Οι πιο πρόσφατες ενημερώσεις στα Έγγραφα Google προσφέρουν βελτιωμένη απόδοση και δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων.
Στον απόηχο της περασμένης εβδομάδας Ανακοινώσεις Google IO, η Google κυκλοφορεί τώρα ενημερώσεις στα Έγγραφα Google, παρέχοντας στους χρήστες βελτιωμένες δυνατότητες δημιουργίας και διαχείρισης εγγράφων. Μεταξύ των αξιοσημείωτων προσθηκών είναι δύο χαρακτηριστικά που αλλάζουν το παιχνίδι: προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία και δυνατότητα επέκτασης. Αυτές οι νέες λειτουργίες έχουν σχεδιαστεί για τον εξορθολογισμό των ροών εργασίας, την ενίσχυση της παραγωγικότητας και τη βελτίωση της οργάνωσης των εγγράφων. Με προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία και δυνατότητα επέκτασης, οι χρήστες μπορούν να ξεκλειδώσουν νέα επίπεδα αποτελεσματικότητας και ευελιξίας στην εμπειρία επεξεργασίας εγγράφων τους.
Σε ένα ανάρτηση ιστολογίου, Google λεπτομερώς πώς τα προσαρμοσμένα μπλοκ δόμησης επιτρέπουν στους χρήστες να αποθηκεύουν και να επαναχρησιμοποιούν μπλοκ κειμένου, πινάκων και τσιπ ως επαναχρησιμοποιήσιμα στοιχεία. Με αυτήν τη λειτουργία, οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν πρότυπα για την έναρξη του έργου, την κυκλοφορία προϊόντων ή κοινά χρησιμοποιούμενα αποσπάσματα κώδικα ή κειμένου στους οργανισμούς τους.
Αντί να ξοδεύουν χρόνο στην τροποποίηση υπαρχόντων δομικών στοιχείων ή στην αναζήτηση προτύπων που χρησιμοποιούνται συχνά, οι χρήστες μπορούν να αποθηκεύουν τα αποσπάσματα τους ή ολόκληρα τα έγγραφά τους ως προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία. Αυτή η προσθήκη καθιστά την εισαγωγή αποθηκευμένου περιεχομένου σε άλλα έγγραφα εύκολη και γρήγορη.
Για να δημιουργήσουν ένα προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο, οι χρήστες απλώς επιλέγουν το επιθυμητό περιεχόμενο μέσα σε ένα έγγραφο, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε "Αποθήκευση ως προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο". Στη συνέχεια, μπορούν να ονομάσουν το μπλοκ και να το αποθηκεύσουν μελλοντική χρήση. Όλα τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία αποθηκεύονται ως ξεχωριστά έγγραφα σε έναν αποκλειστικό φάκελο που ονομάζεται "Προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία (που δημιουργούνται αυτόματα)" στο Google Drive τους. Οι χρήστες έχουν την ευελιξία να αναδιοργανώσουν, να επεξεργαστούν ή να διαγράψουν αυτά τα έγγραφα όπως απαιτείται.
Πηγή: Google
Στο δεύτερο ανάρτηση, η Google παρουσιάζει τη δυνατότητα επέκτασης στα Έγγραφα Google, επιτρέποντας στους χρήστες να ελαχιστοποιούν και να επεκτείνουν τις ενότητες στα έγγραφά τους. Αυτή η λειτουργία βελτιώνει την κατανάλωση περιεχομένου επιτρέποντας στους χρήστες να αποκρύπτουν τμήματα μεγαλύτερων εγγράφων για καλύτερη εστίαση.
Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τυχόν αλλαγές επέκτασης ή σύμπτυξης που πραγματοποιούνται από χρήστες με πρόσβαση προβολής και σχολίου δεν θα αποθηκευτούν μόλις κλείσει το έγγραφο.
Πηγή: Google
Αυτά τα νέα χαρακτηριστικά έχουν σχεδιαστεί για να λειτουργούν απρόσκοπτα τους καλύτερους φορητούς υπολογιστές και τηλέφωνα, διασφαλίζοντας ευέλικτη εργασία εγγράφων ανεξάρτητα από τη συσκευή που προτιμάτε. Η σταδιακή διάθεση αυτών των δυνατοτήτων ξεκίνησε στις 16 Μαΐου για τους τομείς ταχείας κυκλοφορίας και έχει προγραμματιστεί να ξεκινήσει στις 30 Μαΐου για τους τομείς προγραμματισμένης κυκλοφορίας.
Η διαθεσιμότητα αυτών των χαρακτηριστικών
Η νέα λειτουργία προσαρμοσμένων δομικών στοιχείων είναι διαθέσιμη σε πελάτες με προγράμματα Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus και μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς.
Ωστόσο, δεν είναι προσβάσιμο για χρήστες των Google Workspace Essentials, Business Starter, Enterprise Essentials, Education Fundamentals, Education Standard, the Teaching and Learning Upgrade, Frontline, καθώς και παλαιού τύπου G Suite Basic and Business λογαριασμούς. Επιπλέον, οι προσωπικοί Λογαριασμοί Google δεν έχουν πρόσβαση σε αυτήν τη λειτουργία.
Όσον αφορά τη λειτουργία επέκτασης και σύμπτυξης περιεχομένου, είναι διαθέσιμη σε όλους τους πελάτες του Google Workspace, συμπεριλαμβανομένων των παλαιού τύπου G Suite Basic και Business. Οι χρήστες με προσωπικούς Λογαριασμούς Google μπορούν επίσης να επωφεληθούν από αυτήν τη δυνατότητα.