την παρακολούθηση εργασιών. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, εάν σας ανατεθεί μια εργασία, θα συγχρονιστεί αυτόματα με την εφαρμογή Task στο Teams, στο Planner και στο To Do και θα σας σταλεί επίσης ένα email σχετικά με την εργασία. Οι σημειώσεις μπορούν επίσης να συγχρονιστούν απευθείας με το OneNote, ενώ το Loop σάς επιτρέπει να τις προβάλλετε ανά πάσα στιγμή, απευθείας στο Teams.

Δεδομένου ότι αυτή η δυνατότητα βρίσκεται επί του παρόντος σε δημόσια προεπισκόπηση, είναι κατανοητό ότι υπάρχουν ορισμένα γνωστά ζητήματα. Σε αυτά περιλαμβάνονται οι εξωτερικοί χρήστες και οι επισκέπτες που δεν έχουν καθόλου πρόσβαση στις σημειώσεις συσκέψεων και τα μηνύματα σφάλματος εάν παρακολουθείτε μια συνάντηση με περισσότερους από 100 συμμετέχοντες ή εάν συμμετέχετε σε 300 συναντήσεις που περιλαμβάνουν καθήκοντα. Επιπλέον, εάν θέλετε να προσθέσετε ετικέτα σε κάποιον με σημειώσεις ανοιχτές στο Microsoft 365, θα πρέπει πρώτα να του δώσετε πρόσβαση μέσω του Κοινοποιήστε και ειδοποιήστε διαλόγου.

Ομοίως, υπάρχουν και αρκετοί περιορισμοί. Οι σημειώσεις συσκέψεων δεν υποστηρίζονται σε κλήσεις 1:1, σε συσκέψεις καναλιών και στην επιλογή "Συνάντηση τώρα". Επιπλέον, οι σημειώσεις σύσκεψης δεν λειτουργούν στην εφαρμογή για κινητά αυτήν τη στιγμή, η εφαρμογή της οποίας σχεδιάζεται να κυκλοφορήσει τον Αύγουστο του 2023. Τέλος, η Microsoft σημείωσε ότι "εάν ο κάτοχος της σύσκεψης χρησιμοποιεί ένα γραμματοκιβώτιο που είναι αποθηκευμένο σε διακομιστή Exchange εσωτερικής εγκατάστασης, οι σημειώσεις συνεργασίας δεν μπορούν να προστεθούν στη σύσκεψη τη στιγμή του προγραμματισμού. Για να προσθέσετε σημειώσεις συνεργασίας, ο κάτοχος της σύσκεψης θα πρέπει πρώτα να στείλει την πρόσκληση σε σύσκεψη και, στη συνέχεια, να προσθέσει σημειώσεις συνεργασίας."

Όσον αφορά τη διαθεσιμότητα, οι σημειώσεις συσκέψεων μπορούν να χρησιμοποιηθούν μόνο από πελάτες του Teams Public Preview που χρησιμοποιούν Windows, macOS ή την έκδοση web του Teams. Σε περίπτωση που δεν βλέπετε μια επιλογή για σημειώσεις συσκέψεων, αυτό θα πρέπει να κάνουν οι διαχειριστές IT και οι τελικοί χρήστες για να ενεργοποιήσουν τις σημειώσεις συσκέψεων:

• Αν το Ακολουθήστε την Προεπισκόπηση του Office Επιλέγεται η επιλογή, ενεργοποιεί αυτόματα τις δυνατότητες Δημόσιας Προεπισκόπησης ομάδων για οποιονδήποτε χρήστη είναι εγγεγραμμένος στο τρέχον κανάλι του Office (Προεπισκόπηση). Δεν απαιτούνται άλλες ενέργειες από τον τελικό χρήστη.
• Αν το Ενεργοποιήθηκε έχει επιλεγεί η επιλογή, ο τελικός χρήστης πρέπει επίσης ενεργοποιήστε τη δημόσια προεπισκόπηση ομάδων στην εφαρμογή Teams τους για να αποκτήσουν πρόσβαση στις λειτουργίες Δημόσιας προεπισκόπησης Teams.
• Αν το Αναγκαστικά Επιλέγεται η επιλογή, ενεργοποιεί αυτόματα το Teams Public Preview για τον τελικό χρήστη. Δεν απαιτούνται άλλες ενέργειες από τον τελικό χρήστη.

Φυσικά, δεδομένου ότι οι σημειώσεις σύσκεψης είναι προς το παρόν μόνο σε δημόσια προεπισκόπηση, φροντίστε να δίνετε σχόλια στη Microsoft απευθείας μέσω του Βοήθεια > Δώστε σχόλια κουμπί στην εφαρμογή Teams.