Ανακαλύπτοντας τις κρυφές συμβουλές και κόλπα, τα Έγγραφα Google έχουν να προσφέρουν. κάνετε τα πράγματα πιο γρήγορα. Γνωρίζοντας πού να κοιτάξετε, μπορείτε να επωφεληθείτε από λειτουργίες όπως η Πρόσβαση εκτός σύνδεσης, η φωνητική πληκτρολόγηση, η ηλεκτρονική υπογραφή και η αυτόματη αντικατάσταση.
Υπάρχουν πολλές άλλες δυνατότητες που προσφέρουν τα Έγγραφα Google και είναι εκεί και περιμένουν να τις ανακαλύψετε. Αυτές οι κρυφές λειτουργίες των Εγγράφων είναι εύκολες στη χρήση και την εύρεση.
1. Πώς να προσθέσετε μια εικόνα στα Έγγραφα Google
Η προσθήκη εικόνων θα δώσει ζωή στο έγγραφό σας στα Έγγραφα Google. Για να εισαγάγετε μια εικόνα, κάντε κλικ στο Εισαγωγή στο επάνω μέρος και στη συνέχεια στην εικόνα. Διάφορες επιλογές θα εμφανιστούν στα πλαϊνά παράθυρα με την επιλογή αναζήτησης εικόνας στο διαδίκτυο.
Στη γραμμή αναζήτησης, πληκτρολογήστε το είδος της εικόνας που αναζητάτε και τα αποτελέσματα θα εμφανιστούν στα δεξιά σας. Για να εισαγάγετε την εικόνα, κάντε κλικ πάνω της και το αρχείο θα επιλεγεί. Κάνε κλικ στο
μπλε ένθετο κουμπί στο κάτω μέρος και η εικόνα θα εισαχθεί το έγγραφό σας.Υπάρχει επίσης μια επιλογή για να προσθέσετε μια εικόνα χρησιμοποιώντας μια διεύθυνση URL. Μεταβείτε στην επιλογή Εισαγωγή > Εικόνα και η επιλογή URL θα εμφανιστεί στο πλαϊνό παράθυρο που ανοίγει. Επικολλήστε τη διεύθυνση URL της εικόνας στο πλαίσιο εισαγωγής εικόνας και κάντε κλικ στο κουμπί εισαγωγής.
2. Πώς να μετακινηθείτε γύρω από μεγάλες ποσότητες κειμένου στα Έγγραφα Google
Μετά τη διόρθωση του εγγράφου σας, υπάρχει πιθανότητα να χρειαστεί να μετακινήσετε κάποιο κείμενο για να το βελτιώσετε. Το πρόβλημα με την προσπάθεια μετακίνησης κειμένου σε ένα μεγάλο έγγραφο είναι ότι μπορεί να καταλήξετε να δημιουργήσετε διπλό περιεχόμενο.
Για να μην συμβεί αυτό, τα Έγγραφα Google έχουν ένα τέχνασμα για να σας βοηθήσουν. Επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να μετακινήσετε και πατήστε το Shift+Alt κλειδιά. Χωρίς να αφήσετε τα πλήκτρα Shift και Alt, πατήστε το βέλη πάνω και κάτω για να μετακινήσετε το κείμενο.
Αυτός είναι ένας πολύ πιο εύκολος τρόπος μετακίνησης κειμένου από την παραδοσιακή μέθοδο αντιγραφής και επικόλλησης.
3. Πώς να προσθέσετε ένα Doodle/Υπογραφή στα Έγγραφα Google
Η προσθήκη ενός doodle ή μιας υπογραφής στο έγγραφό σας είναι επίσης μια εύκολη δουλειά. Κάντε κλικ στο Εισάγετε στην κορυφή, ακολουθούμενη από την επιλογή Σχέδιο. Όταν τοποθετήσετε τον κέρσορα σε αυτήν την τελευταία επιλογή, θα εμφανιστεί ένα πλευρικό μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Νέα.
Θα πρέπει τώρα να κοιτάτε ένα μεγάλο κενό παράθυρο. Κάνε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού της επιλογής γραμμής, αυτό είναι δίπλα στο εικονίδιο του δρομέα. Βρείτε και κάντε κλικ στο Κακογραφία επιλογή.
Σχεδιάστε την υπογραφή σας και κάντε κλικ στο μπλε Αποθήκευση και κουμπί κλεισίματος πάνω δεξιά. Η υπογραφή σας θα εισαχθεί αυτόματα στο έγγραφο.
4. Συντόμευση πληκτρολογίου για πρόσβαση σε περισσότερες επιλογές
Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε περισσότερες επιλογές μενού με βάση τα συμφραζόμενα, πατήστε το Alt και/πλήκτρα στο πληκτρολόγιό σας. Θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο από την καρτέλα Βοήθεια με επιλογή αναζήτησης, επιλογές βοήθειας και επιλογές πληκτρολογίου.
5. Πώς να αλλάξετε τα δικαιώματα επεξεργασίας σε ένα έγγραφο των Εγγράφων Google
Όταν μοιράζεστε ένα αρχείο στα Έγγραφα Google, έχετε την επιλογή να περιορίσετε τις δυνατότητες των χρηστών. Για παράδειγμα, όταν προσθέτετε κάποιον στη λίστα κοινής χρήσης κάνοντας κλικ στο μπλε κουμπί κοινής χρήσης επάνω δεξιά, θα εμφανιστεί ένα νέο παράθυρο.
Αφού εισαγάγετε τη διεύθυνση email ενός χρήστη, έχετε την επιλογή να εκχωρήσετε δικαιώματα σε αυτό το άτομο. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο εικονίδιο με το μολύβι και επιλέξτε εάν το άτομο που προσθέσατε μπορεί μόνο να επεξεργαστεί, να σχολιάσει ή να προβάλει το έγγραφο.
Τα Έγγραφα Google σάς επιτρέπουν επίσης να αλλάξετε αυτήν την άδεια αργότερα. Για να αλλάξετε τη συγκατάθεση που δώσατε πριν, κάντε κλικ στο μπλε κουμπί κοινής χρήσης ξανά και αναζητήστε το όνομα του χρήστη κάτω από τη γραμμή όπου εισαγάγατε τα στοιχεία του.
Θα πρέπει να δείτε ένα κείμενο που λέει κοινόχρηστο με και το όνομα του ατόμου. Κάνε κλικ στο όνομα χρήστηκαι θα εμφανιστεί ένα παράθυρο Κοινόχρηστης ρύθμισης. Στα δεξιά της διεύθυνσης email του χρήστη, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού του εικονιδίου μολυβιούκαι επιλέξτε τη νέα άδεια.
Αυτή τη φορά, θα υπάρχει μια επιλογή να γίνει ο συγκεκριμένος χρήστης κάτοχος. Κάνε κλικ στο Χ στα δεξιά για να διακόψετε την κοινή χρήση του εγγράφου με αυτόν τον χρήστη.
6. Πώς να χρησιμοποιήσετε τη φωνητική πληκτρολόγηση στα Έγγραφα Google
Για εκείνες τις στιγμές, όταν δεν θέλετε να πληκτρολογήσετε, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Φωνητική πληκτρολόγηση. Για να αποκτήσετε πρόσβαση, κάντε κλικ στο Εργαλεία και στη συνέχεια στη Φωνητική πληκτρολόγηση. Για ταχύτερη πρόσβαση την επόμενη φορά, θα δείτε ένα σύντομο πληκτρολόγιο στη λειτουργία Φωνητική πληκτρολόγηση αφού κάνετε κλικ στα Εργαλεία.
Για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα, κάντε κλικ στην επιλογή Κάντε κλικ για να μιλήσετε. Εάν λάβετε ένα μήνυμα σφάλματος, κάντε κλικ στον σύνδεσμο που θα σας δοθεί. Ο σύνδεσμος περιέχει συμβουλές που μπορείτε να δοκιμάσετε για να διορθώσετε το πρόβλημα του μικροφώνου.
7. Δημιουργήστε συντομεύσεις για προτάσεις που πληκτρολογείτε συχνά
Αν για κάποιο λόγο πιάνετε τον εαυτό σας να πληκτρολογεί τις ίδιες λέξεις ή φράσεις ξανά και ξανά, αυτή η συμβουλή είναι για εσάς. Είναι πιθανό να χρειαστεί να πληκτρολογήσετε μόνο μια συντόμευση και να πληκτρολογήσετε τα Έγγραφα για εσάς. Για να δοκιμάσετε αυτήν τη συμβουλή, μεταβείτε στο Εργαλεία > Προτιμήσεις.
Στο παράθυρο Προτιμήσεις, θα δείτε δύο στήλες: Αντικατάσταση και Με. Πληκτρολογήστε τη συντόμευση στο Αντικαταστήστε το κουτί και η πρόταση στο Με κουτί. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να πληκτρολογείτε TechniPages κάθε φορά που πληκτρολογείτε ένα T, ρίξτε μια ματιά στην παρακάτω εικόνα.
Όπως μπορείτε να δείτε στην παραπάνω εικόνα, κάθε φορά που πληκτρολογώ το γράμμα T, τα Έγγραφα θα το αντικαθιστούν με το TechniPages.
8. Πώς να κατεβάσετε το έγγραφο σε συγκεκριμένη μορφή
Εάν θέλετε να στείλετε σε κάποιον ένα αρχείο που δεν θέλετε να επεξεργαστεί, μπορείτε να του το στείλετε ως PDF. Στην καρτέλα αρχεία, υπάρχει μια επιλογή για λήψη του έτοιμου εγγράφου σας όχι μόνο σε PDF, αλλά και σε διάφορες μορφές. Μεταβείτε στα Αρχεία > Λήψη και θα εμφανιστεί ένα πλευρικό παράθυρο. Κάντε κλικ στη μορφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για τη λήψη του αρχείου σε αυτήν τη μορφή.
συμπέρασμα
Αυτό είναι μόνο ένα μέρος από όλες τις συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα Έγγραφα Google. Έχασα μια συμβουλή που χρησιμοποιείτε τακτικά; Μοιραστείτε το μαζί μου στα σχόλια παρακάτω.