Φανταστείτε ότι είστε υπεύθυνοι για διάφορα έργα στο χώρο εργασίας σας και πρέπει να απαντάτε σε διάφορα email σχετικά με τα έργα. Ωστόσο, δεν είναι όλα τα έργα πολύ σημαντικά. Μερικά μπορεί να είναι έργα ανάπτυξης κοινότητας που η εταιρεία δεν βιάζεται να τα εκτελέσει, αλλά τα email έρχονται και γεμίζουν τα εισερχόμενά σας. Ως αποτέλεσμα, δεν μπορείτε να πείτε σε ποιο email είναι σημαντικό να απαντήσετε πρώτα. Γίνεται μια βαρετή εργασία να ταξινομείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναζητάτε σημαντικά για να απαντήσετε, ενώ αφήνετε τα λιγότερο σημαντικά για αργότερα.
Το Gmail έλυσε αυτό το πρόβλημα παρέχοντας στους χρήστες του Ετικέτες ως μέσο οργάνωσης των εισερχομένων τους. Άλλοι πάροχοι email όπως το Outlook, χρησιμοποιούν Φάκελοι που εξυπηρετούν παρόμοια λειτουργία με τις Ετικέτες. Οι ετικέτες επιτρέπουν στους χρήστες του Gmail να κατηγοριοποιούν την αλληλογραφία τους όπως το επιθυμούν. Για παράδειγμα, εάν εργάζομαι με διαφορετικές ομάδες σε δύο έργα, για παράδειγμα, «Παροπλισμός αντλίας νερού υπηρεσίας» και «Ανάλυση αγοράς του προϊόντος Χ», τότε θα έχω δύο ετικέτες, μία για καθένα από τα έργα, και αν λάβω ένα email από κάποιο από τα μέλη της ομάδας, η αλληλογραφία θα εκχωρηθεί αυτόματα στην ετικέτα που έχω δημιουργήσει για το έργο στο οποίο ανήκουν. Αυτό διευκολύνει εάν κάποιος θέλει να αναζητήσει ένα συγκεκριμένο email.
Πριν προχωρήσω, σημειώστε ότι το Gmail δεν έχει φακέλους, ωστόσο, έχει Ετικέτες, που κάνουν τη δουλειά των φακέλων και πολλά άλλα. Μπορείτε να μετακινήσετε τα email σας σε οποιαδήποτε Ετικέτα, να δημιουργήσετε όσες Ετικέτες θέλετε και το καλύτερο με τις Ετικέτες είναι ότι ένα email μπορεί να ανήκει σε περισσότερες από μία Ετικέτες.
Άδειασμα φακέλων Gmail
Υποθέτοντας ότι έχετε ολοκληρώσει όλες τις εργασίες για το έργο και όλες οι επικοινωνίες που σχετίζονται με το έργο έχουν γίνει άσχετο και δεν θέλετε να τα αρχειοθετήσετε, τότε μπορείτε να διαγράψετε οριστικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο έργο επιγραφή. Σημειώστε επίσης ότι εάν χρησιμοποιείτε το δωρεάν Gmail, περιορίζεστε σε μόνο 15 GB αποθηκευτικού χώρου. Αυτό σημαίνει ότι μόλις χρησιμοποιήσετε έως και 15 GB, το email σας θα γεμίσει και θα πρέπει είτε να αγοράσετε περισσότερο χώρο αποθήκευσης είτε να διαγράψετε παλιά email για να δημιουργήσετε χώρο. Επομένως, η τακτική διαγραφή μηνυμάτων είναι ένας άλλος τρόπος για να διατηρήσετε χώρο στον αποθηκευτικό χώρο σας στο Gmail.
Η οριστική διαγραφή των περιεχομένων μιας ετικέτας είναι εύκολη με το Gmail. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να διαγράψετε τα περιεχόμενα της ετικέτας σας:
Βήμα πρώτο:
Συνδεθείτε στο Gmail στον υπολογιστή σας εάν δεν είστε ήδη συνδεδεμένοι. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο Gmail εδώ.
Βήμα δυο:
Στην αριστερή πλευρά της σελίδας, κάντε κύλιση προς τα κάτω στην ετικέτα που θέλετε να αδειάσετε. Κάντε κλικ στην ετικέτα για να την ανοίξετε. Ας πούμε ότι θέλω να ανοίξω την ετικέτα "Αποδείξεις".
Βήμα τρίτο:
Στην επάνω αριστερή πλευρά της ετικέτας, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος κάτω από το τετράγωνο. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο με διάφορες επιλογές. Επιλέγω Ολα από τις επιλογές. Αυτό θα επιλέξει όλες τις συνομιλίες στη σελίδα. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο τετράγωνο.
Βήμα τέταρτο:
Εάν ο αριθμός των μηνυμάτων στην ετικέτα δεν είναι μεγαλύτερος από 50 και όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ετικέτα εμφανίζονται στη σελίδα, τότε θα επιλεγούν όλα. αλλά αν ο αριθμός των email στην ετικέτα είναι μεγαλύτερος από 50, τότε θα επιλεγούν μόνο τα πρώτα 50 email. Για να επιλέξετε όλα τα email στην ετικέτα, κάντε κλικ στο Επιλέξτε Και τις 3.600 συνομιλίες (ο αριθμός εξαρτάται από τον συνολικό αριθμό των μηνυμάτων στην ετικέτα σας) στις Προσφορές (Όνομα ετικέτας).
Βήμα πέμπτο:
Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ετικέτα είναι πλέον επιλεγμένα. Μεταβείτε στην κορυφή της σελίδας και κάντε κλικ στο σύμβολο του κάδου απορριμμάτων. Εάν τοποθετήσετε το ποντίκι σας πάνω από το σύμβολο, θα εμφανιστεί Διαγράφω. Κάντε κλικ για να διαγράψετε όλα τα περιεχόμενα της ετικέτας.
Ελπίζω να αδειάσατε με επιτυχία το φάκελο/Ετικέτα σας στο Gmail. Υπάρχουν φορές που δεν θέλετε απλώς να αδειάσετε τον φάκελο, αλλά να τον αφαιρέσετε εντελώς από το Gmail σας. Το Gmail παρέχει έναν απλό τρόπο για να αφαιρέσετε μια ετικέτα. Επομένως, εάν θέλετε να διαγράψετε ολόκληρη την ετικέτα, τότε μπορείτε να το κάνετε κάνοντας τα εξής:
- Μεταβείτε στην ετικέτα που θέλετε να αφαιρέσετε και τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω της.
- Η ετικέτα θα επισημανθεί και στο δεξιό άκρο της επισήμανσης, θα εμφανιστούν τρεις τελείες. Οι τελείες είναι προσωρινές και θα εξαφανιστούν μόλις αφαιρέσετε το ποντίκι.
- Μετακινήστε το ποντίκι στις τρεις τελείες και κάντε κλικ σε αυτές.
- Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο με επιλογές. Κάντε κλικ στο Αφαίρεση ετικέτας για να αφαιρέσετε την ετικέτα από το Gmail σας.
Τα παραπάνω βήματα δείχνουν πώς να αφαιρέσετε μια ολόκληρη ετικέτα από το λογαριασμό σας στο Gmail. Το να γνωρίζετε πώς να διαχειρίζεστε σωστά την αλληλογραφία σας είναι μια βασική δεξιότητα για να είστε παραγωγικοί στην εργασία, ειδικά για εκείνους των οποίων η δουλειά απαιτεί να χειρίζονται πολλά μηνύματα.