Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να οργανώστε τα εισερχόμενά σας στο Gmail και κρατήστε το χωρίς ακαταστασία. Εάν λαμβάνετε δεκάδες ή εκατοντάδες email κάθε μέρα, πρέπει να καταβάλετε μια συνειδητή προσπάθεια για να κρατήσετε τα πράγματα οργανωμένα. Ένας τρόπος για να γίνει αυτό είναι να αρχειοθετήστε τα email σας. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να ολοκληρώσετε τη δουλειά.
Πώς να αρχειοθετήσετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail
Χρησιμοποιήστε ετικέτες και φίλτρα για να αρχειοθετήσετε τα email σας
Για να αρχειοθετήσετε αυτόματα τα email σας στο Gmail, πρέπει δημιουργήστε συγκεκριμένες ετικέτες. Στη συνέχεια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ετικέτες για να δημιουργήσετε φίλτρα που θα μετακινούν αυτόματα τα email σας σε έναν συγκεκριμένο φάκελο. Σκεφτείτε αυτόν τον φάκελο ως το αρχείο για τη συγκεκριμένη κατηγορία email.
Πώς να αρχειοθετήσετε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας ετικέτες και φίλτρα
- Παω σε Gmailκαι επιλέξτε Ρυθμίσεις.
- Κάντε κλικ στο Δείτε όλες τις ρυθμίσεις.
- Επίλεξε το Ετικέτες αυτί.
- Στη συνέχεια, μετακινηθείτε προς τα κάτω στο Ετικέτεςκαι επιλέξτε Δημιουργήστε μια νέα ετικέτα.
- Προσθέστε το όνομα της νέας ετικέτας και πατήστε το Δημιουργώ κουμπί.
- Στη συνέχεια, ανοίξτε ένα από τα μηνύματα που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
- Κάντε κλικ στο Περισσότερες επιλογές (τις τρεις τελείες) και επιλέξτε Φιλτράρετε μηνύματα όπως αυτό.
- Το Gmail θα ανακτήσει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτόν τον αποστολέα. Μπορείτε να φιλτράρετε περαιτέρω τα μηνύματα με βάση συγκεκριμένες λέξεις.
- Χτύπα το Δημιουργία φίλτρου κουμπί για να δημιουργήσετε ένα συγκεκριμένο φίλτρο για αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Επιλέξτε την ετικέτα αρχειοθέτησης που δημιουργήσατε προηγουμένως. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε μια συγκεκριμένη κατηγορία για τα email σας.
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές.
Από εδώ και στο εξής, όλα τα email που πληρούν τα κριτήρια θα αποστέλλονται αυτόματα στον φάκελο του αρχείου σας.
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές "Αρχειοθέτηση" ή "Αποστολή και Αρχειοθέτηση" για να αρχειοθετήσετε τα email σας.
Αρχειοθετήστε όλα τα email σας
- Εκκινήστε το Gmail και συνδεθείτε στον λογαριασμό σας.
- Κάνε κλικ στο Πεδίο αναζήτησης και φιλτράρετε τα email που θέλετε να αρχειοθετήσετε χρησιμοποιώντας την ακόλουθη μορφή:
- label: inbox older_than:Χρε
- label: inbox older_than:ΧΜ
-
label: inbox older_than:Χy.
- Χ είναι ο αριθμός των ημερών, των μηνών ή των ετών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τα email σας. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι άνω των 40 ημερών, πληκτρολογήστε ετικέτα: εισερχόμενα παλαιότερα_από: 40δ.
- Πατήστε Enter για να εμφανίσετε τα φιλτραρισμένα email.
- Επιλέξτε όλα τα email. Εάν έχετε περισσότερα από 50 email που ταιριάζουν με την αναζήτηση, κάντε κλικ στο Επιλέξτε όλες τις συνομιλίες που ταιριάζουν με την αναζήτηση.
- Στη συνέχεια χτυπήστε το Αρχείο κουμπί.
⇒ Σημείωση: Μπορείτε να φιλτράρετε τα email σας κατά ημέρες, μήνες και χρόνια. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι άνω των 3 μηνών, χρησιμοποιήστε το ετικέτα: εισερχόμενα παλαιότερα_από: 3 εκ. Εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παλαιότερα του ενός έτους, χρησιμοποιήστε το ετικέτα: εισερχόμενα παλαιότερα_από: 1 έτος.
Χρησιμοποιήστε την επιλογή Αποστολή και Αρχειοθέτηση
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία Αποστολή και Αρχειοθέτηση. Η επιλογή είναι διαθέσιμη δίπλα στο Στείλετε κουμπί και στέλνει αυτόματα τα email σας στο Όλη η αλληλογραφία επιγραφή. Το Gmail μετακινεί αυτόματα το email στα εισερχόμενά σας όταν κάποιος απαντήσει σε αυτό.
Για να ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις Gmailκαι επιλέξτε Δείτε όλες τις ρυθμίσεις. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Γενικός καρτέλα και μετακινηθείτε προς τα κάτω σε Αποστολή και αρχειοθέτηση. Επιλέγω Εμφάνιση του κουμπιού "Αποστολή & Αρχειοθέτηση" ως απάντηση.
συμπέρασμα
Για να αρχειοθετήσετε αυτόματα τα email σας στο Gmail, δημιουργήστε μια συγκεκριμένη ετικέτα και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο που θα εφαρμόζει αυτήν την ετικέτα σε ένα σύνολο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές "Αρχειοθέτηση" ή "Αποστολή και Αρχειοθέτηση" για να λάβετε το αρχείο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Πόσο συχνά χρησιμοποιείτε την επιλογή Αρχειοθέτηση στο Gmail; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω.