Με την πρόοδο της τεχνολογίας προκύπτει ακόμη μεγαλύτερη ανάγκη για αποτελεσματικότητα στην εργασία. Τα βασικά κόλπα υπολογιστικών φύλλων όπως τύποι, πίνακες και φίλτρα στα Φύλλα Google δεν μπορούν πλέον να σας πάνε πολύ μακριά. Παρόλο που αυτές οι δεξιότητες είναι ακόμα απαραίτητες για γνώση, γίνονται γρήγορα κάπως ξεπερασμένες.
Η παραγωγή στο χώρο εργασίας απαιτεί πραγματικά κάτι περισσότερο από απλή αποτελεσματικότητα. Απαιτεί αυτοματοποίηση — απαιτεί μακροεντολές.
Η σημασία του αυτοματισμού
Ο αυτοματισμός δεν χρησιμοποιείται μόνο στην κατασκευή ή την έρευνα. Χρησιμοποιείται επίσης όλο και περισσότερο σε εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων (Microsoft Excel, Google Sheets, Libre Calc) για εργασίες που υποστηρίζονται από λογισμικό. Ο αυτοματισμός είναι ο θηρευτής των ταπεινών, επαναλαμβανόμενων εργασιών, και η εργασία γραφείου είναι γεμάτη από αυτήν την τροφή.
Αντί να εξαντλούμε τα δάχτυλα και τα μάτια μας με επαναλαμβανόμενες πινελιές πληκτρολογίου, το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να θέσουμε μερικούς κανόνες και να αφήσουμε τα υπόλοιπα στον αυτοματισμό. Τώρα, είμαστε ελεύθεροι να χρησιμοποιήσουμε τον εγκέφαλό μας για την ανάλυση ανωμαλιών σε σημεία δεδομένων, την αναζήτηση αιτιών, τις λύσεις καταιγισμού ιδεών ή τον σχεδιασμό σημαντικών γεγονότων.
Η κύρια μορφή αυτοματισμού που χρησιμοποιείται στο λογισμικό υπολογιστικών φύλλων ονομάζεται μακροεντολή.
Φύλλα Google
Πέρασαν οι μέρες του μονοπωλίου λογισμικού του Microsoft Excel στα υπολογιστικά φύλλα. Με μια εκρηκτική είσοδο στον κόσμο εισαγωγής δεδομένων από την Google, τα Φύλλα Google παρουσίασαν μια νέα νέα προσέγγιση στο λογισμικό υπολογιστικών φύλλων.
Τα Φύλλα Google είναι ένα λογισμικό υπολογιστικών φύλλων, που χρησιμοποιείται κυρίως για τον υπολογισμό και τη διαμόρφωση συνόλων δεδομένων. Τα Φύλλα Google επικεντρώνονται στη φορητότητα, καθιστώντας την εφαρμογή Ιστού του καλύτερη και πιο προσιτή από το τυπικό λογισμικό επιτραπέζιου υπολογιστή. Ένα Υπολογιστικό φύλλο Google είναι εύκολα προσβάσιμο από συγκεκριμένα άτομα για πιο αποτελεσματική συνεργασία ή προβολή της εργασίας. Το λογισμικό προσφέρεται επίσης καλά για την ενσωμάτωση μακροεντολών.
Μακροεντολή
Μακροεντολή, από την ελληνική λέξη μακρος, μεταφράζεται απευθείας σε "μακρύ/μεγάλο". Στη γλώσσα υπολογιστή, η μακροεντολή σημαίνει ένα σύνολο εντολών που μπορούν να επαναληφθούν και να σχεδιαστούν για να εκτελέσουν μια συγκεκριμένη εργασία. Ακόμη και η δημιουργία απλών μακροεντολών μπορεί να εξοικονομήσει πολύτιμο χρόνο και προσπάθεια στο έργο σας. Όσο πιο περίπλοκη γίνεται μια μακροεντολή, τόσο περισσότερο χρόνο και προσπάθεια εξοικονομείτε.
Στα Φύλλα Google, μπορείτε να ρυθμίσετε μακροεντολές χρησιμοποιώντας μία από τις δύο μεθόδους.
1. Μακροεντολή εγγραφής
Αυτή η μέθοδος είναι η απλούστερη. Λειτουργεί καλά για απλές σειρές εντολών. Όσο μεγαλύτερα είναι τα δεδομένα, τόσο λιγότερο αυτή η μέθοδος θα ταιριάζει στις ανάγκες σας. Η μέθοδος εγγραφής μακροεντολών απευθύνεται κυρίως σε αρχάριους χρήστες, όπως φοιτητές και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων. Ακολουθεί ένα βασικό παράδειγμα που μπορεί να εφαρμοστεί στην αυτοματοποίηση της μορφοποίησης.
- Για να ανοίξετε τα Φύλλα Google, μεταβείτε στο docs.google.com/spreadsheets.
- Παω σε Εργαλεία > Μακροεντολές > Εγγραφή μακροεντολών.
- Τύπος Ctrl + B (τολμηρός).
- Τύπος Ctrl + I (πλάγια γραφή).
- Ορίστε το χρώμα κειμένου σε κόκκινο.
- Ορίστε το μέγεθος γραμματοσειράς σε 18.
- Βεβαιωθείτε ότι η αναφορά έχει οριστεί σε Συγγενής.
- Τύπος Αποθηκεύσετε.
- Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη μακροεντολή και ορίστε τον αριθμό συντόμευσης. Μπορείτε να εισάγετε μόνο έως και 10 μακροεντολές.
Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή, πατήστε Ctrl + Alt + Shift + (επιλεγμένος αριθμός). Θα μορφοποιήσει το κείμενο μέσα σε ένα επιλεγμένο κελί έντονη γραφή, πλάγια γραφή, κόκκινο και μέγεθος 18.
Σκεφτείτε την εγγραφή μιας μακροεντολής όπως η εγγραφή των εντολών που θα εισάγατε στον υπολογιστή για να ολοκληρώσετε μια συγκεκριμένη εργασία. Όταν ενεργοποιείτε τη μακροεντολή, απλώς αναπαράγει τη σειρά αυτών των εντολών ταυτόχρονα.
2. Συγγραφή Σεναρίου
Το σενάριο γραφής είναι πιο αξιόπιστο, ακριβές και ισχυρό. Ωστόσο, χρειάζεται εξάσκηση για να μάθεις. Αυτή η μέθοδος απευθύνεται σε προχωρημένους χρήστες που εργάζονται με τεράστια σύνολα δεδομένων, π.χ. Αναλυτές Δεδομένων και Διευθυντές Έργων που θέλουν ακρίβεια όπως το λέιζερ και να εργαστούν όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
- Για να ανοίξετε ένα υπολογιστικό φύλλο, μεταβείτε στο docs.google.com/spreadsheets.
- Παω σε Εργαλεία > Επεξεργαστής σεναρίων.
- Παρακάτω /** @OnlyCurrentDoc */, επικόλληση:
συνάρτηση FormatText() { var υπολογιστικό φύλλο = SpreadsheetApp.getActive();spreadsheet.getActiveRangeList().setFontWeight('bold')
.setFontStyle ("πλάγια γραφή")
.setFontColor('#ff0000')
.setFontSize (18);
};
- Τύπος Ctrl + S για να αποθηκεύσετε το σενάριο.
- Παω σε Εργαλεία > Μακροεντολές > Διαχείριση μακροεντολών.
- Ορίστε τον αριθμό συντόμευσης για το αποθηκευμένο σας σενάριο.
Το αποτέλεσμα πρέπει να μοιάζει με αυτό:
Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή, απλώς πατήστε Ctrl + Alt + Shift + (επιλεγμένος αριθμός). Ή μπορείτε να πλοηγηθείτε σε Εργαλεία > Μακροεντολές > (Όνομα μακροεντολής) να εκτελεστεί χειροκίνητα.
Το παραπάνω σενάριο κάνει ακριβώς το ίδιο πράγμα με τη μέθοδο μακροεντολής εγγραφής. Αυτό είναι μόνο ένα μικρό μέρος του τι μπορείτε να κάνετε με ένα σενάριο μακροεντολής.
συμπέρασμα
Ουσιαστικά, τα Φύλλα Google είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων που αναπτύχθηκε από την Google. Το Macro είναι ένα ισχυρό εργαλείο για την αυτοματοποίηση υπολογιστικών φύλλων. Επομένως, είναι λογικό ότι, όταν ενώνετε τα δύο, αυξάνει δραματικά την αποδοτικότητα της εργασίας. Αυτό σίγουρα θα σας βοηθήσει να ανταποκριθείτε στις απαιτήσεις ενός συνεχώς αναπτυσσόμενου περιβάλλοντος εργασίας βασισμένου στην τεχνολογία και θα σας δώσει ένα πλεονέκτημα στο γραφείο.