Πόσο συχνά έχετε προσπαθήσει να στείλετε ένα συνημμένο email μόνο για να σας πουν ότι ήταν πολύ μεγάλο; Ίσως προσπαθήσατε να επισυνάψετε πολλά πράγματα ταυτόχρονα και λάβατε ένα σφάλμα, οπότε έπρεπε να στείλετε πολλά ξεχωριστά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο για να λάβετε τα πάντα στον παραλήπτη; Μπορεί να είναι τρελό, το ξέρω. Χρειάστηκε να το αντιμετωπίσω κατά καιρούς όπως εσύ. Ευτυχώς, είμαι σπασίκλας της έρευνας και βρήκα πολλές διαφορετικές μεθόδους που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να φέρετε αυτά τα πολύτιμα δεδομένα εκεί που πρέπει. Ας βουτήξουμε και ας συζητήσουμε μερικά από τα αγαπημένα μου!
Επιλογή 1 – Συμπίεση των αρχείων
Αυτός είναι ένας από τους πιο γρήγορους και ευκολότερους τρόπους για να επισυνάψετε μεγάλα αρχεία σε ένα email. Η συμπίεση αρχείων σημαίνει απλώς ότι το μέγεθός τους μειώνεται (συμπιέζεται) και προστίθενται όλα σε έναν φάκελο. Κανένα από τα δεδομένα δεν χάνεται κατά τη συμπίεση. Οι περιττές πληροφορίες στο κείμενο, τις φωτογραφίες ή τα βίντεό σας συρρικνώνονται σε πολύ πιο διαχειρίσιμες επαναλήψεις. Μόλις ο δέκτης αποσυμπιέσει τον φάκελο που δημιουργήθηκε, όλα επαναφέρονται στο μέγεθος που ήταν κάποτε – ακριβώς όπως τον δημιουργήσατε ή τον μοιραστήκατε αρχικά.
Όπως είπα, η δημιουργία ενός φακέλου με φερμουάρ είναι εξαιρετικά γρήγορη.
- Επιλέξτε όλα τα αρχεία που θέλετε να προσθέσετε στον φάκελο zip κρατώντας πατημένο το πλήκτρο CTRL (στα Windows) και κάνοντας κλικ σε κάθε αρχείο.
- Μόλις επιλεγούν όλα τα αρχεία σας, κάντε δεξί κλικ σε ένα από αυτά και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το σημείο που λέει "Στέλνω σε". Επιλέξτε τη δεύτερη επιλογή στη λίστα: "Συμπιεσμένος (συμπιεσμένος) φάκελος"
- Μόλις κάνετε κλικ σε αυτήν την επιλογή, ο νέος σας συμπιεσμένος φάκελος θα δημιουργηθεί στο μέρος όπου βρίσκονταν τα αρχεία σας. Θα παρατηρήσετε ότι τα αρχικά σας αρχεία είναι ακόμα εκεί.
- Παρατηρήστε ότι ο φάκελος που δημιουργήθηκε πρόσφατα είναι έτοιμος για να προσθέσετε ένα όνομα της επιλογής σας. Εάν κάνετε κλικ κατά λάθος σε αυτό, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στον νέο φάκελο zip και να επιλέξετε "Μετονομάζω".
- Επιστρέψτε στο email σας και επισυνάψτε τον νέο συμπιεσμένο φάκελο όπως θα κάνατε με οποιοδήποτε άλλο αρχείο και στείλτε τον!
Επιλογή 2 – Αποστολή αρχείων μέσω Dropbox
Το Dropbox είναι ένα καταπληκτικό εργαλείο. Μπορείτε να αποθηκεύσετε όλες τις φωτογραφίες, τα βίντεο και τα αρχεία σας ιδιωτικά – δωρεάν έως 2 GB! Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε κοινόχρηστους φακέλους όπου προσκαλείτε οποιονδήποτε επιλέξετε να προβάλει ή να επεξεργαστεί τα πράγματα που έχετε επιλέξει. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να το κάνουμε αυτό!
- Κατευθυνθείτε προς Dropbox και δημιουργήστε τον δωρεάν λογαριασμό σας και μετά επιλέξτε "Νέος κοινόχρηστος φάκελος" στη δεξιά πλευρά.
- Δημιουργήστε έναν νέο φάκελο ή χρησιμοποιήστε έναν υπάρχοντα (αν ήσασταν ήδη μέλος του Dropbox.)
- Επιλέγω "Θα ήθελα να δημιουργήσω και να μοιραστώ έναν νέο φάκελο".
- Ονομάστε το φάκελό σας και πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις email εκείνων στα οποία στέλνετε τα αρχεία. Επιλέξτε αν θέλετε να τους επιτρέπεται να επεξεργάζονται πράγματα μέσα στο φάκελο (επεξεργασία, διαγραφή, σχολιασμό και προσθήκη σε οποιοδήποτε αρχείο εντός του φακέλου). Τέλος, προσθέστε ένα μήνυμα εάν θέλετε να εξηγήσετε τι υπάρχει στον φάκελο και γιατί το μοιράζεστε μαζί τους.
- Τώρα είναι ώρα να προσθέσετε αρχεία, φωτογραφίες ή βίντεο. Μπορείτε να τα σύρετε και να τα αποθέσετε στον φάκελο και θα ανέβουν αυτόματα. Ή, μεταβείτε σε κάθε αρχείο ξεχωριστά, κάντε δεξί κλικ πάνω του και επιλέξτε "Αντίγραφο." Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ οπουδήποτε μέσα στο φάκελο Dropbox και επιλέξτε "Επικόλληση." Η τελευταία επιλογή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε είναι να κάνετε κλικ "Μεταφόρτωση αρχείων" στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Επιλέξτε τα αρχεία σας και, στη συνέχεια, το Dropbox θα σας ρωτήσει σε ποιον φάκελο να τα τοποθετήσετε. Φροντίστε να επιλέξετε τον φάκελο που μόλις δημιουργήσατε.
- Μόλις προστεθούν τα αρχεία σας, έχει ήδη σταλεί ένα email στον/τους παραλήπτες/ους και έχουν άμεση πρόσβαση. Ωστόσο, έχετε ακόμα ορισμένα πράγματα που μπορείτε να κάνετε σε κάθε μεμονωμένο αρχείο. Στη δεξιά πλευρά της γραμμής ονόματος αρχείου, θα δείτε τρεις τελείες. Κάντε κλικ σε αυτό για να δείτε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο επιλογών. Μπορείτε να μοιραστείτε το συγκεκριμένο αρχείο με περισσότερα άτομα, να το κατεβάσετε ξανά στη συσκευή σας, να προσθέσετε σχόλια, να το μετονομάσετε, να το διαγράψετε και πολλά άλλα.
Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει! Έχετε πλέον δημιουργήσει με επιτυχία έναν φάκελο στον δωρεάν λογαριασμό σας στο Dropbox, προσθέσατε αρχεία και τα μοιραστήκατε με το άτομο/τα άτομα που επιλέξατε.
Επιλογή 3 – Κοινή χρήση μεγάλων αρχείων με χρήση του Sharefile
Το Sharefile είναι μια υπηρεσία επί πληρωμή, που χρησιμοποιείται κυρίως σε επιχειρηματικές ρυθμίσεις. Ωστόσο, υπάρχει μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών όπου δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα. Η ιστοσελίδα δημιουργήθηκε από την Citrix. Αυτή η εταιρεία εκδίδει λογισμικό υψηλής ποιότητας εδώ και πολλά χρόνια και προσωπικά σας υπόσχομαι ότι είναι ασφαλές και φοβερό.
Κατευθυνθείτε προς το Κοινή χρήση αρχείου ιστότοπο και δημιουργήστε τον δωρεάν λογαριασμό σας πριν ξεκινήσουμε. Στη συνέχεια, θα σας ζητηθεί ο ιστότοπος της εταιρείας σας, ο κλάδος και ένας αριθμός τηλεφώνου. Μετά από αυτό, θα σας σταλεί ένα email επαλήθευσης όπου θα χρειαστεί να κάνετε κλικ για να συνδεθείτε για πρώτη φορά. Μόλις συνδεθείτε, θα επιβεβαιώσετε τα προσωπικά σας στοιχεία, θα επιλέξετε μια μυστική ερώτηση και θα ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης.
Σε αυτό το σημείο, θα βρίσκεστε στην προσωπική σας αρχική σελίδα. Θα παρατηρήσετε ότι υπάρχουν μαθήματα στο κάτω αριστερό μέρος αυτής της σελίδας, ώστε να μπορείτε να βρείτε περισσότερους τρόπους για να χρησιμοποιήσετε τη συγκεκριμένη υπηρεσία. Το επάνω αριστερό πλαίσιο είναι όπου θα εμφανίζονται τα αρχεία που ανεβάζετε, δίπλα του υπάρχουν συντομεύσεις για κοινή χρήση ή αίτηση αρχείων και πολλά άλλα. Στην αριστερή πλευρά της σελίδας, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στους φακέλους σας και πολλά άλλα.
Προφανώς, το πρώτο πράγμα που πρόκειται να κάνετε είναι να προσθέσετε αρχεία. Επίλεξε το "Κοινή χρήση αρχείων" επιλογή στο πλαίσιο συντομεύσεών σας. Εδώ, σας δίνονται τέσσερα πράγματα για να διαλέξετε: Email με ShareFile, Λήψη συνδέσμου (για αποστολή μέσω email, άμεσου μηνύματος ή ακόμα και κειμένου), Σχόλια και έγκριση και Αποστολή για υπογραφή. Επιλέγω "Email με ShareFile".
Όταν ανοίξει αυτή η σελίδα, θα δείτε ότι πρέπει να προσθέσετε τα email του παραλήπτη σας στα αριστερά, ακολουθούμενη από μια γραμμή θέματος και ένα μήνυμα. Στη συνέχεια, στα δεξιά θα προσθέσετε το/τα αρχείο/α που θέλετε να στείλετε. Αυτό είναι το μόνο που υπάρχει, παιδιά! Όταν είστε ικανοποιημένοι με τις πληροφορίες στα δεξιά και έχουν προστεθεί όλα τα αρχεία, τα βίντεο ή/και οι φωτογραφίες σας, κάντε κλικ στο μπλε "Στείλετε" κουμπί στο κάτω αριστερό μέρος της σελίδας.
Υπάρχουν πολλά περισσότερα πράγματα που μπορείτε να επιλέξετε να κάνετε με το ShareFile στα οποία δεν θα αναφερθώ αυτή τη στιγμή. Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, υπάρχουν χρήσιμα μαθήματα στον ιστότοπο που μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε για να σας βοηθήσουν να κατανοήσετε σε ποια άλλα πράγματα μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο ιστότοπος.
Επιλογή 4 – Αποστολή μεγάλων αρχείων με χρήση του Google Drive
Η τελευταία μέθοδος για την οποία θα μιλήσω είναι η χρήση του Google Drive. Οι πιθανότητες είναι ότι χρησιμοποιείτε ήδη αυτό το εκπληκτικό εργαλείο.
- Στο επάνω μέρος της σελίδας, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο σημείο που λέει “My Drive”. Εάν δεν έχετε ήδη ανεβάσει τα αρχεία που θα χρειαστείτε, επιλέξτε αυτήν την επιλογή και κάντε το τώρα. Αφού εντοπιστούν όλα στο Drive, επιλέξτε "Νέος φάκελος".
- Δώστε ένα όνομα στον φάκελό σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Δημιουργώ" κουμπί και, στη συνέχεια, ονομάστε το φάκελό σας.
- Κάντε δεξί κλικ σε ένα αρχείο που θέλετε να προσθέσετε στον νέο φάκελο και επιλέξτε "Μετακομίζω κάπου" και μετά τοποθετήστε τον κέρσορα επάνω “My Drive” Κάντε κλικ στο μικρό βέλος στα δεξιά και επιλέξτε τον φάκελο που μόλις δημιουργήσατε και μετά κάντε κλικ στο μπλε "Ελα εδω" κουμπί.
- Μόλις ολοκληρώσετε τη μετακίνηση αρχείων, κάντε διπλό κλικ στο όνομα του φακέλου ακριβώς κάτω από αυτά τα αρχεία για να τον ανοίξετε. Θα τα δείτε να αναφέρονται εκεί.
- Εάν εξακολουθείτε να έχετε αρχεία στον υπολογιστή σας που δεν έχουν ακόμη μεταφορτωθεί και πρέπει να τα μοιραστείτε, είναι εύκολο να το κάνετε. Κάντε δεξί κλικ μέσα στο φάκελό σας. Επιλέγω "Μεταφόρτωση αρχείων" και μετά πλοηγηθείτε και επιλέξτε αυτό που χρειάζεστε.
- Όταν έχετε όλα όσα χρειάζεστε για να μοιραστείτε μέσα στο φάκελό σας, κάντε κλικ στο βέλος που δείχνει προς τα κάτω δίπλα στο όνομα του φακέλου στο επάνω μέρος της σελίδας. Επιλέγω "Μερίδιο".
- Προσθέστε τις διευθύνσεις email του/των ατόμου/ων με τους οποίους θέλετε να κάνετε κοινή χρήση και επιλέξτε το κουμπί αποστολής!
Έχετε πλέον μοιραστεί με επιτυχία τα σημαντικά έγγραφα, τα αστεία βίντεο ή τις πολύτιμες φωτογραφίες σας από το Google Drive.
Ποιες άλλες μεθόδους κοινής χρήσης αρχείων έχετε χρησιμοποιήσει ή ακούσει; Χρειάζεστε βοήθεια για να μάθετε πώς να χρησιμοποιήσετε; Όπως πάντα, ενημερώστε με στα σχόλια και θα κάνω ό, τι καλύτερο μπορώ για να σας σώσω.
Καλή κοινή χρήση αρχείων!