Η δυνατότητα γρήγορης συνεργασίας με μέλη της ομάδας και εξωτερικούς συνεργάτες είναι ζωτικής σημασίας στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο με γρήγορους ρυθμούς.
Το Microsoft Office 365 επιτρέπει σε οργανισμούς να συνεργάζονται με άτομα εκτός του οργανισμού. Αυτό το χαρακτηριστικό ονομάζεται Ομάδες και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να εκχωρήσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες το δικαίωμα συμμετοχής σε ομαδικές συνομιλίες, πρόσβαση σε αρχεία, συμβάντα ημερολογίου και άλλα.
Αλλά πώς ακριβώς αφήνετε τους επισκέπτες να συμμετέχουν στις ομάδες του οργανισμού σας; Θα παραθέσουμε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε σε αυτόν τον εύχρηστο οδηγό.
Πρώτον, ακολουθεί μια γρήγορη επισκόπηση της διαδικασίας:
- Ο ιδιοκτήτης της ομάδας ή ένα μέλος της ομάδας προσθέτει τον νέο επισκέπτη στην ομάδα.
- Ο κάτοχος της ομάδας είναι ο μόνος που μπορεί να εγκρίνει την πρόσβαση επισκέπτη και να αποφασίσει τι είδους περιεχόμενο και αρχεία μπορούν να έχουν πρόσβαση οι επισκέπτες.
- Οι επισκέπτες χρήστες λαμβάνουν ένα email επιβεβαίωσης που τους παρέχει πρόσβαση στις ομαδικές συνομιλίες και τα αρχεία.
Λάβετε υπόψη ότι η πρόσβαση επισκέπτη ρυθμίζεται από διαχειριστές IT.
Πώς να προσθέσετε επισκέπτες στις ομάδες του Office 365
Εάν ο επισκέπτης που θέλετε να προσθέσετε υπάρχει ήδη στον κατάλογό σας μετά από μια πρόσκληση που έλαβε, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- μεταβείτε στο Κέντρο διαχείρισης → Προβολή όλων
- Πλοηγηθείτε στο Ρυθμίσεις → Ρυθμίσεις οργάνωσης
- Επίλεξε το Υπηρεσίες αυτί
- Κάντε κλικ στο Ομάδες Microsoft 365 και αφήστε εξωτερικούς συνεργάτες να έχουν πρόσβαση στις ομάδες σας
- Επιστρέψτε στο Κέντρο Διαχειριστή και μεταβείτε στο Ομάδες → επιλέξτε το Ομάδες σελίδα
- Επιλέξτε την ομάδα στην οποία θέλετε να προσθέσετε έναν νέο επισκέπτη χρήστη (θα πρέπει να είναι ορατή στον κατάλογό σας)
- Κάντε κλικ Προβολή όλων και επιλέξτε το Μέλη καρτέλα για τη διαχείριση των μελών της ομάδας
- Επιλέγω Προσθήκη μελών και προσθέστε τον νέο επισκέπτη χρήστη
- Αποθηκεύστε τις αλλαγές.
Πώς να αφαιρέσετε έναν επισκέπτη χρήστη από το Office 365
Εάν η ομάδα ή η ομάδα σας δεν συνεργάζεται πλέον με έναν επισκέπτη χρήστη, μπορείτε να τον αφαιρέσετε γρήγορα από το ομάδα, προκειμένου να τους αποκλείσετε από περαιτέρω πρόσβαση σε περιεχόμενο και αρχεία που σχετίζονται με την ομάδα δραστηριότητα.
- Μεταβείτε στο κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365
- Επεκτείνουν Χρήστες
- Επιλέγω Προσκεκλημένοι χρήστες
- Επιλέξτε τον χρήστη που θέλετε να αφαιρέσετε
- Κάντε κλικ Διαγράφω για να αφαιρέσετε τον αντίστοιχο επισκέπτη χρήστη.
Και αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο οι κάτοχοι ομάδων και οι διαχειριστές IT μπορούν να ενεργοποιήσουν την πρόσβαση επισκέπτη χρήστη στο Office 365.