Το Microsoft Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για την αποθήκευση πληροφοριών επαφών και διεύθυνσης πελατών, καθιστώντας το ιδανική επιλογή για τη δημιουργία και την οργάνωση μιας λίστας διευθύνσεων αλληλογραφίας των επαφών σας. Ωστόσο, εάν θέλετε να εκτυπώσετε ετικέτες για φακέλους, ευχετήριες κάρτες κ.λπ., από μια λίστα διευθύνσεων που δημιουργήσατε στο Microsoft Excel, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα "Συγχώνευση αλληλογραφίας" του Microsoft Word.
Πιο συγκεκριμένα, το Microsoft Word προσφέρει την ισχυρή δυνατότητα που ονομάζεται "Συγχώνευση αλληλογραφίας" που διευκολύνει τη δημιουργία και την εκτύπωση ετικετών από ένα φύλλο εργασίας του Excel.
Σε αυτόν τον οδηγό θα σας δείξουμε βήμα προς βήμα πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διευθύνσεων αλληλογραφίας στο Microsoft Excel και πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από αυτήν τη λίστα χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Συγχώνευση αλληλογραφίας" του Microsoft Word.
Πώς να εκτυπώσετε ετικέτες από ένα αρχείο λίστας διευθύνσεων του Excel χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας του Word.
Βήμα 1. Προετοιμάστε τη λίστα αλληλογραφίας στο Excel για εκτύπωση ετικετών.
Πριν δημιουργήσετε και εκτυπώσετε ετικέτες αλληλογραφίας, πρέπει να ρυθμίσετε σωστά τη λίστα διευθύνσεών σας στο Excel. Αυτό περιλαμβάνει την εισαγωγή κεφαλίδων στηλών για κάθε στοιχείο απαίτησης που θέλετε να προσθέσετε στις ετικέτες, όπως όνομα, επώνυμο, διεύθυνση, ταχυδρομικός κώδικας κ.λπ.
Ας δούμε πώς να δημιουργήσετε μια λίστα διευθύνσεων στο Excel για την εκτύπωση ετικετών αλληλογραφίας:
1. Ανοίξτε το Microsoft Excel και δημιουργήστε ένα νέο βιβλίο εργασίας.
2. Εισαγάγετε τις ακόλουθες κεφαλίδες στηλών για κάθε στοιχείο που πρέπει να περιλαμβάνει η διεύθυνση του παραλήπτη:
- Ονομα
- Επίθετο
- Διεύθυνση
- Πόλη
- κατάσταση
- Ταχυδρομικός κώδικας
3. Τώρα συμπληρώστε τις αντίστοιχες πληροφορίες κάτω από κάθε κεφαλίδα στήλης.
4. Όταν τελειώσετε, βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν κενές γραμμές ή στήλες και αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας.
Βήμα 2. Ονομάστε τη λίστα αλληλογραφίας (Προαιρετικό).
Αφού δημιουργήσετε τη λίστα αλληλογραφίας σας στο Excel, είναι χρήσιμο να της δώσετε ένα όνομα. Ονομάζοντας το σύνολο δεδομένων, μπορείτε εύκολα να ανατρέξετε σε αυτό όταν το συνδέετε στο έγγραφο του Word για συγχώνευση αλληλογραφίας.
1. Για να ονομάσετε τη λίστα αλληλογραφίας, επιλέξτε τη λίστα διευθύνσεων, συμπεριλαμβανομένων των κεφαλίδων.
2. μεταβείτε στο ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι καρτέλα και κάντε κλικ στο Ορίστε Όνομα από την ομάδα Καθορισμένα ονόματα.
3. Εισαγάγετε ένα όνομα για τον πίνακα στο Ονομα πλαίσιο και κάντε κλικ Εντάξει.*
* Σημείωση: Εάν ένα όνομα αποτελείται από πολλές λέξεις, χρησιμοποιήστε μια υπογράμμιση "_" μεταξύ τους και αποφύγετε τη χρήση κενών ή παύλων.
4. Αποθηκεύσετε και Κλείσε Microsoft Excel.
Βήμα 3. Ρυθμίστε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Word.
Τώρα ήρθε η ώρα να ρυθμίσετε ένα έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Microsoft Word, για να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας.
1. Ανοίξτε ένα κενό έγγραφο του Word.
2. Από το ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα, κάντε κλικ Ξεκινήστε τη συγχώνευση αλληλογραφίας και επιλέξτε το Ετικέτες επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού.
3. Επιλέξτε τον προμηθευτή της ετικέτας σας και τον αριθμό προϊόντος στο Επιλογές ετικέτας παράθυρο διαλόγου.
4. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Λεπτομέριες κουμπί στην κάτω αριστερή γωνία του παραθύρου.
5. Συνεχίστε να προσαρμόσετε τα περιθώρια, το ύψος, το πλάτος, το βήμα και το μέγεθος της ετικέτας, εάν χρειάζεται και κάντε κλικ Εντάξει.
6. Μετά από αυτό, κάντε κλικ Εντάξει στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές ετικέτας για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές.
Βήμα 4. Ενεργοποίηση μετατροπής μορφής αρχείου μεταξύ Excel και Word.
Για να συνδέσετε το έγγραφο του Word στο φύλλο εργασίας του Excel με τη λίστα διευθύνσεων, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η μετατροπή μορφής αρχείου μεταξύ των δύο προγραμμάτων της Microsoft.
1. Στο Word, κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα και μετά επιλέξτε Επιλογές στο κάτω μέρος της αριστερής πλαϊνής γραμμής.
2. Στο παράθυρο Επιλογές του Word, επιλέξτε το Προχωρημένος στο αριστερό παράθυρο.
3. Τώρα, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Γένηl ενότητα, ελέγξτε το Επιβεβαιώστε τη μετατροπή μορφής αρχείου στο άνοιγμα επιλογή και κάντε κλικ Εντάξει.
Βήμα 5. Επιλέξτε τη λίστα διευθύνσεων Excel για τις ετικέτες σας.
Τώρα προχωρήστε στη "σύνδεση" του εγγράφου του Word με τη λίστα διευθύνσεων του Excel.
1. Στο έγγραφο του Word, μεταβείτε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα ξανά, κάντε κλικ Επιλέξτε Παραλήπτες και μετά επιλέξτε Χρησιμοποιήστε μια υπάρχουσα λίστα από το αναπτυσσόμενο μενού.
2. Εντοπίστε και επιλέξτε το αρχείο Excel που περιέχει τη λίστα αλληλογραφίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ Ανοιξε.
3. Στο παράθυρο διαλόγου Επιβεβαίωση προέλευσης δεδομένων, επιλέξτε Αρχεία βάσης δεδομένων OLE DB και κάντε κλικ ΕΝΤΑΞΕΙ.
4. Στη συνέχεια, επιλέξτε την επώνυμη λίστα αλληλογραφίας ή το φύλλο εργασίας που περιέχει τη λίστα διευθύνσεων και κάντε κλικ Εντάξει.
5. Το έγγραφο του Word συμπληρώνεται τώρα με ετικέτες διεύθυνσης που υποδεικνύουν "Επόμενη εγγραφή".
Βήμα 6. Επεξεργαστείτε τη λίστα παραληπτών για συγχώνευση αλληλογραφίας.
Αφού συνδεθεί το έγγραφο του Word με τη λίστα αλληλογραφίας του Excel, προχωρήστε στον έλεγχο και την επεξεργασία, εάν χρειάζεται, της λίστας παραληπτών πριν από την τελική συγχώνευση.
1. Σε ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα, κάντε κλικ Επεξεργασία λίστας παραληπτών.
2. Το παράθυρο "Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας" θα εμφανίσει όλους τους παραλήπτες από τη λίστα διευθύνσεών σας. Προχωρήστε στην ταξινόμηση, φιλτράρισμα ή κατάργηση παραληπτών, εάν χρειάζεται, καθαρίζοντας το πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε οποιονδήποτε παραλήπτη δεν θέλετε να συμπεριλάβετε. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Εντάξει για να επιβεβαιώσετε.
Βήμα 7. Προσαρμογή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας (στοιχεία ετικέτας)
Τώρα, προχωρήστε στην προσαρμογή των στοιχείων της ετικέτας και της εμφάνισής τους σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
1. Κάνε κλικ στο Μπλοκ διευθύνσεων επιλογή στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ την ομάδα "Εγγραφή & Εισαγωγή Πεδίων" της καρτέλας.
2. Συνεχίστε και καθορίστε τη μορφή του ονόματος του παραλήπτη, επιλέγοντας αυτό που θέλετε από τη λίστα των διαθέσιμων επιλογών στην ενότητα "Εισαγωγή ονόματος παραλήπτη σε αυτήν τη μορφή".
3. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Πεδία αγώνα κουμπί για να ταιριάζει με τα σωστά πεδία από τη λίστα διευθύνσεων του Excel.
4. Στο παράθυρο "Πεδία αντιστοίχισης", βεβαιωθείτε ότι τα απαιτούμενα πεδία για τις ετικέτες αντιστοιχίζονται σωστά στα αντίστοιχα πεδία (κεφαλίδες στηλών) στη λίστα διευθύνσεων του Excel.
Εάν δεν ταιριάζουν, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο κουμπί δίπλα σε κάθε πεδίο και επιλέξτε τη σωστή επικεφαλίδα στήλης της λίστας διευθύνσεων του Excel. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Εντάξει για επιβεβαίωση των αγώνων.
5. Στη συνέχεια κάντε κλικ Εντάξει ξανά για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.
6. Τώρα το «Μπλοκ Διευθύνσεων» Το σύμβολο κράτησης θέσης θα εμφανιστεί στην πρώτη ετικέτα.
7. Κάντε κλικ Ενημέρωση ετικετών (στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα) για να ενημερώσετε όλες τις άλλες ετικέτες στο έγγραφο του Word.
Βήμα 8. Κάντε προεπισκόπηση της συγχώνευσης ετικετών και ολοκλήρωσης αλληλογραφίας.
Τώρα, ας δούμε πώς θα φαίνονται οι ετικέτες μόλις εκτυπωθούν.
1. Στην καρτέλα Αποστολή, κάντε κλικ στο Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων κουμπί.
2. Τώρα δείτε πώς θα εμφανίζονται οι ετικέτες εάν εκτυπωθούν. Εάν θέλετε να αλλάξετε την εμφάνισή τους, επιλέξτε την πρώτη ετικέτα και χρησιμοποιήστε τα εργαλεία Μορφοποίηση κειμένου Σπίτι αυτί. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ Ενημέρωση ετικετών σε ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ για να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση σε όλες τις ετικέτες.
3. Αν όλα φαίνονται Εντάξει, μεταβείτε στο ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΗ ΑΠΟΣΤΟΛΗ καρτέλα, κάντε κλικ στο Finish & Merge επιλογή και επιλέξτε Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων από το αναπτυσσόμενο μενού.
4. Στο παράθυρο Συγχώνευση σε νέο έγγραφο, επιλέξτε Ολα κάτω από Συγχώνευση εγγραφών και κάντε κλικ Εντάξει.
5. Θα εμφανιστεί ένα νέο έγγραφο με τις ετικέτες αλληλογραφίας που δημιουργούνται από τη λίστα διευθύνσεων του Excel και μπορείτε να επεξεργαστείτε, να μορφοποιήσετε, να εκτυπώσετε και να αποθηκεύσετε αυτό το έγγραφο όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο έγγραφο του Word.
Βήμα 9.Συμβουλή μπόνους: Προσθέστε περιγράμματα στις ετικέτες. (Προαιρετικός)
Για να διευκολύνετε το κόψιμο των ετικετών (αν δεν είναι ήδη κομμένες), προσθέστε περιθώρια σε αυτές.
1. Κάντε κλικ στο συν (+) εικονίδιο στην επάνω αριστερή πλευρά του εγγράφου για να επιλέξετε όλες τις ετικέτες.
2. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Σύνορο εικονίδιο στο κυμαινόμενο μενού και επιλέξτε Όλα τα σύνορα από τις επιλογές.
3. Θα προστεθούν περιγράμματα μεταξύ κάθε ετικέτας, καθιστώντας εύκολη την κοπή τους.
4. Τώρα, οι ετικέτες σας είναι έτοιμες για εκτύπωση.
Αυτό είναι! Πείτε μου αν αυτός ο οδηγός σας βοήθησε αφήνοντας το σχόλιό σας σχετικά με την εμπειρία σας. Κάντε like και κοινοποιήστε αυτόν τον οδηγό για να βοηθήσετε άλλους.