Ένας από τους πιο γρήγορους τρόπους κοινής χρήσης πληροφοριών με συναδέλφους και εξωτερικούς συνεργάτες είναι η αποστολή συνδέσμων σε συγκεκριμένες ιστοσελίδες ή αρχεία. Το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να κάνουν κλικ σε αυτούς τους συνδέσμους και να αποκτήσουν πρόσβαση στους πόρους που μοιραστήκατε μαζί τους. Εάν μοιράζεστε συχνά αρχεία με χρήστες χωρίς έλεγχο ταυτότητας, μπορείτε να ρυθμίσετε τους συνδέσμους να λήγουν μετά από μια συγκεκριμένη περίοδο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποτρέψετε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
Πώς να ρυθμίσετε τους συνδέσμους ώστε να λήγουν αυτόματα
Οι διαχειριστές IT μπορούν να ορίσουν συγκεκριμένους κανόνες που απαιτούν από τους χρήστες του Office και του OneDrive να εισάγουν συγκεκριμένο χρόνο λήξης για τους συνδέσμους που μοιράζονται με εξωτερικούς χρήστες. Εάν ξεχάσετε να το κάνετε αυτό, θα εμφανιστεί μια ειδοποίηση στην οθόνη που λέει, "Η πολιτική του οργανισμού σας απαιτεί τη λήξη αυτού του συνδέσμου.”
Οι διαχειριστές μπορούν επίσης να ορίσουν μια συγκεκριμένη υποχρεωτική τιμή χρονικού ορίου, μετά την οποία όλοι οι σύνδεσμοι δεν είναι διαθέσιμοι για εξωτερικούς χρήστες. Εάν είστε διαχειριστής IT και θέλετε να ρυθμίσετε τους συνδέσμους OneDrive και SharePoint να λήγουν μετά από μια δεδομένη περίοδο, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
Πώς να ορίσετε τους συνδέσμους να λήγουν για εξωτερικούς χρήστες
- Μεταβείτε στο Κέντρο διαχειριστή του OneDrive.
- Πλοηγηθείτε στο Σύνθετες ρυθμίσεις για συνδέσμους με δυνατότητα κοινής χρήσης.
- Στη συνέχεια, εντοπίστε την ενότητα που λέει Ο σύνδεσμος πρέπει να λήξει εντός αυτού του αριθμού ημερών.
- Εισαγάγετε την ημερομηνία κατά την οποία θέλετε να λήξει αυτός ο σύνδεσμος.
Μόλις επιτευχθεί η υποχρεωτική τιμή χρονικού ορίου, οι σύνδεσμοι δεν θα είναι πλέον διαθέσιμοι σε εξωτερικούς χρήστες.
Εναλλακτικά, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το Κέντρο διαχείρισης του SharePoint για να ολοκληρώσετε την εργασία.
- Συνδεθείτε Κέντρο διαχείρισης του SharePoint.
- Παω σε πολιτικών.
- Επιλέγω Σύνδεσμοι αρχείων και φακέλων.
- Μετά πηγαίνετε στο Επιλέξτε δικαιώματα και επιλογές λήξης για τους συνδέσμους Οποιοσδήποτε.
- Παω σε Αυτοί οι σύνδεσμοι πρέπει να λήξουν εντός αυτών των πολλών ημερών.
- Εισαγάγετε την υποχρεωτική τιμή χρονικού ορίου.
Για περισσότερες πληροφορίες, βλ Βέλτιστες πρακτικές για την κοινή χρήση αρχείων και φακέλων με χρήστες χωρίς έλεγχο ταυτότητας.
συμπέρασμα
Για να αποτρέψετε την κοινή χρήση συνδέσμων και την πρόσβαση χωρίς έλεγχο ταυτότητας, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης στο OneDrive και το SharePoint και να ορίσετε τους συνδέσμους να λήγουν μετά από συγκεκριμένο αριθμό ημερών. Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή κατά την κοινή χρήση συνδέσμων με εξωτερικούς χρήστες.
Πόσο συχνά ορίζετε να λήγουν οι σύνδεσμοι; Υπάρχουν άλλες συμβουλές και κόλπα που χρησιμοποιείτε για να αποτρέψετε τη μη εξουσιοδοτημένη κοινή χρήση συνδέσμων; Μοιραστείτε τις ιδέες σας στα σχόλια παρακάτω.